实验室档案保管制度

PAGE实验室档案保管制度一、总则（一）目的为加强实验室档案的科学管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在实验室各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本实验室所有档案的保管、利用等相关工作。（三）档案定义实验室档案是指实验室在科研、教学、生产、管理等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：实验室档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映实验室各项活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理实验室在各个阶段形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理，防止泄露。二、档案分类与编号（一）分类1.科研项目档案：包括科研项目立项申请书、研究计划、实验记录、研究报告、成果鉴定材料、专利申请文件等。2.教学档案：教学大纲、教案、实验指导书、学生实验报告、考试试卷、教学评估材料等。3.设备档案：设备购置合同、验收报告、使用说明书、维修记录、报废申请等。4.人员档案：员工个人简历、学历证书、职称证书、培训记录、考核评价等。5.行政管理档案：实验室规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要、对外发文、收文等。6.财务档案：预算报表、经费使用记录、报销凭证等。（二）编号1.采用分类编号法，对每一类档案进行顺序编号。例如，科研项目档案编号为KY[年份][项目序号]，教学档案编号为JX[年份][类别序号]等。2.编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找、统计和管理。三、档案收集与整理（一）收集1.各部门和个人应及时将在工作中形成的各类档案材料移交档案管理部门或指定专人。2.档案管理人员定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，确保档案及时、完整收集。3.对于重要活动、重大项目等形成的档案，档案管理人员应提前介入，及时收集相关材料。（二）整理1.档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类整理。2.对每份档案材料进行编号、编目，填写档案目录清单，包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。3.剔除重复、无效的档案材料，对破损、褪色的档案进行修复或复制。4.按照档案形成的时间顺序或逻辑关系，对档案进行排列，确保档案的系统性和连贯性。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度调节设备等。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应分类存放于档案柜中，电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。2.对重要的纸质档案应进行数字化处理，建立电子档案数据库，方便查询和利用。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。（三）保管期限1.根据档案的重要程度、利用价值和历史意义，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括涉及实验室重大决策、重要科研成果、核心技术资料等；长期保管的档案一般为10年以上，包括一般性科研项目档案、重要教学档案等；短期保管的档案为10年以下，如一般性行政管理档案、临时性项目档案等。3.档案保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的，按照规定程序进行销毁。五、档案利用（一）利用原则1.遵循保密、合法、合理的原则，确保档案利用过程中不泄露国家机密、商业秘密和个人隐私。2.档案利用应有利于实验室的科研、教学、生产和管理工作，促进实验室的发展。（二）利用方式1.查阅：实验室内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经档案管理部门负责人和实验室主管领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[具体天数]，借阅人应妥善保管档案，按时归还。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供档案的复制件。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。复制件应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。（三）利用登记1.档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、部门、利用时间、利用方式、档案名称和编号等信息。2.定期对档案利用登记情况进行统计分析，掌握档案利用动态，为档案管理工作提供参考依据。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组根据档案的保管期限、内容价值、现实利用情况等，对档案进行全面审查，确定档案是否仍有保存价值。3.对经过鉴定确无保存价值的档案编制《档案销毁清单》，注明档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。（二）销毁1.《档案销毁清单》经实验室主管领导批准后，由档案管理部门负责组织实施销毁工作。2.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。对于纸质档案，可采用焚烧、粉碎等方式；对于电子档案，应进行彻底删除，并对存储介质进行格式化处理。3.销毁档案过程中，应指定专人负责监督，确保销毁工作的安全、彻底。销毁完毕后，监督人员应在《档案销毁清单》上签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的实验室档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段，提高档案管理工作的效率和质量，方便档案的查找和利用，促进档案资源的共享。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备、扫描设备等信息化硬件设施，满足档案数字化处理和管理的需要。2.选用适合实验室档案管理的信息化软件，实现档案的分类编目、录入存储、检索查询、借阅管理、统计分析等功能。3.加强档案管理人员的信息化技能培训，提高其操作信息化管理系统的能力和水平。4.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的安全稳定运行。（三）电子档案管理1.电子档案应按照档案分类标准进行分类存储，建立清晰的目录结构，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据的安全性。