学校窨井盖档案管理制度

PAGE学校窨井盖档案管理制度一、总则（一）目的为加强学校窨井盖的管理，确保窨井盖设施的安全运行，保障师生及校园人员的生命财产安全，特制定本档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于学校内所有窨井盖设施的档案管理工作，包括但不限于教学楼、办公楼、宿舍楼、图书馆、体育馆等区域的窨井盖。（三）管理原则1.真实性原则：档案记录应如实反映窨井盖设施的实际情况，确保信息的真实性和准确性。2.完整性原则：涵盖窨井盖设施从规划建设到日常维护等各个环节的相关资料，保证档案的完整性。3.规范性原则：严格按照规定的格式、内容和流程进行档案的整理、归档和保管，确保档案管理工作的规范性。4.安全性原则：采取有效措施保障档案的安全，防止档案信息的泄露、损坏或丢失。二、档案内容（一）基本信息档案1.窨井盖位置信息详细记录每个窨井盖所在的具体位置，精确到教学楼、办公楼的楼层房间号附近，宿舍楼的单元、楼层、房号附近，以及校园道路、广场等具体方位。标注其与周边标志性建筑或设施的相对位置关系，以便快速准确查找。2.窨井盖规格信息记录窨井盖的材质（如铸铁、复合材料等）、尺寸（直径、长度、宽度等具体数值）、重量等参数。这些信息对于了解窨井盖的承载能力、适用性等具有重要意义。3.窨井相关信息包括窨井的深度、内径、用途（如排水、供电、通信等）。明确窨井所连接的管道系统或线路走向，以及其在校园基础设施中的作用和功能。（二）建设档案1.规划设计文件保存窨井盖设施的规划设计图纸，包括平面布局图、剖面图等。图纸应清晰标注窨井盖的位置、规格、与其他设施的连接关系等详细信息。同时，附上设计变更记录，如有设计变更的情况，应详细说明变更的原因、内容和审批手续。2.施工文件收集施工过程中的相关资料，如施工单位资质证明、施工方案、施工日志等。施工日志应记录每天的施工进度、遇到的问题及解决方法等。还需保存材料检验报告，确保所使用的窨井盖及相关材料符合质量要求。3.竣工验收文件包括竣工验收报告、验收记录等。验收报告应明确验收结论，记录验收过程中发现的问题及整改情况。验收记录应详细记载参与验收的人员、时间、验收标准及验收结果等信息。（三）维护档案1.日常巡查记录巡查人员应按照规定的巡查周期和路线，对窨井盖设施进行巡查。记录每次巡查的时间、人员、窨井盖的外观状况（如是否有破损、缺失）、周边环境情况等。对于发现的问题，应详细描述问题的表现形式、位置，并及时记录处理情况。2.维护维修记录当窨井盖设施出现故障或损坏时，记录维护维修的时间、维修人员、维修内容、更换的部件等信息。维修记录应包括维修原因分析、采取的维修措施及维修后的效果评估。同时，保存维修费用清单，以便进行成本核算和统计分析。3.养护计划与执行记录制定窨井盖设施的养护计划，明确养护的内容、周期、责任人等。记录养护计划的执行情况，包括实际养护时间、养护工作的完成情况等。对于未按时完成的养护任务，应分析原因并记录处理结果。（四）安全档案1.安全检查记录定期对窨井盖设施进行安全检查，记录检查时间、检查人员、检查内容及发现的安全隐患。安全隐患应详细描述其性质、严重程度、可能造成的后果等。同时，记录针对安全隐患采取的整改措施和整改期限。2.安全事故记录如发生与窨井盖设施相关的安全事故，应详细记录事故发生的时间、地点、经过、造成的人员伤亡和财产损失情况。事故原因分析应包括直接原因和间接原因，以及事故责任认定情况。保存事故处理报告，记录事故处理的过程和结果。3.安全评估报告定期对窨井盖设施进行安全评估，委托专业机构或组织内部专业人员进行评估。评估报告应包括评估依据、评估方法、评估结果及安全建议等内容。安全评估报告为窨井盖设施的安全管理提供科学依据，指导后续的维护和改进工作。三、档案建立与收集（一）责任部门与人员学校后勤管理部门负责窨井盖档案的建立与收集工作。指定专人担任档案管理员，负责具体的档案管理事务。档案管理员应具备一定的档案管理知识和技能，熟悉窨井盖设施的相关业务。（二）建立流程1.规划准备阶段后勤管理部门根据学校窨井盖设施的分布情况和管理需求，制定档案建立计划。明确档案的分类标准、编号规则、存储方式等。准备档案建立所需的表格、文件夹、存储设备等物资。2.资料收集阶段档案管理员通过多种途径收集窨井盖设施的相关资料。与学校建设部门、施工单位、维护维修人员等沟通协调，获取规划设计文件、施工文件、日常巡查记录、维护维修记录等资料。