如康家园档案管理制度

PAGE如康家园档案管理制度一、总则（一）目的为加强如康家园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于如康家园内各部门、各岗位在工作活动中形成的各种文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案工作实行集中统一领导，由专门的档案管理部门或人员负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：确保档案内容真实可靠，如实反映工作实际情况。3.完整性原则：全面收集和保存各项工作活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.系统性原则：对档案进行科学分类、编号和排列，保持档案之间的有机联系和系统性。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管和保密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善如康家园档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编号、编目、装订、上架等基础工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的保管和维护，确保档案的安全，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁。6.组织开展档案利用工作，为如康家园各项工作提供档案信息支持。7.负责对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的齐全完整。2.定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。做好本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。3.协助档案管理部门开展档案利用工作，提供所需的档案资料。4.接受档案管理部门的业务指导和监督检查，积极参加档案业务培训。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与如康家园工作相关的文件、指示、通知等。2.如康家园制定的各类规章制度、工作计划、工作总结、报告、统计报表等。3.如康家园开展各项业务活动形成的文件、合同、协议、项目资料、会议记录、纪要等。4.如康家园工作人员在工作中形成的个人业务档案，包括工作记录、考核材料、培训证书等。5.反映如康家园历史沿革、重大事件、重要活动的照片、音像资料、实物等。6.其他与如康家园工作有关的具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应明确兼职档案员，负责本部门档案的收集工作，并按照规定的时间和要求及时将档案移交至档案管理部门。收集的档案应齐全完整、真实准确，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.对于重要文件和资料，应实行双套制或多套制保存，确保档案的安全。3.档案管理部门应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，对未按时移交或档案收集不完整的部门进行通报批评。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、检索和统计。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类。如可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事档案类、会计档案类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用数字编号、字母编号或数字与字母相结合的方式。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸张规格不一致、破损的文件进行修整和装订，保持文件的整齐美观。5.上架：将整理好的档案按照编号顺序上架存放，便于查找和管理。四、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材等。3.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照分类编号顺序存放，排列整齐，便于查找。2.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。3.定期对档案进行清查盘点，核对档案的数量、质量和保管情况，发现问题及时处理。（三）安全保密措施1.严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行保密管理。2.档案管理人员应具备良好的保密意识，不得泄露档案内容。3.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。4.对档案的查阅、借阅和利用应严格履行审批手续，确保档案的安全。五、档案的利用（一）利用范围1.为如康家园内部各项工作提供档案信息支持，如查阅规章制度、工作记录、历史资料等。2.为上级机关、有关部门和单位提供档案资料，满足工作需要。3.为社会公众提供档案信息服务，如查阅公开的档案资料等。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可直接到档案管理部门查阅档案。查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.借阅：档案利用者因工作需要可借阅档案。借阅时应填写借阅申请表，经审批后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，如需延期应办理续借手续。3.复制：档案利用者可根据需要复制档案资料。复制时应填写复制申请表，经审批后由档案管理部门统一办理复制手续。（三）利用审批1.内部查阅档案，由利用者所在部门负责人审批。2.借阅档案，一般档案由档案管理部门负责人审批，重要档案由如康家园分管领导审批。3.对外提供档案资料，需经如康家园主要领导审批。（四）利用登记1.对档案的查阅、借阅和复制情况进行详细登记，包括利用者姓名、部门、查阅内容、查阅时间、借阅期限、复制份数等信息。2.登记记录应妥善保管，以备查询和统计。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合如康家园的实际情况进行档案鉴定。2.坚持全面的历史观点，从档案的形成背景、内容价值、现实利用等方面综合考虑。3.确保鉴定结果的客观性和准确性，避免误判和漏判。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的保存价值，包括历史价值、现实价值和科学研究价值等。3.档案的保管期限，根据档案的重要程度和利用需求确定保管期限。（四）保管期限划分1.永久保管：凡是反映如康家园主要职能活动和历史面貌的，对如康家园工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种期限。凡是在一定时间内对如康家园工作有查考利用价值的档案，可分别确定为30年或10年保管期限。（五）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对失去保存价值的档案编制销毁清册。销毁清册应详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.销毁清册经档案管理部门负责人审核后，报如康家园分管领导审批。3.审批通过后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案。销毁时应两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案应及时在档案管理系统中进行注销处理。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立如康家园档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务质量，为如康家园各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等工作，将档案转化为电子文件进行存储。2.系统建设：开发或选用适合如康家园的档案管理信息系统，实现档案的分类管理、检索查询、借阅审批、统计分析等功能。3.数据安全：建立健全档案信息化数据安全管理制度，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，确保档案数据的安全。（三）信息化管理要求1.统一标准：制定档案信