辅导员台账档案制度

PAGE辅导员台账档案制度一、总则（一）目的为加强辅导员工作的规范化、科学化管理，提高辅导员工作效率和质量，全面、准确地记录辅导员工作情况，特制定本台账档案制度。本制度旨在确保辅导员工作资料的完整性、准确性和可追溯性，为辅导员的考核、晋升、培训以及学校的教育教学管理提供有力依据。（二）适用范围本制度适用于本校全体辅导员。（三）基本原则1.真实性原则：台账档案记录应如实反映辅导员工作的实际情况，确保信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖辅导员工作的各个方面，包括学生思想政治教育、日常管理、班级建设、学生资助、心理健康教育等，保证档案资料的全面性。3.规范性原则：明确台账档案的记录格式、内容要求和整理方法，遵循统一的标准和规范，便于查阅和管理。4.保密性原则：对涉及学生个人隐私和敏感信息的内容，严格保密，防止信息泄露。二、台账档案内容（一）学生基本信息台账1.学生个人资料记录学生的姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、家庭住址、联系方式等基本信息。收集学生的身份证号码、学生证号码等重要标识信息，并确保信息准确无误。2.入学信息包括学生的录取专业、入学时间、入学成绩、高考分数等入学相关信息。记录学生的生源地、毕业学校等背景信息，为了解学生情况提供基础资料。（二）学生思想政治教育台账1.主题班会记录详细记录每次主题班会的时间、地点、主题、参与人员等基本信息。记录班会的内容，包括辅导员的讲话要点、学生的发言情况、讨论的问题及结果等。收集班会的照片、视频等资料，作为活动记录的补充。2.党团组织活动记录记录党团组织开展的各类活动，如入党积极分子培训、团支部主题团日活动等。包括活动的时间、地点、参与人员、活动内容、活动效果等信息。整理活动过程中的相关文件、报告、总结等资料，一并归档。3.学生思想动态调查定期开展学生思想动态调查，记录调查的时间、方式（问卷调查、座谈会等）、参与学生人数。详细记录调查结果，包括学生关注的热点问题、思想状况、对学校和班级工作的意见和建议等。根据调查结果撰写分析报告，提出针对性的工作措施和建议。（三）学生日常管理台账1.考勤记录记录学生的日常出勤情况，包括上课考勤、早晚自习考勤、活动考勤等。明确考勤方式（如点名、签到等），详细记录迟到、早退、旷课学生的姓名、原因及处理情况。2.请销假记录规范学生请销假流程，记录学生的请假事由、请假时间、批准人等信息。要求学生按时销假，对未按时销假的情况进行跟踪和处理，并记录处理结果。3.违纪处理记录对学生的违纪行为进行详细记录，包括违纪时间、地点、违纪事实、处理依据、处理结果等。整理相关的证据材料（如证人证言、检讨书等），与违纪处理记录一并归档。跟踪违纪学生的后续表现，记录其改正情况和教育转化效果。（四）班级建设台账1.班级工作计划与总结收集各班级每学期的工作计划，包括班级目标、工作重点、具体措施等内容。整理班级学期工作总结，总结班级工作的成绩、经验、不足及改进措施。2.班级干部选拔与培养记录记录班级干部的选拔过程，包括候选人情况、选举方式、当选人员名单等。跟踪班级干部的培养情况，如参加培训、工作锻炼、考核评价等方面的记录。3.班级活动记录详细记录班级组织的各类活动，如文体活动、社会实践活动、志愿服务活动等。包括活动的策划方案、活动实施过程、活动效果评估等内容。收集活动照片、视频、新闻报道等资料，丰富班级活动记录。（五）学生资助台账1.资助政策宣传记录记录开展资助政策宣传活动的时间、地点、方式、参与学生人数等信息。整理宣传资料，如宣传海报、宣传手册、讲解PPT等，归档保存。2.资助申请与审核记录记录学生的资助申请情况，包括申请时间、申请类型、申请理由、提交材料等。详细记录资助审核过程，包括审核时间、审核人员、审核意见、审核结果等。整理审核过程中的相关证明材料，如家庭经济困难证明、成绩单等，与资助申请与审核记录一并归档。3.资助发放记录记录资助资金的发放时间、发放方式、发放金额、受助学生名单等信息。要求受助学生签字确认，保存签字记录。跟踪资助资金的使用情况，了解学生是否合理使用资助资金。（六）学生心理健康教育台账1.心理健康普查记录记录每学年开展的学生心理健康普查情况，包括普查时间、普查方式（如问卷测试等）、参与学生人数。整理普查数据，分析学生心理健康状况，撰写普查报告。对筛查出的重点关注学生进行详细记录，包括学生基本信息、心理问题表现、初步评估结果等。