相关单位档案管理制度

PAGE相关单位档案管理制度一、总则（一）目的为加强本单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则本单位档案工作实行集中统一管理，由综合档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映本单位各项工作活动的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集和整理本单位在工作中形成的各类档案，保证档案的完整性，避免重要档案的遗漏。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止档案信息的泄露。5.便于利用原则档案管理应遵循便于查阅和利用的原则，科学分类、编号和整理档案，建立健全档案检索工具，提高档案利用效率。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.集中统一管理本单位各类档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案等，确保档案的安全和完整。3.负责档案的收集、整理、分类、编号、编目、装订、上架等基础工作，建立健全档案检索体系，提高档案管理水平。4.定期对档案进行鉴定，按照规定程序销毁已到保管期限且无保存价值的档案，确保档案的质量。5.负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息，为档案管理决策提供依据。6.做好档案的安全保管工作，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。7.积极开展档案利用工作，为单位各项工作提供档案信息服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，做好档案利用登记工作。8.根据国家有关规定，做好档案的移交和接收工作，确保档案的连续性和完整性。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，定期将整理好的档案移交综合档案室。2.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作，及时提供本部门相关档案信息。3.负责本部门档案的日常保管工作，确保档案的安全和完整，发现问题及时向综合档案室报告。4.配合综合档案室做好档案的鉴定、销毁等工作，提供有关档案价值的参考意见。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案上级机关下发的与本单位工作有关的文件、指示、通知等。本单位形成的各类文件，包括请示、报告、批复、决定、会议纪要、规章制度等。本单位与其他单位签订的合同、协议、意向书等。本单位内部的工作计划、总结、统计报表、简报等。2.科技档案本单位承担的科研项目、技术改造项目、新产品开发项目等形成的文件材料，包括项目立项报告、可行性研究报告、设计图纸、技术文件、实验记录、测试报告、验收报告等。本单位在生产过程中形成的工艺文件、操作规程、质量检验记录、设备维护保养记录等。3.会计档案本单位的会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等。本单位财务工作中形成的其他文件材料，如财务预算、决算、财务分析报告等。4.人事档案本单位员工的个人基本信息、履历、学历学位证书、职称证书、劳动合同、考核评价材料、奖惩材料、工资变动材料等。本单位员工的党团组织关系材料、培训材料、出国（境）材料等。5.声像档案本单位在重要活动、会议、项目建设等过程中形成的照片、录音带、录像带、光盘等。反映本单位历史风貌、工作成果等具有保存价值的声像资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集人员应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案，不得遗漏重要文件材料。3.对收集到的档案应进行认真核对，确保档案内容真实、准确、完整，签字手续齐全。4.对于电子文件，应按照国家有关电子文件管理的规定进行收集和管理，确保电子文件的可读性和完整性。（三）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类，采用“年度保管期限机构（问题）”的分类方法。对每份文件进行编号，编号应具有唯一性，便于档案的查找和管理。按照文件的形成时间顺序进行排列，同一事由的文件应集中排列在一起。编制文件目录，目录应包括文件编号、文号、责任者、题名、日期、页号等项目，便于档案的查阅和检索。2.科技档案按照项目进行分类，一个项目的档案应集中在一起进行整理。对项目档案进行编号，编号应体现项目名称、阶段和文件顺序号等信息。按照项目文件的形成时间顺序进行排列，同一项目的不同阶段文件应依次排列。编制项目档案目录，目录应包括项目编号、项目名称、文件题名、日期、页号等项目。3.会计档案按照会计年度进行分类，一个会计年度的档案应集中在一起进行整理。对会计凭证、账簿、报表等分别进行编号，编号应具有连续性。按照会计档案的形成时间顺序进行排列，同一类别的会计档案应依次排列。编制会计档案目录，目录应包括档案编号、类别、题名、日期、册数等项目。4.人事档案按照员工个人进行分类，一个员工个人的档案应集中在一起进行整理。对人事档案材料进行编号，编号应体现材料类别和顺序号。按照人事档案材料的形成时间顺序进行排列，同一类别的材料应依次排列。编制人事档案目录，目录应包括档案编号（员工编号）、材料名称、日期、页码等项目。5.声像档案按照内容进行分类，如会议照片、活动录像、工程建设照片等。对声像档案进行编号，编号应体现分类信息和顺序号。对声像档案进行标注，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息。编制声像档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、载体形式等项目。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、密集架、温湿度计、灭火器、防虫药、吸尘器等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）。