北京企业档案登记制度

PAGE北京企业档案登记制度一、总则（一）目的为加强北京企业档案管理，规范企业档案登记行为，保障企业档案的完整、准确、系统和安全，提高企业管理水平和服务效能，依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等法律法规，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于在北京行政区域内注册登记的各类企业、个体工商户以及其他经济组织（以下统称企业）的档案登记管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：企业档案登记工作必须严格遵守国家和本市有关法律法规及行业标准，确保登记行为合法、规范。2.真实准确原则：企业应如实提供档案登记信息，保证信息的真实性、准确性和完整性。3.及时高效原则：企业应按照规定的时间和程序及时办理档案登记手续，提高登记工作效率，确保档案信息的时效性。4.安全保密原则：加强企业档案登记信息的安全管理，防止信息泄露，确保企业档案信息安全。二、档案登记内容（一）企业基本信息1.企业名称、住所、法定代表人姓名、注册资本、经营范围、登记注册类型、成立日期、经营期限等。2.企业股东（发起人）信息，包括股东名称、出资额、出资比例、出资方式等。3.企业分支机构信息，包括分支机构名称、地址、负责人等。（二）企业设立、变更、注销登记档案1.设立登记档案：企业申请设立登记时提交的申请书、公司章程、股东身份证明、验资证明等相关材料。2.变更登记档案：企业申请变更登记时提交的申请书、变更事项证明文件、股东会决议等相关材料。3.注销登记档案：企业申请注销登记时提交的申请书、清算报告、完税证明等相关材料。（三）企业年度报告档案企业每年通过国家企业信用信息公示系统向社会公示的年度报告，包括企业基本情况、资产状况、经营情况、社保缴纳情况等信息。（四）企业财务会计档案1.会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算资料。2.税务申报资料、发票存根联等税务相关档案。3.财务审计报告、资产评估报告等中介机构出具的相关报告。（五）企业合同档案企业签订的各类合同，包括买卖合同、租赁合同、借款合同、技术合同、劳动合同等。（六）企业人事档案1.员工入职登记表、劳动合同、工资表、考勤记录、培训记录、绩效考核记录等员工个人档案资料。2.企业人事任免文件、员工调动记录、奖惩记录等企业人事管理档案资料。（七）企业知识产权档案1.专利申请文件、专利证书、商标注册文件、商标证书、著作权登记证书等知识产权相关证书。2.知识产权转让合同、许可使用合同等知识产权交易档案。3.企业知识产权战略规划、知识产权管理制度等知识产权管理档案。（八）企业生产经营档案1.生产计划、生产工艺文件、产品质量检验报告、设备维护记录等生产管理档案。2.销售合同、销售发票、客户信息等市场营销档案。3.采购合同、供应商信息、采购发票等物资采购档案。三、档案登记程序（一）申请企业应指定专人负责档案登记工作，并按照本制度的要求，填写《北京企业档案登记表》，提交相关证明材料。（二）受理档案登记管理部门收到企业提交的申请材料后，应及时进行审核。对申请材料齐全、符合法定形式的，予以受理；对申请材料不齐全或不符合法定形式的，应一次性告知企业需要补正的全部内容。（三）审核档案登记管理部门对受理的申请材料进行审核，重点审核材料的真实性、准确性和完整性。必要时，可对企业进行实地核查。（四）登记经审核合格的，档案登记管理部门应将企业档案信息录入北京企业档案登记管理系统，并为企业颁发《北京企业档案登记证》。（五）变更与注销1.企业档案信息发生变更的，应自变更之日起30日内，向档案登记管理部门申请办理变更登记手续。2.企业终止经营或不再存续的，应自终止或不再存续之日起30日内，向档案登记管理部门申请办理注销登记手续。四、档案登记管理部门职责（一）市档案行政管理部门职责1.负责制定本市企业档案登记制度，并组织实施。2.指导、监督全市企业档案登记管理工作。3.负责建立和维护北京企业档案登记管理系统。4.定期对全市企业档案登记情况进行统计分析，并向上级档案行政管理部门报告。（二）区档案行政管理部门职责1.负责本辖区内企业档案登记管理工作的具体实施。2.对本辖区内企业档案登记情况进行日常监督检查。3.受理本辖区内企业档案登记申请，并进行审核、登记。4.协助市档案行政管理部门开展相关工作。（三）其他相关部门职责1.工商行政管理部门负责提供企业注册登记信息，并协助档案登记管理部门做好企业档案登记工作。2.税务部门负责提供企业纳税信息，并协助档案登记管理部门做好企业财务会计档案登记工作。3.人力资源社会保障部门负责提供企业社保缴纳信息，并协助档案登记管理部门做好企业人事档案登记工作。五、档案登记信息的利用与保密（一）信息利用1.档案登记管理部门应建立健全档案登记信息查询制度，为企业及相关部门提供档案登记信息查询服务。2.企业因自身经营管理需要，可凭《北京企业档案登记证》查询本企业的档案登记信息。3.政府有关部门因履行职责需要，可依法查询企业档案登记信息。（二）信息保密1.档案登记管理部门应加强对档案登记信息的安全保密管理，建立健全信息安全保密制度，防止信息泄露。2.档案登记管理部门工作人员应严格遵守信息安全保密规定，不得擅自泄露企业档案登记信息。3.任何单位和个人不得非法获取、篡改、出售或传播企业档案登记信息。六、监督检查与法律责任（一）监督检查1.档案登记管理部门应定期对企业档案登记情况进行监督检查，重点检查企业档案登记信息的真实性、准确性、完整性以及档案管理制度的执行情况。2.监督检查可采取书面检查、实地核查、专项检查等方式进行。（二）法律责任1.企业违反本制度规定，未按时办理档案登记手续或提供虚假档案登记信息的，由档案登记管理部门责令限期改正；逾期不改正的，可处1000元以上1万元以下的罚款。2.档案登记管