征管档案资料管理制度

PAGE征管档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司征管档案资料的管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，提高征管工作效率和质量，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及征管业务的所有部门及人员在征管工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司征管档案资料实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管、利用和销毁等工作，确保档案资料管理的规范化和标准化。2.真实完整原则征管档案资料应如实反映征管工作的全过程，确保档案资料的真实性、完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案资料。3.安全保密原则加强档案资料的安全保密措施，防止档案资料的泄露、丢失和损坏，确保档案资料的安全性和保密性。4.方便利用原则在确保档案资料安全保密的前提下，应充分考虑档案资料的利用需求，提供便捷的查阅、借阅服务，提高档案资料的利用效率。二、档案资料的收集与整理（一）收集范围1.征管业务文件包括各类征管政策文件、通知、规定、办法等，以及公司内部制定的与征管业务相关的制度、流程、规范等文件。2.征管业务报表如纳税申报表、财务报表、征管统计报表等各类报表及相关数据资料。3.征管业务记录包括征管工作中的各类记录、台账、日志等，如税务登记记录、纳税申报记录、税款征收记录、发票管理记录等。4.征管业务合同与征管业务相关的各类合同，如税务代理合同、税务咨询服务合同、纳税担保合同等。5.征管业务函件包括税务机关与公司之间的各类函件、通知、批复等，以及公司与其他相关单位之间涉及征管业务的函件。6.其他征管资料如征管工作中的会议纪要、调研报告、工作总结、培训资料等与征管业务相关的其他资料。（二）收集要求1.各部门及人员应按照规定及时将本部门在征管工作中形成的档案资料收集齐全，不得遗漏。2.收集的档案资料应保持原始状态，不得随意涂改、损毁或丢失。3.对于电子档案资料，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保数据的完整性和可读性。（三）整理方法1.分类根据征管档案资料的性质、内容和来源，按照以下类别进行分类：税收征管类：包括税务登记、纳税申报、税款征收、发票管理、税务检查等方面的档案资料。财务管理类：与征管业务相关的财务报表、财务分析报告、财务审计资料等。政策法规类：国家及地方税收政策法规文件、公司内部征管政策制度等。合同协议类：各类征管业务合同、协议等。其他类：不属于以上类别的其他征管档案资料。各分类下可根据实际情况进一步细分二级、三级类目，确保分类科学合理，便于查找和管理。2.编号为便于档案资料的识别和管理，对每一份档案资料进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，采用“分类号+年度+流水号”的方式进行编制。例如：“SZ2023001”，其中“SZ”为税收征管类的分类号，“2023”为年度，“001”为该年度该类别下的流水号。3.装订对纸质档案资料进行装订，确保整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用左侧装订方式，页号编写在右上角。对于纸张规格不一致的档案资料，应进行折叠或粘贴，使其规格统一。4.编目编制档案资料目录，目录应包括档案资料的编号、名称、日期、来源、保管期限等内容。目录应打印或手写清晰，一式两份，一份随档案资料装订成册，一份单独存放，便于查阅。三、档案资料的保管（一）保管部门公司设立专门的档案管理部门负责征管档案资料的保管工作。档案管理部门应具备必要的保管条件，如档案库房、档案柜架、防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。（二）保管期限根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司征管业务特点，确定征管档案资料的保管期限如下：1.永久保管涉及公司重大征管决策、重要征管政策制定及调整的文件资料。公司年度征管工作总结、重要征管统计报表及分析报告。公司与税务机关签订的重要征管协议、合同等。其他具有重要历史价值和长期利用价值的档案资料。2.定期保管保管期限为30年的档案资料：各类纳税申报表、财务报表、税务登记资料等主要征管业务记录。保管期限为10年的档案资料：一般征管业务文件、通知、规定等，以及一般性的征管业务合同、协议等。保管期限为5年的档案资料：临时性的征管业务记录、台账、日志等。（三）保管要求1.档案管理部门应按照档案资料的类别、保管期限进行分类存放，确保档案资料存放有序，便于查找和管理。2.定期对档案资料进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案资料的安全完整。3.做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等工作，配备必要的消防器材、除湿设备、防虫药品等，确保档案资料的保管环境符合要求。4.对电子档案资料应进行备份，备份存储介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。