对于缺失的资料，及时组织相关人员进行补充完善。3.整理归档阶段按照档案管理制度的要求对收集到的资料进行整理。对资料进行分类、编号，确保资料的系统性和完整性。将整理好的资料装入相应的文件夹或档案盒，按照档案存储方式进行存放，便于查阅和管理。（三）收集要求1.及时收集各相关部门和人员应及时将涉及窨井盖设施的资料提交给档案管理员，确保档案资料的时效性。对于新产生的资料，如日常巡查记录、维护维修记录等，应在规定时间内完成收集和整理。2.真实准确提供的档案资料应真实反映窨井盖设施的实际情况，数据准确、内容完整。相关人员应对提交的资料进行审核，确保资料的质量。3.齐全完整收集的档案资料应涵盖窨井盖设施从建设到使用全过程的各个方面，不得遗漏重要信息。档案管理员在收集过程中应认真核对，确保资料的齐全性。四、档案整理与分类（一）分类标准1.按时间分类将档案资料按照时间顺序进行分类，如建设档案按照规划设计、施工、竣工验收的时间先后顺序排列；维护档案按照日常巡查、维护维修、养护计划执行的时间顺序排列。2.按类别分类根据档案内容的性质，分为基本信息档案、建设档案、维护档案和安全档案四大类。每大类下再根据具体内容进行细分，如基本信息档案分为位置信息、规格信息、窨井相关信息等。3.按设施分类以每个窨井盖设施为单位进行分类整理，将与该窨井盖相关的所有档案资料集中在一起。这样便于对单个窨井盖设施的管理和跟踪。（二）编号规则1.总体编号为每个窨井盖设施赋予唯一编号，编号格式为“XJ年份序号”，其中“XJ”代表窨井盖，“年份”为设施建设或投入使用的年份，“序号”为该年份内窨井盖设施的顺序号。例如，“XJ202301”表示2023年投入使用的第1个窨井盖设施。2.分类编号在总体编号的基础上，对档案资料进行分类编号。基本信息档案编号为“XJ年份序号J”，建设档案编号为“XJ年份序号S”，维护档案编号为“XJ年份序号W”，安全档案编号为“XJ年份序号A”。例如，“XJ202301W05”表示2023年投入使用的第1个窨井盖设施的第5次维护维修记录。3.编号说明编号应清晰明了，并具有一定的逻辑性。编号中的年份应采用公元纪年，序号应连续编排且不得重复。编号说明应在档案管理系统或相关文档中进行详细记录，以便查阅和理解。（三）整理方法1.资料排序对收集到的资料按照分类标准和编号规则进行排序。同一类别的资料按照时间顺序或重要程度进行排列，确保资料的连贯性和可读性。2.资料装订对于纸张较多的资料，如施工文件、验收报告等，应进行装订。装订应整齐牢固，便于翻阅和保存。装订时应注意资料的顺序和页码，确保资料的完整性。3.资料编目编制档案资料目录，目录应包括档案编号、资料名称、日期、来源等信息。目录应与档案资料一一对应，便于快速查找和核对。将目录打印出来并放置在档案盒或文件夹的首页。五、档案存储与保管（一）存储方式1.纸质档案存储对于纸质档案资料，应存放在专门的档案柜中。档案柜应具备防火、防潮、防虫等功能，确保档案资料的安全保存。按照档案分类和编号顺序，将档案盒或文件夹整齐排列在档案柜中，便于查找和取用。2.电子档案存储建立电子档案数据库，将纸质档案资料进行数字化扫描，存储在电子数据库中。电子档案应进行分类存储，与纸质档案的分类编号相对应。同时，定期对电子档案进行备份，备份存储在不同的存储介质上，并分别存放在不同的地点，以防止数据丢失。3.存储环境要求档案存储场所应保持干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内。避免档案资料受到阳光直射、潮湿、灰尘等因素的影响。定期对档案存储场所进行清洁和消毒，防止虫害和霉变。（二）保管期限1.短期保管日常巡查记录、养护计划执行记录等资料保管期限为1年。这些资料主要反映窨井盖设施近期的运行和维护情况，在一定时间后可根据实际情况进行清理。2.中期保管维护维修记录、安全检查记录等资料保管期限为3年。这些资料对于分析窨井盖设施的维护状况和安全情况具有重要参考价值，在保管期限内可作为重要的历史资料进行保存。3.长期保管基本信息档案、建设档案、安全事故记录、安全评估报告等资料保管期限为10年以上。这些资料是窨井盖设施管理的重要依据，对于学校的基础设施建设、维护和安全管理具有长期的指导意义，应长期妥善保管。（三）保管责任1.档案管理员责任档案管理员负责档案的日常保管工作，定期检查档案的存储状况，确保档案资料的安全。