科技档案管理流程及制度

PAGE科技档案管理流程及制度一、总则（一）目的为加强公司科技档案的科学管理，充分发挥科技档案在公司生产、科研、经营、管理等各项活动中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本流程及制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及科技活动产生的档案管理，包括但不限于科研项目、技术改造、新产品开发、设备仪器等方面形成的各类文件材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司科技档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门归口负责，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.完整性原则全面收集和整理科技活动过程中形成的各种载体的文件材料，保证档案内容的完整无缺。3.准确性原则档案内容应真实可靠，数据准确无误，与科技活动实际情况相符。4.系统性原则按照科技活动的规律和特点，对档案进行科学分类、编号和排列，保持档案之间的有机联系。5.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的科技档案采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司科技档案管理的规章制度和工作流程。2.负责公司科技档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门科技文件材料的形成、积累和归档工作，对兼职档案员进行业务培训。4.定期对公司科技档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。5.参与公司重大科技项目的验收和鉴定工作，负责审查项目档案的完整性和准确性。（二）各部门职责1.负责本部门科技文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的真实、完整、准确。2.明确兼职档案员，负责本部门科技文件材料的收集、初步整理和向档案管理部门移交工作。3.配合档案管理部门做好本部门科技档案的查阅、借阅等利用工作，严格遵守档案管理制度。三、科技档案的形成与积累（一）科技项目文件材料的形成1.在科技项目立项阶段，项目负责人应组织相关人员制定项目文件材料归档计划，明确项目实施过程中各阶段应形成的文件材料内容和要求。2.项目实施过程中，各部门和人员应按照归档计划及时形成各自工作中产生的文件材料，包括项目任务书、可行性研究报告、实验记录、测试报告、技术总结、图纸、图表、数据等。3.项目负责人应定期检查项目文件材料的形成情况，督促相关人员及时完成文件材料的整理和归档工作。（二）设备仪器文件材料的形成1.设备仪器购置前，采购部门应收集设备仪器的相关资料，如产品说明书、技术协议、合同等，并及时移交档案管理部门。2.设备仪器到货后，使用部门应组织验收，形成验收报告、安装调试记录等文件材料，并在规定时间内移交档案管理部门。3.设备仪器在使用过程中，应建立设备仪器运行档案，记录设备仪器的维护保养、维修、故障处理等情况。（三）新产品开发文件材料的形成1.新产品开发过程中，应按照项目管理要求，形成新产品设计方案、工艺文件、质量标准、检验报告、用户反馈等文件材料。2.新产品开发项目结束后，项目负责人应及时将项目文件材料整理归档，确保新产品开发过程的可追溯性。四、科技档案的收集与整理（一）收集范围1.科研项目类：项目立项文件、研究报告、实验数据、技术总结、成果鉴定材料、知识产权相关文件等。2.技术改造类：改造方案、施工图纸、设备清单、调试记录、验收报告等。3.新产品开发类：产品设计文件、工艺文件、质量控制文件、市场调研报告、用户手册等。4.设备仪器类：设备仪器购置合同、说明书、安装调试记录、操作规程、维护保养记录、维修记录等。5.其他科技活动类：学术论文、会议资料、技术交流材料、培训教材等。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应定期将本部门形成的科技文件材料收集齐全，进行初步整理。2.收集的科技文件材料应保持原件，如有特殊情况需要复制，应注明复制日期和出处，并加盖部门公章。3.对于电子文件，应确保其格式的通用性和可读性，并按照规定的存储格式和命名规则进行存储。（三）整理方法1.分类按照科技档案的形成领域和内容性质，分为科研项目档案、技术改造档案、新产品开发档案、设备仪器档案等几大类，每大类再根据具体情况进行细分。2.编号采用分类编号法，对每一类科技档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.编目编制科技档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，目录应打印成册，并建立电子目录数据库。4.装订对纸质档案进行装订，保持档案的整齐和牢固，便于保管和查阅。五、科技档案的归档与保管（一）归档时间1.科技项目在验收或鉴定后两个月内，项目负责人应将项目档案整理归档。2.设备仪器在验收合格后一个月内，使用部门应将设备仪器档案移交档案管理部门。3.新产品开发项目结束后三个月内，项目负责人应完成项目档案的归档工作。4.其他科技活动形成的文件材料，应在活动结束后及时归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员将初步整理好的科技文件材料移交档案管理部门。2.档案管理部门对接收的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和系统性，对不符合要求的档案退回原部门进行补充或修正。3.审核合格的档案进行整理、编目、装订等工作，然后按照规定的保管期限和分类进行存放。（三）保管期限1.永久保管凡是反映公司主要科技成果、对公司发展具有重要历史意义和长远利用价值的科技档案，应永久保管。2.长期保管保存期限为10年以上（含10年）的科技档案，主要包括一般性的科技项目档案、重要设备仪器档案等。3.短期保管保存期限为110年的科技档案，主要包括一般性的技术文件、临时性科技活动形成的文件材料等。（四）保管要求1.库房建设档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案装具采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，保持档案排列整齐有序。3.温湿度控制库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。4.电子档案保管建立电子档案存储系统，对电子档案进行备份存储，定期进行数据维护和更新，确保电子档案的安全和完整。六、科技档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和公司档案管理制度，对科技档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从公司科技活动的实际出发，准确判定档案的价值。3.严格掌握鉴定标准，确保鉴定结果的客观性和公正性。（二）鉴定组织成立科技档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期的科技档案进行鉴定工作。（三）鉴定内容1.档案的完整性检查档案是否齐全，是否存在缺页、漏项等情况。2.档案的准确性核实档案内容与科技活动实际情况是否相符，数据是否准确可靠。3.档案的价值评估档案对公司生产、科研、经营、管理等活动的利用价值，确定其保管期限。（四）销毁程序1.鉴定小组对拟销毁的科技档案进行逐一审查，提出销毁意见，填写《科技档案销毁清册》。2.《科技档案销毁清册》经公司主管领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.销毁完毕后，监销人员应在《科技档案销毁清册》上签字确认，并将销毁清册归档保存。七、科技档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因生产、科研、经营、管理等工作需要，可查阅、借阅科技档案。2.公司外部单位因合作、交流等需要，经公司主管领导批准，可查阅公司相关科技档案。3.法律法规规定的其他利用情况。（二）利用方式1.查阅利用者可到档案管理部门查阅科技档案原件或复印件，档案管理部门应提供必要的查阅条件，并做好查阅登记工作。2.借阅因工作需要确需借阅科技档案的，应填写《科技档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等，经部门负责人签字、档案管理部门审核、公司主管领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。（三）利用要求1.利用者应爱护科