2.心理咨询记录记录学生的心理咨询情况，包括咨询时间、咨询地点、咨询师、咨询学生姓名、咨询问题、咨询过程及咨询效果等。要求咨询师撰写咨询记录，整理咨询过程中的相关资料，如心理测试报告、咨询方案等，一并归档。3.心理健康教育活动记录记录开展的心理健康教育活动，如心理健康讲座、团体辅导、心理拓展训练等。包括活动的时间、地点、参与人员、活动内容、活动效果等信息。收集活动照片、视频、学生反馈等资料，丰富心理健康教育活动记录。三、台账档案的建立与管理（一）建立流程1.资料收集：辅导员应及时收集各类工作资料，确保资料的真实性和完整性。资料来源包括日常工作记录、学生提交的材料、活动组织过程中的文件等。2.整理分类：按照台账档案内容的分类标准，对收集到的资料进行整理分类。对于同类资料，应按照时间顺序或重要程度进行排序。3.录入系统：将整理好的资料录入电子台账系统，确保电子档案与纸质档案内容一致。电子台账系统应具备数据录入、查询、统计、导出等功能，方便管理和使用。4.审核归档：辅导员完成资料录入后，应提交上级主管部门进行审核。审核通过后，将纸质档案和电子档案进行归档保存。（二）管理职责1.辅导员职责负责本班级台账档案资料的收集、整理、录入和保管工作，确保资料的及时、准确和完整。按照学校的要求和本制度的规定，定期更新台账档案内容，保证档案的时效性。积极配合学校有关部门对台账档案的检查、查阅和使用工作。2.学院管理部门职责负责指导和监督辅导员台账档案的建立与管理工作，确保制度的有效执行。定期对辅导员台账档案进行检查和评估，发现问题及时督促整改。负责保管和维护学院辅导员台账档案的电子数据，确保数据安全。3.学校档案管理部门职责负责制定学校辅导员台账档案管理的相关制度和标准，指导全校辅导员台账档案的建立与管理工作。定期对学校辅导员台账档案进行抽查和审核，确保档案质量。负责学校辅导员台账档案的集中保管和长期保存，按照档案管理的有关规定进行整理、编目和利用。（三）保管期限1.短期保管：学生日常管理中的考勤记录、请销假记录等资料，保管期限为1年。2.中期保管：学生思想政治教育台账中的主题班会记录、党团组织活动记录等，学生资助台账中的资助申请与审核记录等，保管期限为3年。3.长期保管：学生基本信息台账、学生思想动态调查分析报告、班级建设台账中的班级工作计划与总结、学生心理健康教育台账中的心理健康普查报告等资料，保管期限为5年及以上。（四）查阅与借阅1.查阅权限辅导员本人有权查阅自己所负责班级的台账档案资料。学院管理部门因工作需要，可以查阅本学院辅导员的台账档案资料。学校有关部门因工作需要，经学校分管领导批准，可以查阅全校辅导员的台账档案资料。2.查阅程序查阅人员应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门根据申请表的内容，提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。3.借阅规定原则上不允许借阅辅导员台账档案资料。如有特殊情况需要借阅，须经学校分管领导批准。借阅期限一般不超过7个工作日，借阅人员应按时归还档案资料。借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借、复印、涂改或损坏档案资料。如发现档案资料有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。四、台账档案的信息化管理（一）系统建设1.功能需求电子台账系统应具备用户管理、权限设置、数据录入、查询统计、报表生成、数据备份与恢复等基本功能。系统应支持多条件查询，方便用户快速定位所需信息。具备数据加密和安全防护功能，确保数据的安全性和保密性。2.系统选型根据学校的实际情况和管理需求，选择合适的电子台账系统软件。可以采用自主开发、购买成熟软件或与软件公司合作定制开发等方式。在系统选型过程中，应充分考虑系统的稳定性、易用性、扩展性和兼容性等因素。3.系统实施制定系统实施计划，明确系统建设的各个阶段和任务，确保系统按时上线运行。对系统操作人员进行培训，使其熟悉系统的功能和操作流程，能够熟练使用系统进行台账档案的管理工作。（二）数据维护1.数据更新：辅导员应及时将新产生的工作资料录入电子台账系统，确保数据的实时更新。2.数据审核：学院管理部门应定期对辅导员录入的电子数据进行审核，发现问题及时通知辅导员进行修改。3.数据备份：学校档案管理部门应定期对电子台账系统的数据进行备份，备份数据应存储