消防工作档案三合一制度

PAGE消防工作档案三合一制度一、总则（一）目的为加强公司/组织的消防工作管理，规范消防工作档案的建立、使用和管理，确保消防工作档案的完整性、准确性和可追溯性，有效预防和应对火灾事故，保障公司/组织及人员的生命财产安全，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有部门、场所及人员涉及消防工作的档案管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家消防法律法规及行业标准要求，确保消防工作档案管理合法合规。2.真实准确原则：档案内容应如实反映消防工作实际情况，数据准确、资料完整。3.分类管理原则：按照消防工作的不同类别和阶段，对档案进行科学分类，便于查找和使用。4.安全保密原则：妥善保管消防工作档案，防止信息泄露，确保档案安全。二、消防工作档案三合一制度的定义与构成（一）定义消防工作档案三合一制度是指将消防设施档案、消防安全管理档案和火灾隐患排查治理档案整合为一体的管理制度，实现消防工作档案的系统化、规范化管理。（二）构成1.消防设施档案：记录消防设施的基本信息、维护保养情况、检测报告等内容。2.消防安全管理档案：涵盖消防安全责任制、消防安全管理制度、消防应急预案、消防培训记录、消防演练记录等。3.火灾隐患排查治理档案：包括火灾隐患排查记录、隐患整改方案、整改措施落实情况及复查记录等。三、消防设施档案管理（一）档案建立1.设施基本信息详细记录各类消防设施的名称、型号、规格、数量、安装位置、启用时间等信息。对于新购置或新安装的消防设施，应在投入使用前及时建立档案。2.维护保养记录记录消防设施的维护保养计划、实施情况、维护保养人员、维护保养时间等内容。维护保养记录应包括设施的检查、维修、更换零部件等详细情况。3.检测报告收集消防设施的定期检测报告，检测报告应由具备相应资质的检测机构出具。检测报告应包括设施的检测项目、检测结果、合格与否的判定等内容。（二）档案更新1.当消防设施发生维修、更换、改造等情况时，应及时更新档案中的相关信息。2.每年对消防设施档案进行一次全面核对和更新，确保档案信息与实际情况一致。（三）档案保管1.消防设施档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应分类装订成册，存放在专用的档案柜中；电子档案应进行备份存储，存储介质应妥善保管。2.档案保管期限为长期，直至消防设施报废或不再使用。四、消防安全管理档案管理（一）档案建立1.消防安全责任制明确公司/组织各级管理人员和员工的消防安全职责，签订消防安全责任书，并将责任书归档保存。2.消防安全管理制度制定并完善各项消防安全管理制度，如消防安全教育培训制度、消防设施器材维护管理制度、用火用电用气安全管理制度等，并将制度文本归档。3.消防应急预案编制公司/组织的消防应急预案，包括火灾报警程序、应急疏散方案、灭火救援措施等内容。消防应急预案应定期修订，并将修订记录和最新版本的预案归档。4.消防培训记录记录公司/组织开展的各类消防培训活动，包括培训时间、培训地点、培训内容、培训人员等信息。培训记录应附培训课件、培训签到表等相关资料。5.消防演练记录对公司/组织组织的消防演练进行记录，包括演练时间、演练地点、演练内容、演练参与人员、演练效果评估等内容。演练记录应附演练方案、演练照片、演练总结报告等资料。（二）档案更新1.当公司/组织的消防安全责任制、管理制度、应急预案等发生修订时，应及时更新档案中的相关内容。2.每半年对消防安全管理档案进行一次梳理和更新，确保档案信息的时效性和准确性。（三）档案保管1.消防安全管理档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应分类装订成册，存放在专用的档案柜中；电子档案应进行备份存储，存储介质应妥善保管。2.档案保管期限为长期，直至相关消防安全管理工作结束或不再适用。五、火灾隐患排查治理档案管理（一）档案建立1.火灾隐患排查记录定期组织开展火灾隐患排查工作，记录排查时间、排查人员、排查区域、排查出的火灾隐患等内容。排查记录应附隐患照片、隐患描述等详细资料。2.隐患整改方案针对排查出的火灾隐患，制定详细的整改方案，明确整改措施、整改责任人、整改期限等内容。整改方案应经相关部门和领导审核批准后归档。3.整改措施落实情况跟踪记录火灾隐患整改措施的落实情况，包括整改工作的进展、整改过程中遇到的问题及解决方法等。整改措施落实情况应附整改工作照片、整改工作记录等资料。4.复查记录对已整改的火灾隐患进行复查，记录复查时间、复查人员、复查结果等内容。复查记录应附复查照片、复查报告等资料。（二）档案更新1.随着火灾隐患排查治理工作的推进，及时更新档案中的相关内容，确保档案信息与实际整改情况一致。2.每完成一次火灾隐患排查治理工作周期，对档案进行全面整理和更新。（三）档案保管1.火灾隐患排查治理档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应分类装订成册，存放在专用的档案柜中；电子档案应进行备份存储，存储介质应妥善保管。2.档案保管期限为长期，直至火灾隐患彻底消除。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅消防工作档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，方可查阅。2.外部单位或人员因特殊原因需要查阅消防工作档案的，应提前向公司/组织提出书面申请，经公司/组织消防安全管理部门负责人审核，报公司/组织分管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，应安排专人陪同，并做好查阅记录。（二）借阅规定1.公司/组织内部人员因工作需要借阅消防工作档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和消防安全管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。2.外部单位或人员原则上不得借阅消防工作档案，如因特殊情况确需借阅的，应按照查阅规定办理审批手续，并签订保密协议。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅期间应妥善保管档案，不得转借、复印或泄露档案内容。（三）查阅与借阅记录对档案的查阅和借阅情况进行详细记录，包括查阅/借阅时间、查阅/借阅人员、查阅/借阅内容、批准人等信息。查阅与借阅记录应保存[X]年以上。七、档案保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司/组织商业秘密、消防安全敏感信息的消防工作档案，应严格保密。档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任。2.限制档案查阅和借阅范围，未经批准，不得擅自扩大档案的知悉范围。3.在档案查阅和借阅过程中，提醒查阅和借阅人员注意保密事项，不得在非保密场所讨论档案内容。（二）安全管理1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全条件，配备必要的消防器材和安全设施。2.定期对档案保管场所进行安全检查，确保档案存储环境安全可靠。3.电子档案应采取加密存储、定期备份等安全措施，防止数据丢失或损坏。八、档案销毁（一）销毁条件1.消防工作档案已超过保管期限，且确无继续保存价值的。2.档案内容涉及的消防工作已结束，且相关工作已不再需要档案作为依据的。3.档案因自然灾害、意外事故等原因造成损坏，无法修复且无利用价值的。（二）销毁程序1.由档案管理人员提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等内容。2.《档案销毁申请表》经所在部门负责人、消防安全管理部门负责人和公司/组织分管领导审核批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。