煤矿企业环保档案制度

PAGE煤矿企业环保档案制度一、总则（一）目的为加强煤矿企业环境保护工作，规范环保档案管理，确保环保工作有章可循、有据可查，提高企业环保管理水平，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本煤矿企业及所属各部门、各生产经营单位在环境保护工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：环保档案应如实反映企业环保工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理与企业环保工作相关的各类文件、资料，保证档案的完整性。3.规范性原则：档案的形成、整理、保管、利用等应遵循统一的规范和标准，确保档案管理工作的规范化、科学化。4.保密性原则：对涉及企业商业秘密、环保敏感信息等的档案，应严格保密，防止信息泄露。（四）职责分工1.环保管理部门负责制定和完善环保档案管理制度，并组织实施。指导、监督各部门和生产经营单位的环保档案收集、整理、归档工作。负责集中保管企业重要环保档案，建立环保档案数据库，实现档案信息的电子化管理和共享。定期对环保档案进行整理、鉴定、销毁等工作。2.各部门和生产经营单位负责本部门、本单位环保档案的收集、整理、分类、装订等基础工作，并定期向环保管理部门移交。明确专人负责环保档案管理，确保档案资料的及时、准确归档。配合环保管理部门做好环保档案的查阅、借阅等工作。二、环保档案的分类与归档范围（一）环境影响评价文件1.煤矿建设项目环境影响报告书（表）及批复文件。2.环境影响评价过程中形成的相关技术文件、公众参与材料等。（二）环保设施建设与运行档案1.环保设施设计方案、图纸、技术协议等。2.环保设施采购合同、安装调试记录、验收报告等。3.环保设施运行操作规程、维护保养记录、运行台账等。4.环保设施运行监测报告、污染物排放监测数据等。（三）污染防治档案1.废气污染防治档案锅炉、窑炉等大气污染物排放控制措施及相关设备运行记录。煤炭储存、装卸过程中的扬尘控制措施及治理效果记录。废气处理设施（如脱硫、脱硝、除尘等）的运行管理档案。2.废水污染防治档案矿井水、生活污水处理方案及工艺流程。污水处理设施运行记录、水质监测报告。废水排放口设置及规范化管理资料。水资源综合利用相关资料，如矿井水回用情况记录。3.噪声污染防治档案噪声源分布及降噪措施方案。噪声监测报告及噪声控制效果评估资料。隔音、减振等降噪设备的采购、安装、运行记录。4.固体废物污染防治档案煤矸石、粉煤灰等固体废物的产生量、处置方式及去向记录。固体废物综合利用方案及相关协议。危险废物管理档案，包括危险废物产生、贮存、转移、处置等环节的记录及相关许可证、转移联单等资料。（四）环境监测与应急管理档案1.环境监测计划、监测报告。2.自行监测设备采购、安装、运行及维护记录。3.突发环境事件应急预案及演练记录。4.应急物资储备清单、维护记录及应急物资使用情况记录。5.突发环境事件报告、调查处理资料。（五）环保管理制度与文件1.企业环保方针、目标、计划及考核资料。2.环保责任制度、环保设施运行管理制度、环境监测制度等各项环保管理制度。3.上级环保部门下发的文件、通知、法规标准等。4.企业内部环保工作会议纪要、文件等。（六）环保培训与宣传档案1.环保培训计划、培训教材、培训记录。2.环保宣传活动方案、宣传资料及宣传效果评估资料。（七）其他环保相关档案1.环保专项资金使用情况记录。2.环保科研项目资料，包括项目立项、研究报告、成果鉴定等。3.与环保相关的对外交流合作资料。三、环保档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门和生产经营单位应按照档案归档范围，及时收集本部门、本单位在环保工作中形成的各类文件、资料，确保档案资料的齐全、完整。收集的档案资料应真实、有效，字迹清晰，签字盖章齐全。2.对于外来文件，如上级部门下发的环保文件、与外单位签订的环保合同等，应及时登记、签收，并按照要求进行归档。3.环保档案管理人员应定期对各部门和生产经营单位的档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作按时完成。（二）整理方法1.分类整理：按照环保档案的分类标准，对收集到的档案资料进行分类，同一类别的档案应集中在一起。2.编号编目：对每一份档案资料进行编号，编制档案目录。档案编号应具有唯一性，便于查找和管理。档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。3.装订成册：对于纸张较多的档案资料，应进行装订，使其整齐、牢固。装订时应注意保持档案资料的原貌，不得随意裁剪或损坏。4.编页编号：对装订成册的档案资料进行编页编号，确保页码连续、准确。四、环保档案的保管（一）保管场所1.设立专门的环保档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。