档案管理制度及实例

PAGE档案管理制度及实例一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集公司/组织在各个方面形成的档案，保证档案的种类齐全、内容完整。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，应严格保密，防止档案信息泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立档案管理中心，负责统筹管理公司/组织的档案工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度：根据国家法律法规和公司/组织实际情况，制定和修订档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理：负责收集、整理公司/组织各部门及员工在工作中形成的各类档案，按照档案分类标准进行分类、编号、编目等工作，使其系统化、条理化。3.档案保管：建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施和设备，确保档案的安全存放。对档案进行定期检查和维护，防止档案损坏、丢失、霉变等情况发生。4.档案利用服务：积极开展档案利用工作，为公司/组织的各项工作提供档案信息支持。根据公司/组织内部各部门及员工的需求，及时、准确地提供档案查阅、借阅等服务，并做好登记和跟踪管理。5.档案信息化建设：推进档案信息化管理，建立档案信息数据库，实现档案信息的数字化存储和检索利用。加强档案管理软件的应用和维护，提高档案管理工作的效率和水平。6.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，提出档案存毁意见。对已失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁，并做好销毁记录。7.档案业务指导：对公司/组织各部门的档案工作进行业务指导，帮助各部门规范档案管理流程，提高档案管理水平。组织开展档案业务培训，提高档案管理人员和相关工作人员的业务素质。8.档案统计与分析：建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，及时掌握档案工作动态，为公司/组织决策提供数据支持。三、档案分类与编号（一）档案分类公司/组织档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、规定，会议纪要、决议，工作计划、总结，人事档案、劳动合同，行政公文、函件等。2.财务审计类：包括财务预算、决算报告，会计凭证、账簿、报表，审计报告、审计工作底稿，税务资料等。3.业务经营类：包括市场调研报告、营销策划方案，销售合同、订单，采购合同、协议，生产计划、工艺文件，质量检验报告、产品标准等。4.基本建设类：包括工程项目立项、可行性研究报告，工程设计文件、图纸，工程招投标文件、合同，工程施工记录、竣工验收报告等。5.科技研发类：包括科研项目立项、申报材料，研究报告、实验数据，技术专利、著作权等相关文件。6.声像电子类：包括照片、录音、录像、光盘、磁盘等电子存储介质中的文件资料。（二）档案编号档案编号采用“全宗号年度保管期限类别流水号”的结构。1.全宗号：由公司/组织档案管理部门统一编制，用于标识公司/组织全宗档案。2.年度：采用公元纪年，以四位数字表示，如“2023”。3.保管期限：分为“永久”、“长期”（10年以上）、“短期”（10年以下），分别用“Y”、“C”、“D”表示。4.类别：根据档案分类设置，用大写字母表示，如“XZ”表示行政管理类，“CW”表示财务审计类等。5.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编号，用阿拉伯数字表示。例如：XZ2023YXZ001，表示2023年度行政管理类永久保存的第1份档案。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门职责：公司/组织各部门负责本部门档案的收集工作，应指定专人负责，按照档案管理制度的要求，及时将本部门在工作中形成的各类文件材料收集齐全，并移交档案管理部门。2.收集范围：各部门应收集的档案包括但不限于以下内容：上级机关下发的与本部门工作相关的文件、指示、通知等。本部门制定的工作计划、总结、报告、规章制度等。本部门召开会议形成的会议纪要、决议、记录等。本部门签订的合同、协议、订单等。本部门开展业务活动形成的各类报表、统计资料、调查研究报告等。本部门员工的人事档案、培训记录、考核材料等。其他与本部门工作相关的文件材料。3.收集时间：各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案整理完毕，并移交档案管理部门。对于重要的、紧急的档案，应及时移交。（二）档案整理1.整理原则：档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法：档案整理按照分类、装订、编页、编号、编目等步骤进行。分类：根据档案分类标准，将收集到的档案进行分类。装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，保持档案整齐、牢固。编页：对档案页面进行编号，便于查找和统计。编号：按照档案编号规则，对档案进行编号。编目：编制档案目录，包括案卷题名、编号、日期、保管期限、页数等内容，以便于检索和利用。五、档案保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并保持整洁、通风良好。（二）保管要求1.档案存放：档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。对于电子档案，应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份，防止数据丢失。2.温湿度控制：库房内温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。应配备温湿度调节设备，定期对库房温湿度进行监测和记录。3.安全防护：加强库房安全管理，安装防火、防盗、报警等设施设备。档案管理人员应严格遵守库房管理制度，严禁无关人员进入库房。定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理。4.档案保护：对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。对磁性载体档案，应定期进行检查、复制，防止信息丢失。六、档案利用（一）利用范围公司/组织内部各部门及员工因工作需要，可以查阅、借阅公司/组织档案。外部单位或个人因特殊原因需要查阅、借阅公司/组织档案的，须经公司/组织主管领导批准，并按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.查阅手续：公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应根据申请表提供的内容，为查阅人员提供相应的档案，并做好查阅登记。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅手续：公司/组织内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。借阅期限届满，应及时归还档案。如需延期借阅，应办理续借手续。3.外部查阅借阅手续：外部单位或个人查阅、借阅公司/组织档案，须提交查阅、借阅申请函，注明查阅、借阅目的、内容、期限等，并加盖单位公章。经公司/组织主管领导批准后，档案管理部门与查阅、借阅单位或个人签订《档案查阅/借阅协议》，明确双方的权利和义务。查阅、借阅单位或个人应按照协议要求查阅、借阅档案，并在规定期限内归还。（三）利用监督档案管理部门应加强对档案利用情况的监督检查，定期对档案查阅、借阅记录进行统计分析，发现问题及时处理。对违反档案利用规定的行为，应视情节轻重给予相应的处罚。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织公司/组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准档案鉴定工作小组应根据国家有关规定和公司/组织实际情况，制定档案鉴定标准，对档案的保存价值和保管期限进行鉴定。鉴定标准应包括档案的形成时间、来源、内容、形式等方面的因素。（三）鉴定程序1.初步鉴定：档案管理部门定期对档案进行清查，根据档案鉴定标准，对档案的保存价值和保管期限进行初步鉴定，提出存毁意见。2.详细审查：档案鉴定工作小组对初步鉴定提出存毁意见的档案进行详细审查，综合考虑档案的历史、现实和未来利用价值，确定档案的最终存毁意见。3.审批备案：档案鉴定工作小组将最终鉴定意见报公司/组织主管领导审批。经批准后，将鉴定结果备案，并通知相关部门。（四）销毁程序1.编制销毁清单：对已批准销毁的档案，档案管理部门应编制《档案销毁清单》，详细记录档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。2.销毁实施：档案销毁应在指定地点进行，由档