消防档案管理制度规范

PAGE消防档案管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司消防档案管理，规范消防档案的建立、保管、使用和销毁等工作，确保消防档案的完整性、准确性和有效性，为公司消防安全管理提供有力支持，依据《中华人民共和国消防法》、《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》等相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构及所属单位的消防档案管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家法律法规和行业标准要求，确保消防档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：消防档案内容应真实反映公司消防安全工作实际情况，数据准确无误。3.完整规范原则：全面涵盖消防安全管理的各个方面，档案资料应规范整理、分类清晰。4.便于查询利用原则：建立科学合理的档案管理体系，方便公司内部人员查询、使用消防档案，为消防安全决策和日常管理提供依据。二、消防档案的分类与内容（一）消防安全基本情况1.单位基本概况公司简介，包括成立时间、经营范围、组织机构、人员规模等。地理位置及周边环境示意图，标注与消防相关的重要场所和设施位置。2.消防设施设备档案消防设施设备清单，详细记录各类消防设施设备的名称、型号、数量、购置时间、安装位置等信息。消防设施设备的维护保养记录，包括定期检查、维修、保养的时间、内容、结果等。消防设施设备的检测报告，每年委托具有资质的检测机构进行检测的报告文件。3.消防安全管理制度公司制定的各项消防安全管理制度，如消防安全责任制、防火巡查制度、消防控制室值班制度、消防设施设备维护管理制度等。制度的修订记录，包括修订时间、原因、修订内容等。4.消防工作组织机构消防安全责任人、管理人及各部门、各岗位消防安全职责。消防工作领导小组成员名单及职责分工。5.消防应急预案综合应急预案、专项应急预案和现场处置方案，包括火灾事故应急预案、消防设施设备故障应急预案等。应急预案的演练记录，每次演练的时间、地点、内容、参与人员、演练效果评估等。6.员工消防安全培训记录年度消防安全培训计划及实施情况，包括培训时间、地点、培训内容、培训人员名单等。员工消防安全培训考核记录，员工培训后的考核成绩、证书等资料。7.火灾隐患排查治理记录定期开展火灾隐患排查的记录，包括排查时间、人员、范围、发现的火灾隐患及整改情况等。重大火灾隐患的评估报告、整改方案及整改落实情况。（二）消防安全管理情况1.消防设施设备运行记录消防设施设备每日运行状况记录，如消防水泵、消防电梯、火灾自动报警系统、自动喷水灭火系统等的运行参数、故障情况等。消防控制室值班记录，详细记录值班人员姓名、值班时间、接警情况、设备运行状况及处置情况等。2.防火巡查记录每日防火巡查记录，巡查人员、时间、路线、发现的问题及处理情况等。夜间防火巡查记录，特殊时段（如节假日、夜间）的防火巡查情况。3.火灾隐患整改记录火灾隐患整改通知书，记录发现的火灾隐患、整改要求、整改期限等信息。火灾隐患整改跟踪记录，跟踪火灾隐患整改过程，直至整改完毕并验收合格的记录。4.消防安全宣传教育活动记录开展消防安全宣传教育活动的计划、方案及实施情况，包括活动时间、地点、形式、参与人员等。活动效果评估记录，通过问卷调查、现场反馈等方式对活动效果进行评估的资料。5.消防工作会议记录消防安全工作例会记录，定期召开的消防安全工作会议的时间、地点、参会人员、会议内容、决议事项等。专题会议记录，针对消防安全专项工作召开的会议记录。6.消防设施设备维修保养合同及费用记录与消防设施设备维修保养单位签订的合同，明确双方权利义务、维修保养内容、费用标准等。消防设施设备维修保养费用支出记录，包括每次维修保养的费用金额、支付凭证等。7.消防工作奖惩记录对在消防安全工作中表现突出的部门或个人进行奖励的记录，包括奖励时间、对象、奖励原因、奖励方式等。对违反消防安全规定的部门或个人进行处罚的记录，处罚决定书、处罚执行情况等。三、消防档案的建立与收集（一）责任部门与人员1.公司消防安全管理部门负责统筹消防档案的建立与收集工作，指定专人负责具体实施。2.各部门应明确本部门消防档案资料的收集责任人，负责及时将本部门产生的消防档案资料整理、报送至消防安全管理部门。（二）建立与收集要求1.消防档案应随消防安全管理工作的开展同步建立，确保档案资料的及时性和完整性。2.各部门收集的消防档案资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改或遗漏重要信息。3.消防档案资料应使用A4纸打印或书写，字迹清晰、工整，签字盖章齐全。4.对于电子文件，应进行规范命名和分类存储，确保文件的可读性和可追溯性。（三）资料交接1.各部门收集责任人应定期将整理好的消防档案资料移交至消防安全管理部门，移交时应填写《消防档案资料交接清单》，双方签字确认。2.消防安全管理部门接收档案资料后，应及时进行审核，如发现问题应及时通知移交部门进行补充或更正。四、消防档案的整理与归档（一）整理原则1.按照消防档案的分类，对收集到的资料进行分类整理，确保同一类资料集中存放。2.遵循档案形成的时间顺序，对资料进行排序，便于查阅和追溯。3.对每份资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。（二）整理方法1.对纸质档案资料，应去除金属物，采用A4纸规格的档案盒或文件夹进行装订，并在封面和脊背处填写档案名称、编号、年度、保管期限等信息。2.对电子档案资料，应按照分类目录建立文件夹，每个文件夹下再按照资料类别和时间顺序建立子文件夹，对文件进行命名时应体现文件内容和时间等关键信息。3.对照片、图表等非纸质资料，应进行扫描或翻拍，转换为电子文件后按照上述方法进行整理归档，同时保留原始资料。（三）归档要求1.消防档案应按照年度进行归档，每年形成的消防档案资料应在次年上半年完成归档工作。2.归档后的消防档案应编制《消防档案目录》，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于快速查找和利用。3.消防档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案的安全保管。五、消防档案的保管与借阅（一）保管期限1.消防安全基本情况档案应长期保管，确保公司消防安全管理的连续性和稳定性。2.消防安全管理情况档案中，与消防设施设备运行、防火巡查、火灾隐患整改等日常工作相关的记录应保管5年以上；消防工作会议记录、消防安全宣传教育活动记录等应保管3年以上；消防工作奖惩记录应长期保管。（二）保管措施1.档案库房应配备必要的消防设施设备，如灭火器、消火栓等，确保库房消防安全。2.定期对档案进行检查和盘点，发现档案损坏、丢失等情况应及时采取措施进行修复和查找。3.对电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。（三）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅消防档案时，应填写《消防档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅档案名称、借阅期限等信息，经所在部门负责人和消防安全管理部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅人员应按照规定的借阅期限归还档案，如需延期借阅，应重新办理申请手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容，如因保管不善导致档案损坏或丢失，应承担相应责任。4.非公司内部人员原则上不得借阅消防档案，如因特殊原因确需借阅的，应经公司消防安全责任人批准，并按照公司相关规定办理借阅手续。六、消防档案的更新与销毁（一）更新要求1.随着公司消防安全管理工作的发展和变化，消防档案应及时进行更新。2.消防设施设备发生变更、维修、改造等情况时，应及时更新相应的档案资料，确保档案信息的准确性。3.消防安全管理制度、应急预案等文件修订后，应在规定时间内将修订后的文件替换原档案资料，并做好记录。（二）销毁程序1.消防档案保管期满后，由消防安全管理部门提出销毁意见，填写《消防档案销毁申请表》，注明档案名称、编号及销毁原因等信息。2.《消防档案销毁申请表