违反档案管理制度罚则

PAGE违反档案管理制度罚则一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，维护档案的真实性、完整性和安全性，确保档案的有效利用，根据国家相关法律法规以及行业标准，特制定本违反档案管理制度罚则（以下简称“本罚则”）。（二）适用范围本罚则适用于公司/组织内所有涉及档案管理工作的部门、岗位及人员。（三）档案定义本罚则所指档案，是指公司/组织在各项活动中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、声像资料等。（四）基本原则1.依法依规原则档案管理活动必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保罚则的制定和执行合法合规。2.实事求是原则对于违反档案管理制度的行为，应根据事实和情节轻重进行认定和处罚，做到公平、公正。3.教育与处罚相结合原则通过处罚，促使员工增强档案管理意识，同时注重对员工进行档案管理知识和技能的培训教育，预防违规行为的发生。二、档案管理职责与要求（一）档案管理部门职责1.制定和完善公司/组织档案管理制度，明确档案管理流程和标准。2.负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，提供档案管理培训和咨询服务。4.定期对档案管理工作进行检查和评估，及时发现和解决存在的问题。（二）各部门档案管理职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，并按照档案管理部门的要求及时移交归档。2.明确一名兼职档案管理人员，负责本部门档案的日常管理和维护。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关资料和信息。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责。2.熟练掌握档案管理业务知识和技能，确保档案管理工作的质量和效率。3.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。4.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。（四）档案管理要求1.档案的收集各部门应及时将工作中形成的具有保存价值的文件材料收集齐全，不得遗漏。收集的文件材料应真实、完整，字迹清晰，签署齐全。2.档案的整理按照档案的形成规律和特点，对收集到的文件材料进行分类、编号、装订等整理工作。整理后的档案应保持系统性和逻辑性，便于查找和利用。3.档案的归档各部门兼职档案管理人员应定期将整理好的档案移交档案管理部门归档。档案管理部门应及时对归档的档案进行审核，确保档案质量符合要求。4.档案的保管档案应存放在安全、防火、防潮、防虫、防盗性能良好的库房内，并配备必要的保管设备。对电子档案应进行备份，并存储在不同的介质上，确保数据的安全性。5.档案的利用严格执行档案查阅、借阅制度，履行审批手续，确保档案的合理利用。查阅、借阅档案时，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。6.档案的鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对失去保存价值的档案提出销毁意见。销毁档案时，应严格按照规定的程序进行审批，并进行登记，确保档案销毁的真实性和彻底性。三、违反档案管理制度行为及罚则（一）档案收集环节违规行为及罚则1.未及时收集工作中形成的具有保存价值的文件材料，导致重要文件丢失或遗漏的，对直接责任人给予警告处分，并责令限期改正；造成严重后果的，给予记过以上处分。2.收集的文件材料不真实、不完整，字迹模糊、签署不全的，对直接责任人给予批评教育，并要求重新收集或补充完善；情节严重的，给予警告处分。（二）档案整理环节违规行为及罚则1.未按照档案管理要求对文件材料进行分类、编号、装订等整理工作，导致档案混乱无序的，对直接责任人给予警告处分，并责令限期整改；逾期未整改的，给予记过处分。2.在整理档案过程中，擅自涂改、损坏档案材料的，对直接责任人给予记过处分；造成档案严重损坏的，给予撤职以上处分，并依法追究其法律责任。（三）档案归档环节违规行为及罚则1.各部门兼职档案管理人员未按时将整理好的档案移交档案管理部门归档，拖延归档时间的，对直接责任人给予警告处分；造成工作延误的，给予记过处分。2.档案管理部门对归档的档案审核不严，导致不符合要求的档案归档的，对档案管理人员给予批评教育；情节严重的，给予警告处分。（四）档案保管环节违规行为及罚则1.未将档案存放在符合安全要求的库房内，或未配备必要的保管设备，导致档案受损的，对档案管理部门负责人给予警告处分，并责令限期整改；造成档案重大损失的，给予记过以上处分。2.因保管不善，导致档案丢失、损坏、霉变、虫蛀等情况发生的，对直接责任人给予记过处分；造成严重后果的，给予撤职以上处分，并依法追究其法律责任。3.擅自将档案带出库房或转借他人，未履行审批手续的，对直接责任人给予警告处分；造成档案丢失或泄密的，给予记过以上处分，并依法追究其法律责任。（五）档案利用环节违规行为及罚则1.未经审批擅自查阅、借阅档案的，对直接责任人给予警告处分；造成档案泄密或其他不良后果的，给予记过以上处分，并依法追究其法律责任。2.在查阅、借阅档案过程中，擅自涂改、损坏、抽取、撤换档案材料的，对直接责任人给予记过处分；情节严重的，给予撤职以上处分，并依法追究其法律责任。3.泄露档案机密信息的，对直接责任人给予开除处分，并依法追究其法律责任；给公司/组织造成经济损失的，应承担相应的赔偿责任。（六）档案鉴定与销毁环节违规行为及罚则1.未按照规定定期对档案进行鉴定，或鉴定结果不准确，导致档案保管期限过长或过短的，对档案管理部门负责人给予批评教育；情节严重的，给予警告处分。2.擅自销毁档案，未履行审批手续的，对直接责任人给予记过处分；造成档案信息丢失或其他不良后果的，给予撤职以上处分，并依法追究其法律责任。3.在档案销毁过程中，未进行详细登记或未确保销毁彻底的，对直接责任人给予警告处分；导致档案信息泄露的，给予记过以上处分，并依法追究其法律责任。四、罚则执行程序（一）违规行为发现与报告1.公司/组织内部任何人员发现违反档案管理制度的行为，应及时向档案管理部门或相关领导报告。2.档案管理部门在日常检查或工作中发现违规行为的，应做好记录，并及时进行调查核实。（二）调查与认定1.档案管理部门或相关领导接到违规行为报告后，应立即组织人员进行调查，收集相关证据材料。2.根据调查结果，对违规行为进行认定，确定违规事实、情节轻重及责任人员。（三）处罚决定1.依据本罚则及调查认定结果，由档案管理部门提出处罚建议，报公司/组织领导审批。2.公司/组织领导根据审批权限，做出相应的处罚决定，并以书面形式通知被处罚人员。（四）申诉与复查1.被处罚人员如对处罚决定不服，可在接到处罚通知之日起[X]个工作日内，向公司/组织提出申诉。2.公司/组织应在接到申诉后[X]个工作日内，对申诉事项进行复查，并将复查结果及时通知申诉人。（五）处罚执行1.处罚决定一经做出，即具有法律效力，被处罚人员应自觉接受处罚，并按照要求执行。2.档案管理部门负责监督处罚决