安置点档案管理制度

PAGE安置点档案管理制度一、总则（一）目的为加强安置点档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在安置工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织负责的各类安置点档案管理工作。（三）档案定义本制度所指档案是指在安置点建设、运行及相关工作过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责安置点档案的集中管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则：档案内容应真实反映安置点工作的实际情况，确保档案的完整性，不得遗漏重要信息。3.分类科学原则：按照档案的形成领域、内容性质等进行科学分类，便于档案的整理、保管和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，对涉及国家机密、个人隐私等敏感信息的档案严格保密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置公司/组织设立安置点档案管理办公室，挂靠在[具体部门名称]，负责统筹协调安置点档案管理工作。（二）档案管理办公室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本公司/组织的档案管理制度，制定和完善安置点档案管理的具体办法和操作规程。2.负责接收、收集、整理、保管安置点各类档案，确保档案的齐全、完整和安全。3.对档案进行分类、编号、编目等整理工作，建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定程序销毁已到保管期限且无保存价值的档案。5.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。7.监督、指导各安置点相关部门的档案管理工作，确保档案管理工作规范有序。（三）档案管理人员职责1.负责档案的日常收集、整理、保管、借阅等具体工作，严格遵守档案管理规定，确保档案安全。2.熟悉档案内容，积极为档案利用者提供服务，及时准确地查找和提供所需档案。3.定期对档案进行清查核对，发现问题及时报告并采取措施解决。4.参与档案鉴定工作，提出档案保管期限的建议。5.协助做好档案信息化建设工作，录入和维护档案信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.安置点规划设计文件，包括选址报告、规划图纸、设计方案等。2.安置点建设过程中的各类文件，如施工许可证、工程合同、招投标文件、工程变更记录、质量检验报告、竣工验收文件等。3.安置点入住人员信息档案，包括个人基本情况、家庭关系、安置协议等。4.安置点管理服务文件，如日常管理制度、安全保卫记录、环境卫生检查记录、物资采购与发放记录等。5.安置点开展的各类活动资料，如文化活动记录、教育培训记录、就业帮扶记录等。6.与安置点相关的上级文件、通知、会议纪要等。7.其他具有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门和相关人员应及时将在工作中形成的档案材料移交档案管理办公室，确保档案收集的及时性。2.移交的档案材料应齐全、完整，字迹清晰，格式规范，签字盖章手续完备。3.对于重要的档案材料，应同时移交电子文档，确保电子文档与纸质文档内容一致。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质和内容，分为综合管理类、建设工程类、人员安置类、管理服务类、活动记录类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，方便查询和检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫鼠、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、除湿机、空调、灭火器等。2.对电子档案应配备专用的存储设备，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括涉及安置点重大决策、重要历史事件、法律法规性文件等。3.长期保管的档案保管期限为10年以上（含10年），主要包括安置点建设工程档案、重要的管理服务文件等。4.短期保管的档案保管期限为15年，主要包括一般性的活动记录、临时性文件等。（四）档案清查1.定期对档案进行清查核对，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况准确无误。2.清查过程中发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，采取补救措施，并报告上级主管部门。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案的利用符合国家法律法规和公司/组织的规定。2.档案利用应优先满足安置点工作需要，为解决实际问题提供依据。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案管理办公室查阅档案原件或复印件，档案管理人员应提供必要的协助。查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续，填写借阅申请表，经档案管理办公室负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[具体期限]，借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏、丢失档案。借阅期满后应及时归还档案。（三）特殊情况处理1.涉及国家机密、个人隐私等敏感档案的利用，应严格按照国家有关保密规定办理审批手续，限制利用范围。2.对于重要档案的利用，档案管理办公室可根据实际情况进行现场监督，确保档案的安全和正确使用。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理办公室负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限的规定，结合安置点工作实际，对档案进行鉴定，确定档案是否仍具有保存价值。2.判断档案是否涉及重要历史事件、法律法规规定、安置点核心业务等，以此作为鉴定档案价值的重要依据。（三）鉴定程序1.档案管理办公室定期对到期档案进行清理，提出初步鉴定意见，填写档案鉴定登记表。2.档案鉴定小组对初步鉴定意见进行审核，召开鉴定会议，对档案的保存价值进行集体讨论，形成鉴定结论。3.对确定无保存价值的档案，编制档案销毁清单，经公司/组织主管领导批准后进行销毁。（四）销毁方式1.档案销毁应采用安全、可靠的方式，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。2.档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，记录由档案管理办公室保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的安置点档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段提高档案管理工作效率，提升档案服务水平，为安置点工作提供更加便捷的档案信息支持。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子档案进行图像处理、数据挂接、目录录入等工作，建立电子档案数据库。（三）系统功能1.档案管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能模块，并实现各模块之间的数据共享和协同工作。2.系统应设置用户权限管理功能，不同用户根据其工作需要具有相应的操作权限，确保档案信息的安全保密。（四）数据安全与维护1.建立电子档案数据备份制度，定期对电子档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，防止数据丢失。