运管所档案室管理制度

PAGE运管所档案室管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范运管所档案室的管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，为运管所的各项工作提供有力的支持和保障。2.适用范围本制度适用于运管所档案室的档案管理工作，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等环节。3.基本原则集中统一管理原则：运管所档案室对全所各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。真实性原则：档案应如实反映运管所的工作活动和历史面貌，不得伪造、篡改。保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息不泄露。方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为运管所工作人员和社会公众提供便捷的档案服务。二、档案管理机构与人员1.档案室设置运管所设立档案室，负责全所档案的集中管理工作。档案室应配备必要的办公设备和档案保管设施，确保档案管理工作的正常开展。2.人员配备档案室应配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉运管所的业务工作，经过专业培训并取得相应的资格证书。3.岗位职责档案管理人员职责负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案的质量。做好档案的保管工作，定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全。按照规定的程序和方法，对档案进行鉴定、销毁工作。积极开展档案利用工作，为运管所工作人员和社会公众提供档案查阅、借阅等服务。负责档案管理系统的维护和更新，确保档案信息的准确录入和有效利用。参与制定档案管理制度和业务规范，提出改进档案管理工作的建议和意见。各部门兼职档案员职责负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，定期向档案室移交档案。协助档案室做好档案的鉴定、销毁等工作。配合档案室开展档案利用工作，提供相关档案资料。三、档案收集1.收集范围运管所在履行职能过程中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等各种形式的历史记录，包括但不限于：行政管理文件，如请示、报告、通知、决定、会议纪要等。业务工作文件，如许可证发放记录、行政处罚决定书、案件卷宗等。人事档案，包括职工的履历、考核、任免、奖惩、工资、保险、福利等方面的材料。财务档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。基建档案，如工程项目的规划、设计、施工、验收等文件资料。设备档案，如设备的购置、安装、调试、维修、报废等记录。声像档案，如照片、录音、录像等反映运管所工作活动的资料。2.收集要求各部门应按照档案管理的要求，及时将本部门形成的档案材料收集齐全、完整，整理规范后移交档案室。档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。对于电子文件，应确保其真实性、完整性和可读性，按照规定的格式和存储介质进行保存，并与纸质文件同步归档。四、档案整理1.整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类方法运管所档案采用年度保管期限机构（问题）分类法进行分类。年度：按照文件形成的年度进行划分。保管期限：根据档案的保存价值，分为永久、长期（1650年）、短期（15年以下）三种保管期限。机构（问题）：按照运管所的内部机构设置或业务职能进行分类，如办公室、运政科、稽查大队等。3.整理步骤装订：对纸质文件进行整理，去除金属物，采用线装或胶装等方式进行装订，确保文件整齐、牢固。分类：按照分类方法，将文件材料进行分类。编号：对每一份文件或一组文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编目：编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、机构（问题）、起止日期、卷内文件页数、保管期限、密级等项目，确保目录准确、清晰。五、档案保管1.保管场所档案室应选择安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的场所作为档案保管库，配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火防盗门、温湿度控制设备、防虫药品等。2.档案上架档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找和利用。同时，应建立档案存放位置索引，标明档案的存放架位、层号、顺序号等信息。3.档案保管期限划分永久保管的档案：反映运管所主要职能活动和历史面貌的，对运管所工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案。长期保管的档案：在相当长的时期内对运管所工作有查考利用价值的档案。短期保管的档案：在较短时间内对运管所工作有查考利用价值的档案。4.档案保管期限的变更档案保管期限确定后，一般不得随意变更。确需变更的，应按照规定的程序进行鉴定和审批。六、档案鉴定1.鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、准确判定档案价值的原则，确保鉴定结果客观、公正。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门兼职档案员以及相关业务专家组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。3.鉴定内容档案的真实性、完整性和准确性。档案的保存价值，包括对运管所工作、国家建设和历史研究的作用。档案的密级和保管期限。4.鉴定方法直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析其内容和形式，确定其价值。综合分析法：结合运管所的工作实际和发展趋势，综合考虑档案的形成背景、来源、内容等因素，对档案价值进行评估。5.鉴定结果处理经鉴定确无保存价值的档案，应编制销毁清册，报运管所领导审批后予以销毁。对保管期限已满但仍有查考利用价值的档案，应重新划定保管期限。七、档案销毁1.销毁程序编制销毁清册：对拟销毁的档案，应详细登记档案的题名、年度、保管期限、文号、数量等信息，编制销毁清册。审批：销毁清册报运管所领导审批，经批准后方可实施销毁。销毁实施：由两名以上档案管理人员负责监销，确保档案销毁彻底。销毁过程中应做好记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人员等信息。销毁记录保存：销毁记录应与销毁清册一并保存，保存期限不少于规定年限。2.特殊情况处理对于涉及国家机密、商业秘密等特殊档案的销毁，应按照国家有关保密规定进行处理，确保信息安全。八、档案利用1.利用范围运管所工作人员因工作需要，可查阅、借阅本所档案。外单位因工作需要，经运管所领导批准，可查阅、借阅相关档案。社会公众因特殊原因，经运管所领导批准，并按照规定办理相关手续后，可查阅公开的档案信息。2.利用方式查阅：档案利用者可在档案室查阅档案原件或复印件，档案管理人员应提供必要的协助和指导。借阅：档案利用者如需借阅档案，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经批准后办理借阅手续。借阅期限一般不超过规定天数，如需延期，应办理续借手续。3.利用要求档案利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换、加注标记等。档案利用者如需复制档案，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序进行复制。复制件应加盖档案室印章，与原件具有同等效力。档案利用完毕后，应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时处理。九、档案信息化管理1.信息化建设目标建立运管所档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理工作的效率和水平，为档案利用提供更加便捷的服务。2.数据录入与维护档案管理人员应按照档案整理的要求，将档案目录和文件信息录入档案管理信息系统，确保数据准确、完整。定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，保证数据的时效性和准确性。3.信息安全管理加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。定期对档案管理信息系统进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。十、监督与检查1.监督检查机制建立健全档案管理监督检查机制，定期对档案室的工作进行检查，确保档案管理制度的有效执行。2.检查内容档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等环节的工作是否符合规定。档案管理设施设备的运行情况