住宅小区档案管理制度

PAGE住宅小区档案管理制度一、总则（一）目的为加强住宅小区档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在小区管理、服务、维护等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本住宅小区内形成的各类档案的管理，包括但不限于小区规划建设、房屋产权产籍、物业管理、居民信息等方面的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：住宅小区档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实反映住宅小区的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则：全面收集住宅小区在各个阶段形成的各类档案，确保档案资料的齐全。4.保密性原则：对涉及小区居民隐私、商业机密等重要档案，应严格保密，防止泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于查询、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责住宅小区档案的日常管理工作。档案管理部门应配备必要的办公设备和档案保管设施，确保档案管理工作的正常开展。（二）档案管理人员职责1.档案收集：负责收集、整理、归档住宅小区内形成的各类档案资料，确保档案的及时、完整。2.档案整理：按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作，使其系统化、规范化。3.档案保管：妥善保管档案，做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。4.档案利用：为小区管理、服务等工作提供档案查询、借阅等服务，积极开发档案信息资源。5.档案统计：定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，向上级部门报送档案统计报表。6.档案鉴定与销毁：按照规定程序，对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。三、档案分类与编号（一）档案分类1.规划建设档案：包括小区规划设计方案、建设工程图纸、竣工验收资料等。2.房屋产权产籍档案：房屋买卖合同、产权证书、房屋分户平面图等。3.物业管理档案：物业服务合同、小区管理制度、维修养护记录、投诉处理记录等。4.居民信息档案：居民基本情况登记表、家庭成员信息、联系方式等。5.其他档案：小区内举办活动的相关资料、突发事件处理记录等。（二）编号规则档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则。编号由分类号、年度号、流水号组成。例如：规划建设档案（GHJS）2023001，其中“GHJS”为分类号，“2023”为年度号，“001”为流水号。四、档案收集与整理（一）收集范围1.小区建设过程中形成的各类文件、图纸、资料等。2.物业管理活动中产生的各类合同、协议、记录、报表等。3.居民入住时提交的各类资料及小区在管理过程中更新的居民信息。4.小区内开展的各类活动、会议、突发事件处理等形成的资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、准确地收集齐全。2.收集的档案资料应真实、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子档案应同时收集纸质档案，并确保两者内容一致。（三）整理要求1.按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.每份档案应编制目录，目录内容包括档案编号、题名、日期、保管期限等。3.对破损、褪色的档案应进行修复或复制，确保档案的完整性。4.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，便于查询和管理。五、档案保管（一）保管场所应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。库房内温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案：应采用档案盒、档案柜等方式进行保管，按照档案分类顺序排列存放，并建立档案存放索引。2.电子档案：应存储在专用的存储设备上，进行备份，并定期进行检查和维护。电子档案应建立相应的目录结构，便于检索和查询。（三）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：涉及小区规划、产权等重要文件资料，应永久保管。2.长期保管：保存期限为10年以上的档案，如物业管理中的重要合同、房屋维修改造记录等。3.短期保管：保存期限为110年的档案，如一般性的居民信息变更记录、日常活动资料等。六、档案利用（一）利用范围1.小区管理部门为制定工作计划、决策等提供参考依据。2.物业服务人员为处理维修、投诉等问题提供相关资料。3.居民查询本人及小区相关档案信息。4.其他单位或个人因工作需要，按照规定程序查阅小区档案。（二）利用手续1.本小区内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅档案，需持有单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经小区管理部门负责人批准后，由档案管理人员陪同查阅。3.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。如需复印档案资料，应经档案管理部门负责人同意，并登记复印内容。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经小区管理部门负责人批准后，由档案管理部门负责组织销毁。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，并由监销人员签字确认。4.销毁后的档案应在档案目录及相关检索工具中注明“已销毁”字样。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立住宅小区档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息录入与维护1.对已整理好的档案资料，应及时录入档案管理信息系统，确保档案信息的准确、完整。2.定期对档案信息进行更新和维护，保证档案信息与实际情况一致。（三）系统安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对系统进行备份，防止数据丢失。同时，做好系统的病毒防范和故障修复工作。九、监督与检查（一）监督检查部门小区管理部门应定期对档案管理工作进行监督检查，确保档案管理制度的有效执行。（二）检查内容1.档案管理机构及人员职责履行情况。2.档案收集、整理、保管、利用等工作的规范程度。3.档案信息化建设情况。4.档案鉴定与销毁工作的执行情况。