规范实物档案管理制度

PAGE规范实物档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司实物档案管理，确保实物档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥实物档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在各项活动中形成的具有保存价值的实物档案的管理。（三）定义实物档案是指公司在生产、经营、管理等活动中形成的，能够反映公司历史和发展，具有保存价值的各类实物，包括但不限于奖杯、奖牌、证书、印章、票据、字画、模型、样品等。（四）管理原则实物档案管理遵循集中统一管理、分级负责、分类科学、便于利用的原则。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善实物档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门实物档案的收集、整理、归档工作。3.负责实物档案的集中保管，建立实物档案库房，配备必要的保管设备和设施。4.对实物档案进行分类、编号、编目等整理工作，建立实物档案目录数据库。5.负责实物档案的鉴定、销毁工作，对已超过保管期限或失去保存价值的实物档案提出鉴定意见，报公司领导批准后进行销毁。6.负责提供实物档案的查阅、借阅服务，按照规定办理查阅、借阅手续。7.定期对实物档案管理工作进行检查和总结，不断提高实物档案管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门实物档案的收集、整理工作，确保实物档案的完整、准确。2.按照公司实物档案管理制度的要求，定期将本部门整理好的实物档案移交档案管理部门归档。3.配合档案管理部门做好实物档案的鉴定、销毁等工作。4.在工作中需要查阅、借阅实物档案时，按照规定办理查阅、借阅手续。三、实物档案的收集（一）收集范围1.公司获得的各类奖杯、奖牌（如国家级、省部级奖项等）。2.公司获得的各类荣誉证书（如质量管理体系认证证书、高新技术企业证书等）。3.公司使用的各类印章（包括行政章、财务章、合同章等）。4.公司签订的重要合同文本、协议等票据。5.公司领导及员工获得的具有重要意义的个人荣誉证书。6.公司收藏的具有历史价值或艺术价值的字画。7.公司生产的各类产品模型、样品。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责实物档案的收集工作，确保实物档案及时、完整地收集到公司。2.对于新形成的实物档案，应在相关活动结束后[X]个工作日内收集齐全，并移交档案管理部门。3.收集实物档案时，应同时收集相关的文字说明材料，如获奖文件、证书颁发机构的证明、合同签订背景等，文字说明材料应真实、准确、完整。四、实物档案整理（一）分类实物档案按照以下类别进行分类：1.荣誉类：包括奖杯、奖牌、荣誉证书等。2.印章类：包括公司各类印章。3.票据类：包括重要合同文本、协议等票据。4.字画类：包括公司收藏的字画。5.模型样品类：包括公司生产的产品模型、样品。6.其他类：不属于以上类别的实物档案。（二）编号实物档案应进行编号管理，编号应具有唯一性和系统性。编号方法如下：1.荣誉类：采用“R年份序号”的编号方式，其中“R”代表荣誉类，“年份”为获得荣誉的年份，“序号”为该年份获得荣誉的顺序号。例如，2023年获得的第5个国家级奖项，编号为“R202305”。2.印章类：采用“Y印章名称序号”的编号方式，其中“Y”代表印章类，“印章名称”为印章的具体名称，“序号”为该印章的编号。例如，行政章的编号为“Y行政章01”。3.票据类：采用“J年份序号”的编号方式，其中“J”代表票据类，“年份”为票据形成的年份，“序号”为该年份票据的顺序号。例如，2022年签订的第10份重要合同，编号为“J202210”。4.字画类：采用“Z字画名称序号”的编号方式（若有多幅字画，按收藏时间先后顺序编号），其中“Z”代表字画类，“字画名称”为字画的具体名称，“序号”为该字画的编号。例如，一幅名为《山水图》的字画，编号为“Z山水图01”。5.模型样品类：采用“M产品名称序号”的编号方式，其中“M”代表模型样品类，“产品名称”为产品的具体名称，“序号”为该产品模型或样品的编号。例如，一款名为“A型手机”的产品模型，编号为“MA型手机01”。6.其他类：采用“Q年份序号”的编号方式，其中“Q”代表其他类，“年份”为实物形成的年份，“序号”为该年份其他类实物的顺序号。例如，2021年形成的第3个其他类实物，编号为“Q202103”。（三）编目实物档案应进行编目，编目内容包括编号、名称、类别、来源、日期、保管期限等。