河北省学籍档案管理制度

PAGE河北省学籍档案管理制度一、总则（一）目的为了加强河北省学籍档案管理，维护学籍档案的真实性、完整性和安全性，保障学生合法权益，促进教育事业健康发展，依据国家有关法律法规和教育行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于河北省行政区域内各级各类学校（包括幼儿园、小学、初中、高中、中等职业学校、高等学校等）及县级以上教育行政部门对学生学籍档案的管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和教育部门相关规定，确保学籍档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：如实记录学生的学习经历、成绩、奖惩等信息，保证档案内容真实可靠。3.安全保密原则：采取有效措施确保学籍档案的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。4.便捷高效原则：优化档案管理流程，提高工作效率，为学校和学生提供便利服务。二、学籍档案内容（一）学生基本信息包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、家庭住址、身份证号码等。（二）学习经历1.入学信息：包括入学时间、学校名称、年级、班级等。2.转学信息：转学时间、转入学校、转出学校等。3.休学、复学信息：休学原因、休学时间、复学时间等。4.毕业信息：毕业时间、毕业学校、学历层次等。（三）成绩记录1.平时成绩：各学期的课程成绩、考试成绩、考查成绩等。2.学业水平考试成绩：初中、高中阶段学业水平考试成绩。3.高考成绩（适用于高中毕业生）：高考各科成绩、总分、录取院校等。（四）奖惩情况1.校内奖励：如三好学生、优秀学生干部、奖学金等。2.校内处分：如警告、严重警告、记过、留校察看、开除学籍等。3.校外奖励与处分：市级以上政府部门或教育行政部门颁发的奖励，以及受到的相应处分。（五）综合素质评价1.思想品德：包括道德品质、行为习惯、社会责任感等方面的评价。2.学业水平：对学生学习能力、学习态度、学习成绩等方面的评价。3.身心健康：身体素质、心理素质、体育锻炼等方面的评价。4.艺术素养：艺术特长、审美能力等方面的评价。5.社会实践：参加社会实践活动的表现、成果等方面的评价。（六）体质健康测试数据学生每年的体质健康测试成绩，包括身高、体重、肺活量、视力、耐力、力量素质等项目的测试数据。（七）其他材料1.学生的入团、入党材料。2.学生的体检报告。3.学生的获奖证书、荣誉证书复印件。4.其他与学生学习和成长相关的重要材料。三、学籍档案建立与收集（一）新生学籍档案建立1.学校在新生入学后，应及时收集学生的基本信息材料，包括户口簿、身份证复印件等。2.按照教育行政部门规定的格式和要求，建立新生学籍档案，并录入相关信息。3.新生学籍档案应在入学后[X]个工作日内完成初步建立，并上报教育行政部门审核备案。（二）在校学生学籍档案更新1.学校应定期更新学生的学籍档案信息，每学期末将学生的成绩记录、奖惩情况等及时录入档案。2.学生转学、休学、复学等情况发生后，学校应在[X]个工作日内办理相关手续，并更新学籍档案。3.学生的综合素质评价材料应在每学年末及时收集整理，归入学籍档案。（三）档案材料收集要求1.档案材料应真实、完整、有效，由相关部门或个人提供，并加盖公章或签字确认。2.收集的档案材料应按照规定的类别和顺序进行整理，确保档案的规范性。3.对于电子档案材料，应进行备份存储，并保证数据的安全性和可读性。四、学籍档案整理与归档（一）整理原则1.遵循学生学习和成长的时间顺序，按照学年或学期进行分类整理。2.同一类别的档案材料应集中放置，便于查找和管理。3.档案材料应保持整洁、完好，不得随意涂改、损坏。（二）整理方法1.对纸质档案材料进行分类、编号、装订，制作档案目录。2.电子档案应按照文件夹结构进行分类存储，建立电子档案索引。3.对于重要的档案材料，应进行数字化处理，建立电子副本，方便查阅和利用。（三）归档流程1.档案整理完成后，由学校档案管理人员进行审核，确保档案内容准确、完整、规范。2.审核通过的档案按照规定的保管期限进行归档，存入学校档案室或教育行政部门指定的档案存储地点。3.建立档案归档台账，记录档案的归档时间、类别、数量等信息。五、学籍档案保管与保护（一）保管期限1.学生学籍档案的保管期限为永久保存。2.对于涉及学生隐私的部分信息，如身份证号码等，应按照国家有关规定进行保密保管。（二）保管条件1.学校应设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）档案保护措施1.建立档案查阅、借阅登记制度，严格控制档案的查阅和借阅范围。2.