档案管理制度上墙依据

PAGE档案管理制度上墙依据一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案管理制度上墙依据。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案管理工作，对各部门档案工作进行监督、指导。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，确保档案信息的可靠性。3.完整性原则全面收集公司在各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理部门职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，接收、收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立健全档案管理信息系统，对档案进行数字化管理，提高档案管理的信息化水平。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。5.负责档案的查阅、借阅服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，做好登记和跟踪管理。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和业务水平。7.对各部门档案工作进行监督、检查和指导，定期考核档案工作情况。（二）各部门职责1.负责本部门档案工作的组织和管理，指定专人负责档案的收集、整理和移交。2.按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门形成的各类档案整理归档，确保档案的完整、准确和及时移交。3.配合综合管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助和支持。4.加强对本部门员工的档案意识教育，确保员工了解档案管理的重要性，规范档案形成过程中的各项工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案类包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会决议、董事会决议、监事会决议，公司章程，公司管理制度，行政公文，会议纪要，工作计划与总结，人事档案，劳动工资档案，教育培训档案，资质证书档案等。2.财务档案类涵盖会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料、资金管理档案、预算决算档案等。3.业务档案类根据公司业务类型不同，分为市场营销档案（市场调研、客户资料、销售合同等）、生产管理档案（生产计划、工艺流程、质量控制等）、技术研发档案（研发项目资料、技术方案、专利文件等）、采购供应档案（采购合同、供应商资料、物资验收等）。4.项目档案类针对公司各类项目，包括项目立项文件、可行性研究报告、项目设计文件、项目招投标文件、项目实施过程中的各类文件、项目验收文件等。5.合同档案类包括公司签订的各类合同，如买卖合同、租赁合同、服务合同、借款合同、担保合同等，按照合同类别和签订时间进行分类整理。6.声像档案类记录公司重要活动、会议、工程建设等的照片、录音、录像等资料。7.电子档案类以电子形式存在的各类文件、数据、报表等，包括办公自动化系统生成的文件、业务系统数据备份等。（二）档案编号1.档案编号采用“全宗号分类号年度保管期限流水号”的结构。2.全宗号：暂定为[公司全宗号具体编号]，代表公司档案全宗。3.分类号：根据档案分类设置，如行政档案类用“XZ”表示，财务档案类用“CW”表示，业务档案类根据不同业务细分用相应字母表示，项目档案类用“XM”表示，合同档案类用“He”表示，声像档案类用“SX”表示，电子档案类用“DZ”表示。4.年度：采用公元纪年，如“2023”表示2023年度形成的档案。5.保管期限：分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下），分别用“YJ”“CQ”“DQ”表示。6.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编号，从0001开始。例如，一份2023年形成的行政类永久保管的档案，编号为：[公司全宗号具体编号]XZ2023YJ0001。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案形成规律和归档范围，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料。2.收集的档案应齐全完整，包括文件的正本、副本、草稿、附件、签批单等，确保档案内容的真实性和准确性。3.对于重要会议、重大活动形成的档案，应在活动结束后及时收集，确保档案的时效性。（二）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类，同一类别的档案按照时间顺序排列。3.对每份档案进行编号、编目，填写档案盒封面、盒脊、备考表等信息，确保档案整理规范、标识清晰。4.档案装订应整齐牢固，采用线装或胶装方式，去除金属物，破损的档案应进行修复或复制。五、档案的保管（一）保管场所1.公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类、编号顺序上架存放，排列整齐有序，并建立档案存放索引，便于查找。2.声像档案应按照载体类型分别存放，注明录制时间、内容、来源，并进行数字化备份，存储在安全的存储设备中。3.电子档案应进行分类存储，建立电子档案数据库，定期进行数据备份，备份数据应异地存放，确保数据安全。（三）档案保管期限1.档案保管期限根据国家有关规定和公司实际情况确定，具体如下：永久保管的档案：公司设立、变更、注销等重要文件，股东会、董事会、监事会决议，公司章程，涉及公司权益和重大利益的合同、协议，重要的财务报表、审计报告等。长期保管的档案：一般的行政文件、业务文件、合同等，保管期限为15年以上。短期保管的档案：一般性的文件材料，保管期限为15年以下。2.档案保管期限届满后，由综合管理部门会同相关部门进行鉴定，对确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，经公司领导批准后予以销毁。六、档案的利用（一）查阅与借阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理查阅手续。2.查阅档案应在档案查阅室进行，不得擅自将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应经综合管理部门同意，并按照规定进行登记。3.外单位人员查阅公司档案，须持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅范围等，经公司分管领导批准后，由综合管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。4.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、借阅时间、归还时间等，经所在部门负责人和综合管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。5.借阅期限一般不超过[具体借阅期限天数]天，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。（二）利用登记与统计1.综合管理部门应建立档案查阅、借阅登记台账，详细记录查阅、借阅人员姓名、部门、查阅内容、查阅时间、借阅档案名称及数量、归还时间等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，包括查阅、借阅档案数量、利用目的分布、利用效果评估等，为档案管理工作提供参考依据。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员和相关业务人员。（二）鉴定标准1.根据国家有关档案保管期限的规定和公司实际情况，对档案进行鉴定，确定档案的保管价值。2.鉴定档案时，应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，判断其是否具有保存价值。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行逐一审核，编制档案销毁清册，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等。档案销毁清册一式两份，一份留存综合管理部门，一份报公司领导审批。2.经公司领导批准后，由综合管理部门指定专人负责销毁档案。销毁档案时，应在指定地点进行