乡道路档案管理制度

PAGE乡道路档案管理制度一、总则（一）目的为加强乡道路档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在乡道路建设、养护、管理等工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本乡实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本乡行政区域内乡道路档案的收集、整理、保管、利用等管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则。乡道路档案由乡道路管理部门统一负责收集、整理、保管和提供利用，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实准确原则。档案内容必须真实反映乡道路建设、养护、管理等工作的实际情况，数据准确可靠。3.完整系统原则。全面收集与乡道路相关的各种文件、资料、图表等，保持档案的完整性和系统性，便于查阅和利用。4.安全保密原则。采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，同时严格遵守国家有关保密规定。二、档案管理职责（一）乡道路管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本乡道路档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管和统计本乡道路建设、养护、管理等工作中形成的各类档案资料。3.建立健全乡道路档案管理工作网络，指导和监督所属各部门、各单位的档案管理工作。4.开发利用乡道路档案信息资源，为乡道路建设、养护、管理等工作提供服务。5.定期向上级主管部门和乡档案行政管理部门报送档案管理工作情况。（二）档案管理人员职责1.认真学习和掌握档案管理的法律法规和业务知识，不断提高自身业务水平。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.做好档案的保管、保护工作，定期检查档案的保管状况，确保档案的安全。4.积极开展档案信息资源开发利用工作，为利用者提供优质服务。5.严格遵守档案管理工作纪律，保守档案机密，不得擅自提供、销毁档案。（三）各部门、各单位职责1.负责本部门、本单位在乡道路建设、养护、管理等工作中形成的文件材料的收集、整理，并定期移交乡道路管理部门档案管理机构。2.配合乡道路管理部门做好档案管理工作，接受档案管理部门的业务指导和监督检查。3.按照规定的范围和要求，及时、准确地提供档案利用服务，确保档案的有效利用。三、档案收集（一）收集范围1.乡道路规划文件，包括规划编制、审批、调整等过程中形成的各类文件、图纸、报告等。2.乡道路建设项目文件，包括项目建议书、可行性研究报告、初步设计、施工图设计、招投标文件、合同协议、施工过程中的各类技术文件、质量检验报告、竣工验收文件等。3.乡道路养护管理文件，包括养护计划、养护记录、路况检测报告、养护工程文件等。4.乡道路路政管理文件，包括路政巡查记录、路政案件处理文件、超限运输管理文件等。5.乡道路交通安全管理文件，包括交通安全设施设置、交通事故处理等方面的文件。6.乡道路其他相关文件，如上级主管部门的文件、领导批示、会议纪要、统计报表等。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，具有保存价值。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，并确保电子文件的格式规范、存储安全。4.收集的文件材料应按照规定的时间和要求及时移交乡道路管理部门档案管理机构。四、档案整理（一）分类标准乡道路档案按照形成领域和内容性质分为以下几类：1.规划类档案。2.建设类档案。3.养护类档案。4.路政类档案。5.交通安全类档案。6.综合类档案。（二）整理方法1.按照分类标准对收集的档案进行分类，同一类档案按照时间顺序或重要程度进行排列。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，确保目录与档案内容相符。4.对破损、褪色的档案进行修复，对字迹模糊或易褪色的文件进行复制。5.按照档案装订要求，对档案进行装订，确保档案整齐、牢固。五、档案保管（一）保管场所1.乡道路管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）保管要求1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量和内容准确无误。3.做好档案库房的温湿度控制工作，保持库房内温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。4.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。5.对电子档案应进行备份，备份存储介质应与原存储介质分开存放，并定期进行检查和更新。（三）档案鉴定与销毁1.乡道路管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指对乡道路建设、养护、管理等工作具有重要查考利用价值的档案；长期保管的档案是指在一定时期内具有查考利用价值的档案，保管期限为10年至50年；短期保管的档案是指在较短时间内具有查考利用价值的档案，保管期限为1年至10年。3.对已到保管期限且无继续保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应填写档案销毁清册，经乡道路管理部门负责人批准后，由两人以上共同监销，并在销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应永久保存。六、档案利用（一）利用范围1.本乡道路管理部门及所属各部门、各单位因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、乡档案行政管理部门及其他有关单位因工作需要查阅档案。3.司法机关、社会组织等因工作需要查阅档案。（二）利用手续1.查阅档案应填写档案查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等。2.档案管理人员应根据查阅登记表，为查阅者提供相应的档案，并做好查阅记录。3.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅者不得擅自将档案带出档案管理部门。4.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序办理手续。5.查阅者应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。（三）利用反馈1.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计和分析，了解档案利用需求和利用效果。2.对档案利用过程中发现的问题，应及时进行整改，不断完善档案管理工作。3.鼓励利用者对档案管理工作提出意见和建议，档案管理部门应认真研究并及时反馈处理结果。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立乡道路档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为乡道路建设、养护、管理等工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备、网络设备等信息化硬件设施。2.开发或选用适合乡道路档案管理的信息化软件系统，实现档案的电子化管理。3.对档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，确保电子档案与纸质档案内容一致。4.加强档案信息化安全管理，采取数据备份、加密、防火墙等安全措施，防止电子档案信息泄露和丢失。5.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。八、监督检查与考核（一）监督检查1.乡道路管理部门应定期对所属各部门、各单位的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等方面。2.监督检查可采取定期检查、不定期抽查等方式进行，对发现的问题应及时下达整改通知书，要求限期整改。3.档案管理部门应建立监督检查档案，记录检查情况和整改结果。（二）考核评价1.乡道路管理部门应建立档案管理工作考核评价制度，对所属各部门、各单位的档案管理工作进行考核评价。2.考核评价内容包括档案管理制度建设、档案管理工作质量、档案利用