对档案资料的借阅、归还等进行登记管理，防止档案资料的丢失或损坏。2.部门负责人监督后勤管理部门负责人对档案保管工作进行监督检查，定期组织对档案保管情况的评估。发现问题及时督促档案管理员进行整改，确保档案保管工作符合要求。3.学校安全管理责任学校应将窨井盖档案管理纳入安全管理体系，明确档案保管工作的安全责任。对因档案保管不善导致的安全事故或损失，追究相关人员的责任。六、档案查阅与借阅（一）查阅流程1.申请校内各部门或人员因工作需要查阅窨井盖档案时，应填写《窨井盖档案查阅申请表》，注明查阅的档案名称、编号、查阅原因、查阅时间等信息。申请表经所在部门负责人签字批准后，提交给档案管理员。2.审核档案管理员收到查阅申请表后，对申请内容进行审核。审核申请的合理性和必要性，确保查阅行为符合档案管理规定。对于涉及重要机密或敏感信息的档案查阅申请，应报后勤管理部门负责人审批。3.查阅审核通过后，档案管理员根据申请提供相应的档案资料。查阅人员应在指定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案资料带出查阅场所。查阅过程中应保持档案资料的整洁和完整，不得涂改、损坏或丢失档案资料。4.登记档案管理员对查阅人员的查阅情况进行登记，记录查阅时间、查阅人员、查阅档案名称及编号等信息。查阅结束后，查阅人员应在查阅登记表上签字确认。（二）借阅流程1.申请因特殊原因需要借阅窨井盖档案的，借阅人应填写《窨井盖档案借阅申请表》，详细说明借阅的档案名称、编号、借阅原因、借阅期限等信息。申请表经所在部门负责人和后勤管理部门负责人签字批准后，提交给档案管理员。2.审核档案管理员对借阅申请进行严格审核，评估借阅行为对档案安全的影响。对于涉及重要机密或可能影响学校安全管理的档案借阅申请，应进行重点审查，并报学校相关领导审批。3.借阅审核通过后，档案管理员与借阅人办理借阅手续。借阅人应出具有效身份证件，领取借阅的档案资料。档案管理员应向借阅人明确告知档案资料的保管要求和归还期限。4.归还借阅人应在规定的借阅期限内归还档案资料。归还时，档案管理员应对档案资料进行检查，确保档案资料的完整性和准确性。如发现档案资料有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应的责任。档案管理员在借阅登记表上记录归还时间和档案资料的归还情况。（三）查阅与借阅限制1.查阅限制涉及学校机密或敏感信息的窨井盖档案，未经学校相关部门批准，不得查阅。查阅人员不得擅自复制、传播档案资料的内容，如需引用档案资料，应注明出处。2.借阅限制原则上不允许外单位人员借阅学校窨井盖档案。特殊情况下，经学校领导批准，外单位人员借阅档案时，应按照学校的相关规定办理借阅手续，并在学校指定人员的陪同下进行查阅。借阅期限一般不得超过7个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。七、档案更新与销毁（一）更新流程1.信息变更当窨井盖设施的基本信息、建设情况、维护维修情况、安全状况等发生变更时，相关部门或人员应及时将变更信息反馈给档案管理员。档案管理员对变更信息进行核实后，更新相应的档案资料。2.资料补充随着窨井盖设施管理工作的开展，如有新产生的资料，如新的巡查记录、维护维修记录等，档案管理员应及时收集并补充到档案中。确保档案资料能够及时反映窨井盖设施的最新情况。3.定期更新档案管理员定期对档案资料进行全面梳理和更新，检查档案资料的完整性和准确性。根据档案保管期限的要求，对到期的档案资料进行整理和调整，确保档案管理工作的有序进行。（二）销毁流程1.鉴定对于保管期限已满且确无保存价值的档案资料，由档案管理员提出销毁申请。后勤管理部门组织相关人员对拟销毁的档案资料进行鉴定，确定其是否符合销毁条件。2.审批经鉴定符合销毁条件的档案资料，报后勤管理部门负责人审批。审批通过后，方可进行销毁处理。对于涉及重要机密或敏感信息的档案资料，销毁前应报学校相关领导批准。3.销毁档案管理员按照审批意见，组织对档案资料进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案资料无法恢复。销毁过程中应安排专人监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。4.记录对档案资料的销毁情况进行详细记录，包