档案室墙壁制度建设标准

PAGE档案室墙壁制度建设标准一、总则（一）目的为加强公司档案室墙壁制度建设，规范档案管理工作，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本标准。（二）适用范围本标准适用于公司各部门及所属单位档案室墙壁制度的建设与管理。（三）基本原则1.合法性原则：制度建设应符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.完整性原则：涵盖档案管理的各个环节，确保制度全面、系统。3.实用性原则：制度内容应简洁明了，便于使用人员理解和执行。4.动态性原则：根据档案管理工作的发展和变化，及时修订和完善制度。二、档案室墙壁制度内容（一）档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。指导和监督各部门档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。负责档案库房的日常管理，确保档案的安全存储。定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和准确性。组织开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。2.部门兼职档案员职责负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作，确保档案的齐全、完整。按照档案管理部门的要求，及时将本部门档案移交档案室。协助档案管理部门开展档案的查阅利用工作，提供必要的档案信息。参与档案管理部门组织的档案业务培训和学习活动，提高自身档案管理水平。（二）档案收集与整理1.档案收集范围公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料，均应纳入档案收集范围。包括但不限于公司文件、会议记录、合同协议、财务报表、人事档案、技术资料、项目档案等。2.档案收集要求各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、准确地收集齐全。收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁或丢失。对于电子文件，应按照规定的格式和存储方式进行收集，并确保其可读性和可追溯性。3.档案整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。按照统一的分类标准和编号方法进行整理，确保档案整理的规范化和标准化。4.档案分类方法采用年度机构保管期限分类法。即先按年度将档案分为不同年份，再按机构（部门）进行分类，最后根据保管期限分为永久、长期和短期三类。对于项目档案，可按照项目名称进行分类，再结合年度、保管期限等因素进行整理。5.档案编号规则档案编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。编号格式为：年度+机构代码+保管期限代码+流水号。例如：202301Y001，表示2023年由01部门形成的永久保管档案，流水号为001。（三）档案归档与保管1.档案归档时间各部门应在次年上半年将上一年度形成的档案整理归档完毕，并移交档案室统一保管。对于重大项目档案，应在项目结束后三个月内完成归档工作。2.档案归档程序各部门兼职档案员对整理好的档案进行初步审核，确保档案质量符合要求。填写档案移交清单，一式两份，双方签字确认后，一份由移交部门留存，一份随档案移交档案室。档案室接收档案后，按照分类编号规则进行重新整理和上架，并建立档案目录数据库。3.档案保管期限划分永久保管档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管档案：保管期限为15年至50年的档案，主要是公司在一定时期内具有查考利用价值的文件材料。短期保管档案：保管期限为5年以下的档案，主要是公司在较短时间内需要查考利用的文件材料。4.档案保管要求档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案的安全存储。档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对于电子档案，应定期进行备份，存储在安全可靠的介质上，并异地存放。（四）档案查阅与利用1.档案查阅权限公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，方可到档案室查阅。查阅重要档案或涉及机密的档案，需经公司分管领导审批。外部单位查阅档案，须持有单位介绍信，经公司档案管理部门负责人审核，报公司分管领导批准后，方可查阅。2.档案查阅程序查阅人员凭有效证件和审批后的《档案查阅申请表》到档案室办理查阅手续。档案室工作人员根据查阅申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损或转借他人。如需复印或摘录档案内容应经档案室工作人员同意，并登记备案。3.档案利用登记档案室应建立档案利用登记制度，对档案查阅和利用情况进行详细记录。记录内容包括查阅日期、查阅人员姓名、部门、查阅目的、查阅档案名称及数量等。档案利用登记册应妥善保管，以备查询。（五）档案鉴定与销毁1.档案鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门兼职档案员和相关业务专家。档案鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。2.档案鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，综合判断档案是否仍需继续保存。对于已失去保存价值的档案，应及时予以销毁。3.档案销毁程序档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行逐一审核，形成档案销毁清册。档案销毁清册应包括档案名称、年度、保管期限、数量等详细信息，并经档案鉴定工作小组全体成员签字确认。报公司分管领导审批后，由档案管理部门指定专人负责销毁工作。销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程要有两人以上在场监督，并在档案销毁清册上签字注明销毁日期。档案销毁清册应永久保存。（六）档案信息化管理1.档案信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。提高档案管理的效率和水平，为公司各项工作提供便捷的档案信息服务。2.档案数字化要求按照档案整理的要求，对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。扫描分辨率应不低于300dpi，存储格式应为通用的图像格式，如PDF等。对数字化档案进行著录标引，建立准确的档案目录数据库，便于检索和查询。3.档案信息化系统管理配备专业的档案信息化管理人员负责系统的日常维护和管理。定期对档案信息化系统进行备份，确保数据的安全可靠。加强对档案信息化系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。三、档案室墙壁制度的实施与监督（一）制度培训1.档案管理部门应定期组织公司各部门兼职档案员参加档案管理制度培训，确保制度的有效执行。2.培训内容包括档案管理的法律法规、本制度的各项规定、档案收集整理方法、信息化管理等方面。3.通过培训，提高兼职档案员的业务水平和责任意识，使其熟悉并掌握档案管理工作的流程和要求。（二）监督检查1.档案管理部门应定期对各部门档案管理工作进行监督检查，确保档案管理制度的落实。2.检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、查阅利用等环节的工作情况，以及档案信息化建设情况。3.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。整改完成后，进行复查，确保问题得到彻底解决。（三）考核评价1.建立档案管理工作考核评价机制，将档案管理工作纳入公司绩效考核体系。2.考核评价内容包括档案管理制度执行情况、档案管理工作质量、档案利用效果等方面。3.根据考核评价结果，对档案管