编目应准确、清晰，便于查阅和管理。编目格式如下：|编号|名称|类别|来源|日期|保管期限|||||||||R202305|国家级[具体奖项名称]奖杯|荣誉类|公司[具体部门名称]在[具体项目名称]中获得|2023年[获奖日期]|长期||Y行政章01|行政章|印章类|公司刻制|20[刻制年份]年[刻制日期]|长期||J202210|[合同名称]合同|票据类|公司与[合作方名称]签订|2022年[签订日期]|长期||Z山水图01|山水图|字画类|公司收藏|20[收藏年份]年[收藏日期]|长期||MA型手机01|A型手机模型|模型样品类|公司生产|20[生产年份]年[生产日期]|长期||Q202103|[实物名称]|其他类|公司[具体部门名称]形成|2021年[形成日期]|长期|五、实物档案保管（一）保管方式1.实物档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.对于体积较大、不易移动的实物，如奖杯、奖牌等，应在库房内设置专门的陈列架进行存放；对于体积较小、易损坏的实物，如印章、票据等，应存放在专用的档案盒或保险柜内。3.字画类实物应存放在专门的字画存放柜内，存放柜应具备恒温、恒湿功能，以保护字画不受损坏。4.模型样品类实物应根据其特点进行妥善存放，对于易碎、易变形的模型样品，应采取相应的防护措施。（二）保管期限实物档案的保管期限根据其重要程度和历史价值确定，一般分为长期和短期。具体保管期限如下：1.长期保管：公司获得的国家级、省部级奖项的奖杯、奖牌、荣誉证书等。公司使用的各类印章。公司签订的重要合同文本、协议等票据。公司领导及员工获得的具有重要意义的个人荣誉证书。公司收藏的具有历史价值或艺术价值的字画。公司生产的具有代表性的产品模型、样品。2.短期保管：公司获得的地市级以下奖项的奖杯、奖牌、荣誉证书等。一般性的工作文件、票据等。（三）定期检查档案管理部门应定期对实物档案进行检查，检查内容包括实物档案的存放情况、保管环境、编目信息等。检查周期为每年[X]次，检查结果应记录在案。如发现实物档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理，并报告公司领导。六、实物档案鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对实物档案进行鉴定，确定其是否仍具有保存价值。鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门及专业人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据实物档案的保管期限、重要程度、历史价值等因素，对实物档案进行综合评估，提出鉴定意见。鉴定意见应明确实物档案是否继续保存、延长保管期限或予以销毁。3.对于拟销毁的实物档案，鉴定小组应填写《实物档案销毁鉴定表》，详细说明销毁理由、档案名称、编号、类别、形成时间等信息。（二）销毁1.经鉴定确需销毁的实物档案，应报公司领导批准后进行销毁。2.销毁实物档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。监销人员应在《实物档案销毁清册》上签字确认。3.《实物档案销毁清册》应包括销毁日期、档案名称、编号、类别、数量、销毁原因等内容，与《实物档案销毁鉴定表》一并归档保存。七、实物档案查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅实物档案时，应填写《实物档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号、类别等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据查阅申请表，提供相应的实物档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员应爱护实物档案，不得在实物档案上涂改、标记、损坏等。3.查阅结束后，查阅人员应及时将实物档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。（二）借阅1.公司内部人员因特殊原因需要借阅实物档案时，应填写《实物档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称、编号、类别、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，报公司领导批准。2.档案管理部门应根据借阅申请表，办理借阅手续，向借阅人员提供相应的实物档案，并要求借阅人员出具借条。借条应注明档案名称、编号、类别、借阅期限、