药厂档案室管理制度

PAGE药厂档案室管理制度一、总则（一）目的为加强药厂档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于药厂各部门形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案室对药厂各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映药厂各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理药厂在生产、经营、科研、管理等活动中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及药厂商业秘密、技术秘密等重要档案进行保密管理。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便档案的查阅和利用。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善药厂档案管理制度。2.负责收集、整理、保管药厂各类档案，建立健全档案检索体系。3.对档案进行鉴定、统计和销毁，确保档案的质量和安全。4.提供档案查阅、借阅服务，指导各部门档案管理工作。5.开展档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的齐全、完整。2.按照档案室的要求，定期向档案室移交档案。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。4.配合档案室做好档案的查阅、利用等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理档案：包括药厂的各类文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.生产管理档案：涵盖生产计划、生产工艺文件、操作规程、质量检验记录、设备档案等。3.科研档案：涉及科研项目立项报告、研究方案、实验记录、研究成果、专利文件等。4.市场营销档案：包含市场调研资料、销售合同、客户信息、广告宣传资料等。5.药品档案：包括药品注册文件、药品标准、药品生产批件、药品检验报告等。6.其他档案：如基建档案、环保档案、外事档案等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、准确收集。2.收集的档案应保持原始材料齐全、完整，不得随意涂改、损坏。3.对重要文件和资料应进行备份，防止丢失。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、时间、内容等进行分类，确保分类科学合理。2.编号：为每类档案编制唯一的编号，便于管理和检索。3.编目：编制档案目录，包括档案名称、编号、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行整齐装订，确保牢固、美观。四、档案的保管（一）保管场所档案室应具备适宜的保管条件，保持温度、湿度适宜，防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等设施齐全。（二）档案装具选用符合标准的档案柜、档案架等装具，对档案进行分类存放，便于查找和管理。（三）保管期限根据档案的重要程度和利用价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。（四）档案保管要求1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案进行修复和复制，确保档案的完整性。3.做好档案的安全防护工作，防止档案丢失、损坏和泄密。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行鉴定，确定档案的存毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组提出档案销毁意见，填写档案销毁清册，注明档案名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等。2.经药厂主管领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并进行监销。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案销毁清册应长期保存。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.药厂内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经本部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.涉及重要档案或机密档案的查阅，需经药厂主管领导批准。（二）查阅要求1.查阅人员应遵守档案室的规章制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。2.查阅档案应在档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。3.如需摘录、复制档案内容，应经档案室同意，并注明出处。（三）借阅权限1.因工作需要借阅档案的，需填写档案借阅申请表，经本部门负责人和档案室负责人签字同意后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围。（四）归还要求借阅人员应按时归还档案，档案室应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，追究责任。七、档案的统计与移交（一）统计工作档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，定期向上级主管部门报送档案统计报表。（二）移交工作1.各部门应按照档案室的要求，定期将整理好的档案移交档案室。2.档案室接收档案时，应认真核对档案的数量和质量，办理交接手续。3.对移交的档案，档案室应及时进行整理、上架，纳入正常管理。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立药厂档案管理信息系统，实现档案的数字化存储和网络化管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）数字化处理对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，确保电子档案与纸质档案内容一致。（三）系统功能档案管理信息系统应具备档案录入、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，方便档案的管理和利用。（四）数据安全加强档案信息化系统的数据安