物业档案管理制度及流程

PAGE物业档案管理制度及流程一、总则（一）目的物业档案是物业管理活动的重要组成部分，它记录了物业从规划、建设到使用、维护等全过程的相关信息。本制度旨在规范物业档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，为物业管理决策、日常运营、维修养护、客户服务等提供有力支持，同时满足相关法律法规及行业标准要求。（二）适用范围本制度适用于公司管理的所有物业项目，包括住宅小区、商业写字楼、工业园区等各类物业。（三）定义1.物业档案：指与物业项目相关的各类文件、资料、记录、图表、影像等信息的集合，涵盖物业规划建设、运营管理、维修维护、客户服务等各个方面。2.档案管理部门：公司设立的专门负责物业档案管理工作的部门，负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用等工作。3.档案管理人员：指从事物业档案管理工作的专业人员，负责具体的档案管理操作。（四）管理原则1.集中统一管理原则：物业档案由档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映物业项目的实际情况，数据准确无误。3.分类科学原则：按照物业档案的来源、内容、形式等进行科学分类，便于管理和查阅。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄露，对涉及机密的档案严格保密。二、档案的分类与编号（一）分类物业档案分为以下几大类：1.物业规划建设档案项目立项文件规划设计图纸施工图纸竣工验收资料等2.物业运营管理档案物业管理制度工作计划与总结财务报表与预算人员档案等3.物业维修维护档案设备设施台账维修保养记录故障处理记录改造更新资料等4.客户服务档案业主/租户信息入住/装修资料投诉处理记录回访记录等5.其他档案：如各类合同协议、会议纪要、荣誉证书等。（二）编号为便于档案的管理和查找，对每类档案进行编号。编号采用数字编码方式，具体规则如下：1.大类编码：用一位数字表示，如“1”代表物业规划建设档案，“2”代表物业运营管理档案等。2.中类编码：在大类编码后用两位数字表示，如“101”表示项目立项文件，“102”表示规划设计图纸等。3.小类编码：在中类编码后用三位数字表示，如“101001”表示项目立项申请书，“101002”表示项目可行性研究报告等。编号示例：201001表示物业运营管理档案中的物业管理制度。三、档案的收集与整理（一）收集1.明确责任部门与人员各部门负责本部门业务范围内档案的收集工作，并指定专人负责按时将收集的档案移交档案管理部门。档案管理部门定期对各部门档案收集情况进行检查和督促。2.收集范围物业规划建设阶段形成的各类文件、图纸、报告等，由项目建设单位或相关部门负责收集，移交档案管理部门。物业运营管理过程中产生的文件、记录、报表等，由各职能部门按照职责分工及时收集。物业维修维护工作中形成的资料，由维修部门负责收集整理。客户服务过程中的各类资料，由客服部门负责收集。3.收集时间对于具有时效性的档案，如工作计划、报表等，应在规定时间内收集。项目竣工后，相关部门应在规定时间内将全部竣工档案移交档案管理部门。（二）整理1.分类整理档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类。对同一类档案按照形成时间、重要程度等进行排序。2.编号标注在每份档案上标注相应的编号，确保编号清晰、准确。3.装订成册对于纸张较多的档案，如文件、图纸等，应进行装订，确保整齐、牢固。装订时应注意保持档案的原貌，不得随意裁剪或损坏。4.编制目录根据分类整理后的档案，编制档案目录。目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于查找和管理。四、档案的归档与保管（一）归档1.归档流程档案整理完成后，档案管理人员填写档案归档登记表，详细记录档案的编号、名称、数量、来源等信息。将档案移交至档案库房，按照档案存放位置进行归档存放。2.归档时间各类档案应定期归档，一般每月或每季度进行一次。对于紧急或重要的档案，应及时归档。（二）保管1.保管场所公司设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。2.保管方式档案应分类存放，不同类别的档案之间应保持一定的间距，便于查找和管理。对于纸质档案，应采用档案盒或档案架进行存放；对于电子档案，应进行备份存储，并建立相应的索引和目录。3.保管期限根据档案的重要性和时效性，确定档案的保管期限。保管期限分为短期、中期和长期。短期保管期限一般为15年，中期保管期限为515年，长期保管期限为15年以上。具体保管期限按照国家相关法律法规及行业标准执行，同时结合公司实际情况进行确定。4.档案清查档案管理部门定期对档案进行清查，检查档案的完整性、准确性和保管状况。清查过程中发现问题应及时记录，并采取相应的措施进行处理。每年年底应对全年档案进行全面清查，并形成清查报告。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.内部查阅公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、编号等信息。申请表经所在部门负责人签字批准后，交档案管理部门。档案管理人员根据申请表提供档案查阅服务，并做好查阅记录。2.外部查阅因特殊情况需要外部单位或个人查阅档案的，必须经公司相关领导批准，并签订保密协议。外部查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅过程中档案管理人员应全程陪同。（二）查阅手续1.查阅人员应出示有效证件，经档案管理人员核实身份后，方可查阅档案。2.查阅档案时应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏。3.如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用1.档案管理部门应积极主动地为公司各部门提供档案利用服务，根据工作需要及时提供相关档案资料。2.鼓励各部门充分利用档案信息，开展物业管理研究、经验总结、决策支持等工作。3.对于涉及公司机密的档案，应严格按照保密规定进行管理和利用，防止泄露。六、档案的销毁（一）销毁条件1.档案保管期限已满，且无继续保存价值的。2.因自然灾害、意外事故等原因导致档案损坏无法修复，且无备份的。3.经公司相关领导批准，确需销毁的其他档案。（二）销毁流程1.档案管理部门定期对拟销毁的档案进行清理和鉴定，编制档案销毁清单。2.销毁清单经公司相关领导审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程中应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、档案名称、数量等信息。5.销毁记录由档案管理部门保存，保存期限与原档案保管期限相同。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门在工作中形成的电子文件，应按照档案管理要求进行收集，并及时移交档案管理部门。2.档案管理部门对电子文件进行整理，包括分类、编号、标注等，确保电子文件的规范性和系统性。3.电子文件应采用统一的格式进行存储，便于长期保存和查阅。（二）电子档案的存储与备份1.电子档案应存储在专门的服务器或存储设备上，并定期进行数据备份。2.备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。3.建立电子档案存储目录，便于查找和管理。（三）电子档案的查阅与利用1.电子档案的查阅与纸质档案