库房内温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。（二）保管期限1.环保档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：涉及企业重大环保决策、重要环保设施建设、长期环境监测数据、突发环境事件等对企业和社会有重大影响的档案资料。长期保管的档案：保管期限为10年以上（含10年）的档案，主要包括一般性的环保设施运行记录、环境监测报告、环保管理制度等。短期保管的档案：保管期限为110年的档案，如临时性的环保工作文件、短期的培训资料等。2.各部门和生产经营单位应按照档案保管期限的要求，对本部门、本单位的环保档案进行初步鉴定，确定档案的保管期限，并在档案目录中注明。环保管理部门在接收档案时，应对档案的保管期限进行审核，如有不符，应及时与相关部门沟通调整。（三）档案保管1.将整理好的环保档案按照类别和保管期限分别存放于档案库房的相应位置，并建立档案存放索引，便于查找。档案存放索引应包括档案类别、存放位置、起止编号等内容。2.定期对环保档案进行检查和清点，发现问题及时处理。检查内容包括档案的完整性、准确性、保管状况等。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取补救措施，并查明原因，追究相关人员的责任。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据的安全性。定期对电子档案进行维护和更新，防止数据丢失或损坏。五、环保档案的利用（一）查阅与借阅1.内部查阅：本企业员工因工作需要查阅环保档案的，应填写《环保档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，并经所在部门负责人签字同意后，到环保管理部门办理查阅手续。环保管理部门应指定专人负责档案查阅工作，按照查阅申请表的要求提供档案资料，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅内容、归还日期等。2.外部查阅：外单位因工作需要查阅本企业环保档案的，应持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等，并经本企业环保管理部门负责人签字同意后，方可查阅。查阅过程中，应安排专人陪同，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案资料。如需摘抄、复制、拍照，应另行办理审批手续。3.借阅：因工作需要借阅环保档案的，应填写《环保档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，并经所在部门负责人和环保管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。借阅期满后，应及时归还档案。（二）档案复制1.本企业员工因工作需要复制环保档案资料的，应填写《环保档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，并经所在部门负责人签字同意后，到环保管理部门办理复制手续。环保管理部门应按照申请表的要求进行复制，并做好复制记录。复制记录应包括复制日期、复制人姓名、部门、复制内容、用途等。2.外单位需要复制本企业环保档案资料的，应按照外部查阅的要求办理审批手续，经同意后，由环保管理部门指定专人负责复制，并收取相应的复制费用。（三）档案统计与分析1.环保管理部门应定期对环保档案的利用情况进行统计，包括查阅人次、借阅人次、复制份数等，并形成统计报表。通过对档案利用情况的统计分析，了解企业环保工作的需求和热点问题，为企业环保决策提供参考依据。2.根据档案利用情况和企业环保工作实际，对环保档案的管理工作进行总结和评估，不断完善档案管理制度和管理方法，提高档案管理水平和服务质量。六、环保档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.环保管理部门应定期组织对已到保管期限的环保档案进行鉴定。鉴定工作应由档案管理人员、环保专业人员及相关部门负责人组成的鉴定小组负责进行。2.鉴定小组应根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。对于仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对于确无保存价值的档案，可以销毁。3.鉴定小组应形成鉴定报告，详细记录鉴定过程和鉴定结果，并由鉴定小组成员签字确认。鉴定报告应包括档案名称、保管期限、鉴定日期、鉴定意见等内容。（二）销毁1.经鉴定可以销毁的环保档案，应编制《环保档案销毁清单》，清单应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。销毁清单应一式两份，一份留存环保管理部门，一份交档案销毁执行部