查阅和借阅档案时，应按照规定的程序进行审批，确保档案的安全。3.对档案进行定期检查和维护，发现问题及时处理，防止档案损坏、丢失或霉变。4.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，防止因人为疏忽导致档案安全事故。六、学籍档案查阅与借阅（一）查阅范围1.学校内部管理人员因工作需要查阅学生学籍档案。2.教育行政部门工作人员因工作需要查阅所辖学校学生学籍档案。3.其他经学校或教育行政部门批准的单位和个人，因特定事由查阅学生学籍档案。（二）查阅程序1.查阅人应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经所在单位或部门负责人签字同意后，提交学校档案管理部门。3.档案管理部门审核查阅申请表，符合查阅条件的，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。4.查阅人只能查阅规定范围内的档案内容，不得擅自摘抄、复制、拍照或传播档案信息。（三）借阅范围1.因工作需要，确需借阅学生学籍档案的单位和个人。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅人应填写借阅申请表，经所在单位或部门负责人签字同意后，提交学校档案管理部门。2.档案管理部门审核借阅申请表，符合借阅条件的，与借阅人签订借阅协议，明确双方的权利和义务。3.借阅人凭借阅协议和有效身份证件到档案管理部门领取档案，并在规定时间内归还。4.借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏或丢失档案。七、学籍档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立全省统一的学籍档案管理信息系统，实现学籍档案的电子化管理和信息共享。2.提高学籍档案管理工作的效率和准确性，为学校和教育行政部门提供便捷的服务。3.保障学籍档案信息的安全，防止信息泄露和滥用。（二）信息系统功能1.学籍档案管理功能：包括学生基本信息管理、学习经历管理、成绩管理、奖惩管理、综合素质评价管理等。2.档案查询与统计功能：提供多种查询方式，方便学校和教育行政部门查询学籍档案信息，并进行数据统计分析。3.信息共享功能：与其他教育管理系统进行数据对接，实现学籍档案信息的共享和交换。4.安全管理功能：设置用户权限管理、数据加密、备份恢复等安全措施，保障系统的安全运行。（三）数据录入与维护1.学校应按照教育行政部门的要求，及时将学生的学籍档案信息录入信息系统，并确保数据的准确性和完整性。2.教育行政部门负责对所辖学校录入的数据进行审核和汇总，定期更新学籍档案信息系统。3.信息系统应具备数据自动备份功能，定期对学籍档案数据进行备份，并存储在安全可靠的存储设备上。（四）信息安全保障1.建立信息安全管理制度，加强对信息系统的安全防护，防止网络攻击、病毒感染等安全事件的发生。2.对信息系统的用户进行身份认证和权限管理，严格控制用户的操作权限，防止信息泄露。3.定期对信息系统进行安全检查和评估，及时发现和解决安全隐患。八、学籍档案转移与交接（一）学生转学档案转移1.学生转学申请经学校和教育行政部门批准后，转出学校应在[X]个工作日内将学生的学籍档案整理密封，并移交转入学校。2.转出学校应提供学籍档案的清单，注明档案内容和份数，双方签字确认。3.转入学校收到学籍档案后，应及时进行审核和归档，并将接收情况反馈给转出学校。（二）毕业生档案交接1.学校应在毕业生毕业前，按照教育行政部门的要求，整理毕业生的学籍档案，并移交当地教育行政部门或就业指导机构。2.移交档案时，学校应提供毕业生档案清单，注明档案内容和份数，双方签字确认。3.教育行政部门或就业指导机构收到毕业生档案后，应按照规定进行保管和转递，确保毕业生档案的安全和及时送达。（三）档案交接手续1.档案转移和交接过程中，双方应办理书面交接手续，明确档案的交接时间、内容、份数等信息。2.交接手续应一式两份，双方各执一份，作为档案转移和交接的凭证。九、监督与检查（一）监督主体1.教育行政部门负责对所辖学校的学籍档案管理工作进行监督检查。2.学校应建立内部监督机制，对本校学籍档案管理工作进行定期检查和自查。（二）检查内容1.学籍档案管理制度的执行情况。2.学籍档案的建立、收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等环节的工作情况。3.学籍档案信息化管理工作情况。4.学籍档案转移与交接工作情况。（三）检查方式1.定期检查：教育行政部门每年对所辖学校的学籍档案管理工作进行一次全面检查。2.不定期抽查：教育行政部门和学校可根据工作需要，对学籍档案管理工作进行不定期抽查。3.专项检查：针对学籍档案管理工作中的突出问题或重点事项