人工档案管理制度及流程

PAGE人工档案管理制度及流程一、总则（一）目的为加强公司人工档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的人工档案管理。（三）基本原则1.集中统一原则：公司人工档案由人力资源部门集中统一管理。2.真实准确原则：档案内容应真实反映员工的工作经历、业绩等情况。3.保密安全原则：严格保密档案信息，确保档案安全，防止档案丢失、损坏和泄露。二、档案内容（一）个人基本信息包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。（二）学历学位证书记录员工的最高学历、学位，以及相应的毕业证书、学位证书编号和颁发院校等信息。（三）工作经历详细记录员工的入职时间、离职时间、工作单位、担任职务、工作职责和业绩等。（四）培训经历包括参加的各类内部培训、外部培训课程，培训时间、培训内容、培训证书等信息。（五）职业资格证书员工取得的各类职业资格证书，如专业技术资格证书、职业技能等级证书等。（六）奖惩记录记录员工获得的各类奖励和受到的处罚情况，包括奖励名称、颁发单位、时间，处罚原因、时间等。（七）薪酬福利信息涉及员工的工资、奖金、津贴、补贴、社会保险、住房公积金等薪酬福利相关信息。（八）劳动合同员工与公司签订的劳动合同文本及续签、变更等相关记录。（九）其他重要资料如员工的述职报告、工作总结、业绩评估报告、岗位调动审批表等。三、档案建立与收集（一）新员工档案建立1.新员工入职时，人力资源部门应向其发放《员工档案信息登记表》，要求员工如实填写个人基本信息、学历学位、工作经历等内容，并提供相关证明材料的原件及复印件。2.人力资源部门负责对新员工提交的资料进行审核，核对信息的真实性和完整性。审核无误后，将相关资料原件退还员工，复印件留存归档，并按照档案内容分类整理，建立新员工档案。（二）档案资料收集1.人力资源部门应定期收集员工的新增档案资料，如学历学位证书变更、职业资格证书取得、奖惩情况等。员工应在相关事项发生后的[X]个工作日内，将相关证明材料提交至人力资源部门。2.对于涉及员工薪酬福利调整、岗位变动等产生的档案资料变更，相关部门应及时将审批文件、变动记录等移交人力资源部门，由人力资源部门更新员工档案。3.人力资源部门在收集档案资料时，应注意检查资料的真实性、有效性和完整性，对不符合要求的资料，应及时通知员工补充或更正。四、档案整理与分类（一）档案整理1.人力资源部门应定期对员工档案进行整理，确保档案资料的排列有序、整齐规范。2.整理档案时，应按照档案内容的类别进行分类，同一类别的资料应集中放置，并按照时间顺序或重要程度进行排列。3.对于破损、褪色或字迹模糊的档案资料，应及时进行修复或复制，确保档案的可读性和完整性。（二）档案分类1.员工档案分为纸质档案和电子档案。纸质档案按照上述档案内容分类进行装订成册，电子档案应按照纸质档案的内容进行分类存储，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.纸质档案应建立档案目录，注明档案内容的类别、名称、日期等信息，便于查阅。电子档案应建立清晰的文件夹结构和文件名命名规则，方便快速查找和调用。五、档案保管（一）保管方式1.公司设立专门的档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。（二）保管期限1.员工档案的保管期限根据档案内容的性质和重要程度确定，一般分为长期保管和短期保管。2.对于涉及员工基本信息、工作经历、劳动合同等重要档案资料，实行长期保管，保管期限为员工离职后[X]年。3.对于员工的培训记录、薪酬福利变动记录等一般性档案资料，保管期限为员工离职后[X]年。4.保管期限届满后，经人力资源部门审核确认不再具有保存价值的档案，可按照规定进行销毁。（三）档案借阅与归还1.因工作需要查阅员工档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人和人力资源部门负责人审批同意后，方可查阅。2.查阅档案时，应在档案保管室进行，不得擅自将档案带出保管室。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注或抽取、撤换档案材料。3.档案查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案保管室，并在《档案查阅登记表》上签字确认。4.因工作需要借阅员工档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和人力资源部门负责人审批同意后，办理借阅手续。5.借阅档案时，借阅人员应出具本人有效身份证件，并将身份证复印件留存档案保管室。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。6.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或泄露档案内容。借阅期满后，借阅人员应及时将档案归还档案保管室，并在《档案借阅登记表》上签字确认。（四）档案保密1.人力资源部门应严格遵守档案保密制度，对档案内容予以保密，未经员工本人同意，不得向任何单位或个人泄露档案信息。2.档案管理人员应增强保密意识，妥善保管档案，防止档案丢失、被盗或被篡改。在档案整理、查阅、借阅等过程中，应采取必要的保密措施，确保档案信息安全。3.对于违反档案保密制度的行为，公司将依法追究相关人员的责任。六、档案变更与更新（一）信息变更1.员工个人基本信息、学历学位、工作经历等档案内容发生变更时，应及时填写《员工档案信息变更申请表》，并提供相关证明材料的原件及复印件。2.人力资源部门负责对员工提交的变更申请和证明材料进行审核，审核无误后，更新员工档案，并在档案目录和相关资料上注明变更情况。（二）档案更新1.随着员工工作的开展，人力资源部门应及时更新员工的工作经历、培训经历、职业资格证书、奖惩记录等档案内容，确保档案信息的时效性和准确性。2.对于员工的薪酬福利调整、岗位变动等情况，人力资源部门应根据相关审批文件和变动记录，及时更新员工档案中的薪酬福利信息和岗位信息。七、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且经人力资源部门审核确认不再具有保存价值的档案，可进行销毁。2.因档案损坏、丢失等原因无法继续保存的档案，经人力资源部门批准后，可进行销毁。（二）销毁程序1.人力资源部门应定期对保管期限届满或不再具有保存价值的档案进行清理，编制《档案销毁清单》，注明档案名称、类别、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清单》经人力资源部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。3.经批准后，人力资