永久保管的文书档案主要包括：本单位制定的重要规章制度、年度工作计划和总结、重要会议记录、重要请示和批复、重要合同协议、机构演变和人事任免文件等。保管期限为30年的文书档案主要包括：本单位一般业务文件、一般性会议记录、一般性请示和批复、一般性合同协议等。保管期限为10年的文书档案主要包括：本单位临时性文件、事务性文件等。2.科技档案的保管期限根据项目的重要程度和实际需要确定，一般分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）。永久保管的科技档案主要包括：重大科研项目、重点工程建设项目等形成的具有重要历史价值和科学价值的文件材料。长期保管的科技档案主要包括：一般科研项目、一般工程建设项目等形成的具有一定历史价值和科学价值的文件材料。短期保管的科技档案主要包括：一般性技术改造项目、一般性新产品开发项目等形成的文件材料。3.会计档案的保管期限按照《会计档案管理办法》执行，会计凭证保管期限为30年，会计账簿保管期限为30年，财务报表保管期限为10年等。4.人事档案的保管期限为员工在职期间及离职后一定期限，一般为5年至10年，具体按照国家有关规定执行。5.声像档案的保管期限根据其内容的重要程度和实际需要确定，一般与相关纸质档案的保管期限相同。（三）档案保管要求1.档案应按照分类方案进行存放，排列整齐，便于查找和管理。2.对不同保管期限的档案应分别存放，并有明显标识。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，保证档案的可读性。5.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份，防止数据丢失。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。2.对保管期限已满且确无保存价值的档案，应予以销毁；对仍有保存价值的档案，应继续保管。3.在鉴定过程中，应充分考虑档案的历史价值、科学价值、现实利用价值等因素，确保鉴定结果的准确性。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行全面清查，确定需要鉴定的档案范围。2.对需要鉴定的档案，按照鉴定标准进行逐卷、逐件审查，提出鉴定意见。3.档案鉴定工作小组对鉴定意见进行集体讨论，形成鉴定结论。4.对鉴定为无保存价值的档案，编制档案销毁清册，清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、鉴定意见等项目。（四）销毁程序1.档案销毁清册经单位领导审批后，方可进行档案销毁工作。2.档案销毁应在指定地点进行，由专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。3.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。六、档案的利用（一）利用范围1.本单位员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅本单位档案，应按照国家有关规定办理相关手续。3.司法机关、行政机关因办案需要查阅、借阅本单位档案，应按照法律程序办理相关手续。（二）利用方式1.查阅本单位员工因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。查阅档案时，应在综合档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。外单位因工作需要查阅本单位档案，应提前向本单位提出查阅申请，经本单位领导批准后，由综合档案室安排专人陪同查阅。查阅档案时，应严格遵守本单位档案管理制度，不得擅自摘抄、复制档案内容。司法机关、行政机关因办案需要查阅本单位档案，应出具相关法律文书，经本单位领导批准后，由综合档案室按照法律程序提供档案查阅服务。2.借阅本单位员工因工作需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理借阅手续。借阅档案时，应明确借阅期限，按时归还档案。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向综合档案室说明原因，并办理续借手续。外单位因工作需要借阅本单位档案，应按照上述查阅申请程序办理，经本单位领导批准后，办理借阅手续。借阅档案时，应严格遵守本单位档案管理制度，不得擅自转借、涂改、伪造档案内容。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向本单位提出申请，经批准后方可续借。（三）利用登记1.综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细登记。2.档案利用登记内容应包括利用日期、利用者姓名、所在部门、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量、归还日期等信息。3.档案利用登记册应妥善保管，以备查询和统计档案利用情况。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立本单位档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为单位各项工作提供及时、准确、全面的档案信息支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化对本单位保存的重要档案进行数字化处理，包括扫描、图像处理、数据挂接等工作，将纸质档案转化为电子档案，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理信息系统建设建立档案管理信息系统，包括档案录入、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能模块，实现档案管理工作的信息化、自动化。3.电子档案管理制定电子档案管理制度，规范电子档案的收集、整理、存储、利用和保管等工作，确保电子档案的安全和完整。4.档案信息安全管理加强档案信息安全管理，采取数据备份、加密