同时，定期对电子档案资料进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。四、档案资料的利用（一）利用范围公司内部各部门及人员因征管工作需要，可查阅、借阅征管档案资料。外部单位因工作需要查阅公司征管档案资料的，应按照规定办理相关手续。（二）利用方式1.查阅公司内部人员查阅征管档案资料，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应根据申请表提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。查阅人员不得擅自将档案资料带出档案库房，如需复印或摘录相关内容，应经档案管理部门负责人批准。2.借阅因工作需要借阅征管档案资料的，应填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案资料的名称、编号、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自涂改、损毁或丢失档案资料。借阅期满后，应及时归还档案管理部门。（三）利用审批1.对于涉及公司重要征管信息、商业秘密等敏感档案资料的查阅、借阅，应经公司分管领导审批同意后方可办理。2.外部单位查阅公司征管档案资料的，应提交正式的查阅申请函，注明查阅目的、查阅范围等，并加盖单位公章。经公司分管领导审批同意后，档案管理部门应安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅过程中，查阅人员不得擅自复制、拍照、录像或带走档案资料，如需复制相关内容，应经公司书面同意，并按照规定支付复制费用。五、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、财务部门负责人、征管业务部门负责人等相关人员组成。鉴定小组负责对到期的征管档案资料进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定内容1.根据档案资料的保管期限，对已到期的档案资料进行审查，确定是否仍具有保存价值。2.审查档案资料的内容是否涉及公司重要征管信息、商业秘密等，如有涉及，应根据相关规定进行处理。3.检查档案资料的完整性和准确性，对于不完整或不准确的档案资料，应进一步核实或补充相关信息后再进行鉴定。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对到期档案资料进行鉴定后，形成《档案销毁鉴定意见书》，提出销毁意见。2.经公司分管领导批准后，档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案资料的名称、编号、日期、数量等信息。3.按照规定的程序进行销毁，可采用焚烧、粉碎等方式进行销毁。销毁过程中，应安排专人监销，确保销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》与相关鉴定资料一并归档保存。六、档案资料的信息化管理（一）信息化建设目标建立公司征管档案资料信息化管理系统，实现档案资料的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案资料管理的效率和水平，为公司征管工作提供更加便捷、高效的信息支持。（二）信息化管理内容1.档案资料录入将纸质档案资料及电子档案资料按照规定的格式和要求录入信息化管理系统，确保录入数据的准确性和完整性。录入过程中，应建立严格的数据审核机制，对录入数据进行多次核对，确保数据质量。2.档案资料检索在信息化管理系统中建立完善的检索功能，支持按照档案资料的编号、名称、日期、类别等多种条件进行检索，方便用户快速查找所需档案资料。3.档案资料利用通过信息化管理系统实现档案资料的在线查阅、借阅、下载等功能，用户可根据权限在系统中进行相应操作，提高档案资料的利用效率。同时，系统应记录用户的操作日志，以便进行审计和追溯。4.档案资料统计分析利用信息化管理系统对档案资料进行统计分析，生成各类统计报表和分析报告，为公司征管决策提供数据支持。例如，统计各类征管档案资料的数量、分布情况，分析征管业务的发展趋势等。（三）信息化安全管理1.建立健全信息化管理系统的安全管理制度，加强对系统的安全防护，防止数据泄露、病毒攻击等安全事件的发生。2.对系统用户进行权限管理，根据用户的工作职责和业务需求，分配相应的系统操作权限，确保用户只能访问和操作其权限范围内的档案资料。3.定期对信息化管理系统进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。同时，定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保数据的可恢复性。4.加强对信息化管理系统的维护和更新，及时修复系统漏洞，优化系统性能，确保系统的稳定运行。七、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门定期对征管档案资料管理工作进行监督检查，检查内容包括档案资料的收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等环节的工作情况，以及档案资料信息化管理系统的运行情况。2.档案管理部门应定期对自身工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题，不断完善档案资料管理制度和工作流程。（二）考核评价1.建立征管档案资料管理工作考核评价机制，对各部门及人员在档案资