档案保密管理制度信息

PAGE档案保密管理制度信息一、总则（一）目的为加强公司/组织档案的保密管理，确保档案信息的安全与完整，防止档案信息的泄露、篡改或丢失，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案管理的部门、岗位及人员，包括但不限于档案管理部门、各业务部门、员工个人等。（三）基本原则1.保密性原则：严格保守档案信息秘密，防止无关人员知悉。2.完整性原则：确保档案信息的真实、准确、完整，不得擅自篡改或销毁档案。3.安全性原则：采取必要的安全措施，保障档案信息存储、传输和使用过程中的安全。4.合规性原则：遵守国家法律法规及行业标准，依法进行档案保密管理。二、档案的分类与密级划分（一）档案分类1.行政档案：包括公司/组织的各类规章制度、会议纪要、工作计划与总结、人事档案等。2.业务档案：涵盖市场营销、财务、研发、生产、采购等业务领域产生的档案，如合同协议、财务报表、技术文档、生产记录等。3.客户档案：涉及公司/组织与客户之间的往来文件、客户信息、交易记录等。4.其他档案：如审计档案、法律文件、资质证书等。（二）密级划分根据档案内容的敏感程度和重要性，将档案划分为以下密级：1.绝密级：涉及公司/组织核心机密，一旦泄露将对公司/组织造成重大损失或严重影响的档案，如公司战略规划、核心技术资料、重大商业机密等。2.机密级：包含重要业务信息、关键技术数据、敏感客户信息等，泄露后可能对公司/组织产生较大不利影响的档案。3.秘密级：涉及一般业务信息、普通客户资料等，泄露后可能对公司/组织造成一定影响的档案。4.非密级：不涉及敏感信息，可公开或在一定范围内共享的档案。三、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案形成后及时收集归档。2.收集的档案应内容完整、字迹清晰、格式规范，符合档案管理的要求。3.对于电子档案，应确保其存储格式的兼容性和可读性，并进行定期备份。（二）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.对每份档案进行编号、编目，建立档案索引，便于查找和管理。3.对于纸质档案，应进行装订、编页，确保档案的整齐和牢固；对于电子档案，应进行分类存储，建立清晰的文件夹结构。四、档案的存储与保管（一）存储方式1.纸质档案：应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.电子档案：应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。（二）保管措施1.档案库房应设置专人负责管理，定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全与完整。2.对不同密级的档案应实行分区存放，严格限制无关人员进入档案库房。3.对于电子档案，应设置严格的访问权限，防止未经授权的访问和数据泄露。4.定期对档案存储设备进行维护和更新，确保设备的正常运行。五、档案的借阅与使用（一）借阅申请1.因工作需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、密级、用途、借阅期限等信息。2.《档案借阅申请表》应经部门负责人审批，对于绝密级档案，还需经公司/组织主管领导审批。（二）借阅审批1.档案管理部门收到《档案借阅申请表》后，应进行审核，对符合借阅条件的申请予以批准，并发放《档案借阅证》。2.《档案借阅证》应注明借阅人员姓名、部门、借阅档案名称及期限等信息，借阅人员应妥善保管，不得转借他人。（三）借阅期限1.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.对于绝密级档案，借阅期限应严格控制，原则上不得超过[X]个工作日，并需经原审批领导同意。（四）使用要求1.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，不得擅自延长借阅时间。2.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、复印、转借或泄露档案内容。3.在档案使用过程中，如需对档案进行摘录、引用，应经档案管理部门同意，并注明出处。六、档案的传递与交接（一）传递方式1.纸质档案：通过专人送达、机要邮寄等方式进行传递，确保档案的安全与及时送达。2.电子档案：通过加密电子邮件、安全的文件传输系统等方式进行传递，并确保传输过程中的数据安全。（二）交接手续1.档案传递过程中，应办理严格的交接手续，双方应在《档案交接清单》上签字确认。2.《档案交接清单》应注明档案名称、数量、密级、交接时间、交接双方人员等信息。七、档案的销毁（一）销毁条件1.档案已超过保管期限，且确无保存价值的。2.因其他原因需要销毁的档案，如档案内容涉及违法违规、已失去时效性等。（二）销毁审批1.档案管理部门应定期对档案进行清理，提出销毁档案的清单，报公司/组织主管领导审批。2.对于涉及重要信息或敏感内容的档案销毁，应进行严格的审核和审批，确保销毁过程的合法性和安全性。（三）销毁方式1.纸质档案：采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，并确保销毁彻底，无法恢复。2.电子档案：通过专业的数据擦除软件对存储设备进行多次擦除，确保数据无法恢复，然后对存储设备进行物理销毁。（四）销毁记录档案销毁过程应进行详细记录，记录内容包括销毁档案的名称、数量、密级、销毁时间、销毁方式、执行人员等信息。销毁记录应保存[X]年以上。八、档案保密管理的监督与检查（一）监督机制1.公司/组织应建立档案保密管理监督机制，定期对档案保密制度的执行情况进行检查。2.档案管理部门应设立专人负责档案保密管理监督工作，对各部门档案管理情况进行日常监督。（二）检查内容1.档案的收集、整理、存储、保管、借阅、使用、传递、交接及销毁等环节是否符合本制度的规定。2.档案管理人员是否具备必要的保密意识和业务能力。3.档案保密设施设备是否正常运行，安全措施是否落实到位。（三）检查方式1.定期检查：公司/组织应每年至少进行[X]次全面的档案保密管理检查，对发现的问题及时进行整改。2.不定期抽查：档案管理部门可根据实际情况，不定期对各部门档案管理情况进行抽查，及时发现和纠正违规行为。（四）问题处理1.对于检查中发现的档案保密管理问题，应及时下达《整改通知书》，责令相关部门限期整改。2.对违反档案保密制度的行为，应视情节轻重，给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。对造成公司/组织重大损失的，应依法追究相关人员