信贷管理部档案管理制度

PAGE信贷管理部档案管理制度一、总则（一）目的为加强信贷管理部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在信贷业务中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本部门实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于信贷管理部在信贷业务活动中形成的各类档案资料的管理，包括但不限于贷款申请资料、调查评估报告、审批文件、合同协议、贷后管理资料等。（三）基本原则1.集中统一管理原则信贷管理部档案实行集中统一管理，由专门的档案管理人员负责档案的收集、整理、保管、查阅和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则档案内容必须真实、准确、完整，如实反映信贷业务活动的全过程，不得篡改、伪造档案资料。3.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案的安全与保密，防止档案信息泄露、损毁或丢失。对涉及商业秘密、客户隐私等重要档案资料，严格按照保密规定进行管理。4.方便利用原则在确保档案安全保密的前提下，充分考虑档案利用的便利性，建立科学合理的档案检索体系，提高档案利用效率，为信贷业务决策、风险管理、合规检查等提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善信贷管理部档案管理制度，并组织实施。2.负责信贷业务档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案库房的安全管理，确保档案存放环境符合要求，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。5.定期对档案进行清查、核对，确保档案的账实相符。对破损、变质的档案及时进行修复和复制。6.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁，并做好相关记录。7.组织开展档案管理培训工作，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。8.配合内部审计、外部监管等部门的档案检查工作，提供所需的档案资料。（二）档案形成部门职责1.负责本部门在信贷业务活动中形成档案资料的收集、整理和初步审核工作，并按照规定的时间和要求移交档案管理部门。2.明确专人负责档案资料的收集和整理工作，确保档案资料的真实、完整和及时。3.在档案形成过程中，严格按照档案管理要求进行操作，确保档案资料的质量。4.协助档案管理部门做好档案的查询、利用等工作，提供必要的业务信息和解释说明。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度和操作规程。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、查阅和利用等，确保档案管理工作的顺利进行。3.对档案资料进行认真审核，发现问题及时与相关部门沟通协调，确保档案资料的质量。4.做好档案库房的日常管理工作，定期检查档案存放情况，及时发现并处理安全隐患。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。对因工作需要查阅档案的人员，严格按照规定进行登记和审批。6.定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进建议和措施，不断提高档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.贷款申请阶段：借款人提交的贷款申请书、营业执照副本、公司章程、法定代表人身份证明、财务报表、征信报告、抵押物清单及相关证明文件等。2.调查评估阶段：信贷人员撰写的调查报告、评估机构出具的评估报告、实地考察记录、客户信用评级资料等。3.审批阶段：贷款审批表、审批意见、会议纪要等。4.合同签订阶段：借款合同、担保合同、抵押合同、质押合同等。5.放款阶段：放款通知书、支付凭证等。6.贷后管理阶段：贷后检查报告（包括定期检查、不定期检查、专项检查等）、还款记录、逾期催收记录、风险预警报告、资产保全资料等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案资料应真实、准确、清晰，签字盖章齐全，符合法律、法规和行业标准的要求。3.对于电子文档，应确保其格式规范、内容完整，并与纸质文档一致。同时，应做好电子文档的备份工作，防止数据丢失。（三）整理方法1.分类按照信贷业务流程和档案内容的性质，将档案分为贷款业务档案、担保业务档案两大类。其中，贷款业务档案可进一步细分为申请类、调查评估类、审批类、合同类、放款类、贷后管理类等；担保业务档案可分为保证担保档案、抵押担保档案、质押担保档案等。2.编号采用统一的编号规则，对每一份档案进行唯一编号。编号应包含年份、业务类型、顺序号等信息，以便于识别和查询。例如：20XXDK001，表示20XX年的贷款业务档案，顺序号为001。3.装订对纸质档案进行装订，确保档案资料的整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用A4纸张规格，左侧装订，装订厚度适中，便于翻阅和保管。4.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，另一份单独成册，作为档案检索的重要工具。四、档案的保管（一）保管期限1.贷款业务档案的保管期限分为短期、中期和长期。短期保管期限为5年，适用于结清贷款本息且风险已完全化解的业务档案；中期保管期限为10年，适用于有一定风险隐患或存在后续监管要求的业务档案；长期保管期限为15年以上，适用于涉及重大风险、法律纠纷或具有重要历史价值的业务档案。2.担保业务档案的保管期限与所担保的贷款业务档案保管期限一致。（二）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等。档案应按照类别、保管期限进行分类存放，排列整齐，便于查找。2.电子档案保管建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。电子档案应进行备份，备份存储介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性和完整性。同时，应对电子档案的访问权限进行严格控制，防止数据泄露。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。2.严格执行档案库房的出入登记制度，非档案管理人员未经批准不得进入库房。3.定期对档案库房进行安全检查，发现问题及时处理。同时，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全保管。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.内部查阅信贷管理部内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号等信息，经部门负责人批准后，方可查阅。2.外部查阅（1）司法机关、监管部门等依法因工作需要查阅档案的，应出具相关证明文件，并经本部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，应安排专人陪同，并做好查阅记录。（2）其他外部单位因业务合作等特殊原因需要查阅档案的，应提交正式的查阅申请函，经公司法律合规部门审核、公司分管领导批准后，方可查阅。查阅时，应严格按照规定的范围和程序进行，不得擅自复制、摘抄档案内容。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，提交给档案管理人员。2.档案管理人员根据查阅申请，在档案管理系统中查询档案信息，并核对查阅人的身份和查阅权限。3.经批准后，档案管理人员按照查阅申请的要求，提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。查阅登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、查阅目的、档案名称及编号、查阅期限等。4.查阅人应在规定的查阅期限内归还档案资料，档案管理人员应对归还的档案进行认真核对，确保档案资料的完整无损。（三）利用规定1.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，不得用于与信贷业务无关的目的。2.如需对档案资料进行复制、摘抄等，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记备案。复制、摘抄的档案资料应与原件一致，并注明出处。3.档案管理人员应对档案利用情况进行跟踪和记录，及时了解档案的使用效果和反馈意见，不断完善档案利用服务工作。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由信贷管理部负责人担任组长，档案管理人员、业务骨干等为成员。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案的存毁意见。（二）鉴定标准1.已结清贷款本息且风险已完全化解，保管期限已满5年（短期）的贷款业务档案，经鉴定确无保存价值的，可以销毁。2.有一定风险隐患或存在后续监管要求，保管期限已满10年（中期）的贷款业务档案，经鉴定确无保存价值的，可以销毁。3.涉及重大风险、法律纠纷或具有重要历史价值，保管期限已满15年（长期）的贷款业务档案，如需销毁，应报经公司分管领导批准，并按照相关规定进行处理。4.担保业务档案的鉴定标准与所担保的贷款业务档案一致。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对到期档案进行逐卷鉴定，提出存毁意见，并填写《档案鉴定意见书》。2.经鉴定可以销毁的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清单》，详细记录档案的名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。3.《档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可组织实施销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底