破产案件档案管理制度

PAGE破产案件档案管理制度一、总则（一）目的为加强破产案件档案的管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，确保破产案件档案的完整、准确、安全和有效利用，依据相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所承办的各类破产案件档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：破产案件档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.依法依规原则：档案管理工作严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保档案管理活动合法合规。3.安全保密原则：采取有效措施保障档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案严格保密。4.方便利用原则：在确保档案安全和保密的前提下，充分考虑档案利用的需求，提供便捷的利用服务，提高档案利用效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本公司/组织的档案管理制度，制定和完善破产案件档案管理的具体办法和操作规程。2.负责破产案件档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全破产案件档案的检索工具和数据库，提高档案查询和利用效率。4.负责档案库房的管理，确保档案存放环境安全、整洁，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。5.对档案管理人员进行业务培训和指导，提高档案管理队伍的整体素质。6.定期对破产案件档案进行统计和分析，向上级领导和相关部门提供档案管理工作情况报告。7.按照规定的期限和程序，做好破产案件档案的鉴定、销毁工作。（二）案件承办部门职责1.在破产案件办理过程中，负责及时收集、整理本部门形成的各类文件材料，并定期向档案管理部门移交。2.协助档案管理部门做好破产案件档案的整理、编目等工作，提供必要的业务指导和信息支持。3.按照档案管理部门的要求，规范本部门文件材料的形成、积累和归档工作，确保文件材料的质量。4.在档案利用过程中，配合档案管理部门做好档案查阅、借阅等服务工作，对涉及本部门的档案利用情况进行跟踪和反馈。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理的各项规章制度，确保档案管理工作的规范、有序进行。2.负责破产案件档案的具体收集、整理、保管、利用等工作，熟练掌握档案管理业务知识和技能。3.对接收的档案进行认真核对、清点，确保档案的数量准确、内容完整。4.按照档案整理的规范要求，对档案进行分类、编号、编目、装订等工作，保证档案整理质量。5.做好档案库房的日常管理工作，定期检查档案的保管状况，及时发现并处理档案保管中存在的问题。6.热情接待档案利用者，按照规定办理档案查阅、借阅等手续，提供优质高效的档案利用服务。7.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容，维护档案的安全和保密。三、档案收集与整理（一）收集范围破产案件档案收集的范围包括但不限于以下方面：1.破产申请文件，如破产申请书、证据材料、债权人名单等。2.法院受理破产案件的相关文件，如受理裁定书、指定管理人决定书等。3.管理人工作文件，包括工作计划、工作方案、会议纪要、财务审计报告、资产评估报告、债权申报与审核文件、财产清查与处置文件等。4.债权人会议文件，如会议通知、会议议程、会议决议等。5.和解、重整程序中的相关文件，如和解协议、重整计划、重整执行情况报告等。6.破产清算文件，如清算报告、资产分配方案、终结裁定书等。7.与破产案件有关的其他文件材料，如往来函件、诉讼文书、执行文书等。（二）收集要求1.案件承办部门应在文件材料形成或收到之日起[X]个工作日内，将其整理后移交档案管理部门。对于重要的、紧急的文件材料应及时移交。2.移交的文件材料应齐全、完整、真实，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.档案管理部门对接收的文件材料进行认真核对，对不符合要求的，应及时退回案件承办部门补充或更正。（三）整理方法1.分类：按照破产案件的流程和文件材料的性质，将档案分为破产申请、受理与管理人指定、债权申报与审核、财产清查与处置、债权人会议、和解与重整、破产清算等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。编号可采用数字编码或字母与数字相结合的方式。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。编目应准确、清晰，便于查阅。4.装订：对纸张规格不一致、破损或易散失的文件材料进行整理和装订，装订应牢固、整齐，不影响文件材料的阅读和使用。四、档案保管（一）保管期限破产案件档案的保管期限根据档案的重要程度和性质确定，一般分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：涉及国家重大利益、具有重要历史价值或法律意义的档案，如破产申请文件、法院受理裁定书、终结裁定书等，应永久保管。2.长期保管：对破产案件处理过程有重要参考价值的档案，如债权人会议文件、和解协议、重整计划等，保管期限为[X]年。3.短期保管：一般性的文件材料，如往来函件、一般性的工作记录等，保管期限为[X]年。（二）保管方式1.纸质档案保管：设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。档案应分类存放，排列整齐，便于查找。2.电子档案保管：对电子档案进行备份存储，存储介质应选择安全可靠的设备，如磁带、光盘、硬盘等。电子档案应进行分类、编号、编目，建立电子档案数据库，便于检索和利用。3.特殊载体档案保管：对于录音、录像、照片等特殊载体的档案，应按照相关规定进行整理和保管，确保档案的质量和安全。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。2.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房内环境整洁、通风良好。3.严格控制档案库房的温度和湿度，温度应保持在[X]℃[X]℃之间，湿度应保持在[X]%[X]%之间。4.加强对档案保管设备的维护和管理，确保设备正常运行。定期对防火、防潮、防虫等设备进行检查和维护，确保其性能良好。5.对档案的查阅、借阅等情况进行登记，及时掌握档案的流向和使用情况。五、档案利用（一）利用范围本公司/组织内部人员因工作需要可查阅、借阅破产案件档案。外部单位或个人因法律规定或工作需要查阅、借阅档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可在档案管理部门指定的场所查阅档案。查阅时，档案管理人员应在场监督，确保档案的安全和完整。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等内容，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：档案利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门的印章，并注明复制日期、份数等内容。（三）利用要求1.档案利用者应遵守档案管理的各项规章制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、撕毁等。2.查阅、借阅档案时，应严格按照规定的范围和程序进行，不得擅自扩大利用范围或泄露档案内容。3.档案利用完毕后，应及时归还档案管理部门。档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，如发现问题，应及时查明原因并处理。4.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，档案利用者应严格保密，不得向无关人员泄露。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、案件承办部门负责人、法律专业人员等组成。鉴定小组负责对破产案件档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定方法1.档案鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、历史价值等因素，对档案进行全面审查和评估。2.对于保管期限已满且确无保存价值的档案，鉴定小组应提出销毁意见。3.对于涉及未了结诉讼、债权债务纠纷等情况的档案，应在相关事项处理完毕后，再进行鉴定和销毁。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，编制档案销毁清册，清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、销毁原因等内容。2.档案销毁清册经档案管理部门负责人审核、公司/组织负责人批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定的场所进行。销毁时，应采用适当的方式，确保档案彻底销毁，无法恢复。4.档案销毁过程中，应有两人以上在场监销，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的破产案件档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，建立电子档案数据库。2.档案检索系统建设：开发档案检索软件，建立档案索引数据库，实现档案的快速检索和查询。3.档案利用系统建设：建立档案利用平台，实现档案的在线查阅、借阅、复制等功能，提高档案利用效率。4.档案安全管理系统建设：加强档案信息化系统的安全防护，采取身份认证、数据加密、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.定期对电子档案进行备份，备