档案保管制度检查记录

PAGE档案保管制度检查记录一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案保管制度检查记录。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的相关活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由综合管理部负责档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。2.真实性原则档案应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案内容的客观、准确。3.完整性原则全面收集公司在经营管理、生产活动、技术研发等方面形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。二、档案保管职责分工（一）综合管理部职责1.制定和完善公司档案保管制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等工作。3.建立档案库房，配备必要的档案保管设施设备，确保档案存储环境安全、适宜。4.定期对档案进行清查、盘点，及时发现和处理档案保管中存在的问题。5.负责档案的借阅、查阅、复印等利用服务工作，严格履行审批手续，确保档案使用安全。6.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和利用水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷工作，并定期向综合管理部移交。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案工作的日常管理，确保档案的及时归档和妥善保管。3.配合综合管理部做好档案保管制度的执行和检查工作，提供必要的支持和协助。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.行政管理档案：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理、证照管理等。2.业务管理档案：涵盖市场营销、财务管理、采购管理、生产管理、质量管理、客户服务等业务活动中形成的各类文件、合同、报表、报告等。3.技术研发档案：涉及产品研发、工艺设计、技术改造、专利管理等方面的技术文件、图纸、实验报告、技术总结等。4.项目管理档案：针对公司各类项目形成的项目立项文件、可行性研究报告、项目计划、项目进度报告、项目验收文件等。5.其他档案：如公司荣誉证书、宣传资料、培训资料、审计报告、法律事务文件等。（二）档案收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门产生的各类档案，确保档案资料的齐全完整。2.档案收集过程中，应注意保持文件材料的原始性和真实性，不得擅自修改、涂抹、伪造档案内容。3.对于重要文件和资料，应进行备份保存，防止因意外事件导致档案丢失或损坏。（三）档案整理规范1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类、编号、编目。分类应科学合理，编号应连续、唯一，编目应清晰准确，包括档号、题名、日期、保管期限、密级等信息。3.对纸质档案进行装订时，应拆除金属物，采用线装或胶装方式，确保装订牢固、整齐美观。对于幅面过大的图纸，应折叠成A4规格，并在折叠处加盖档号章。4.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行整理存储，确保电子档案与纸质档案内容一致，并建立相应的索引目录，便于查询和利用。四、档案保管（一）档案库房建设与管理1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点，并具备必要的安全防护设施，如消防器材、监控设备、温湿度调节设备等。2.库房内应设置专门的档案架（柜），按照档案类别和保管期限进行分区存放，标识清晰，便于查找。3.定期对档案库房进行清洁和消毒，保持库房环境整洁卫生，防止档案受到污染和损坏。（二）档案存储方式1.纸质档案应采用纸质载体进行存储，按照档案编号顺序依次上架存放，确保排列有序，便于管理和查阅。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并进行定期备份。备份数据应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。3.对于重要的档案资料，可同时采用纸质和电子两种方式进行存储，以确保档案的安全性和完整性。（三）档案保管期限与鉴定1.根据国家有关规定和公司实际情况，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由综合管理部组织相关部门人员组成鉴定小组，根据档案的价值和利用情况，提出存毁意见。3.经鉴定需要销毁的档案，应编制销毁清册，报公司领导审批后，由专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，确保档案保管工作安全无事故。2.严格执行档案借阅、查阅、复印等利用制度，履行审批手续，并做好登记记录。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、拆卷、涂改、污损档案。3.加强对档案库房的安全防范措施，设置门禁系统，限制无关人员进入库房。档案管理人员离开库房时，应关闭门窗、电源、设备等，确保库房安全。4.定期对档案保管设施设备进行检查和维护，确保其正常运行。发现问题及时报告并进行维修处理，防止因设施设备故障导致档案损坏或丢失。五、档案利用（一）档案借阅1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报综合管理部审批。2.综合管理部档案管理人员根据审批意见，办理档案借阅手续，向借阅人员提供档案，并在《档案借阅登记簿》上详细记录借阅情况，包括借阅日期、归还日期、借阅人姓名、部门、档案名称等。3.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。逾期未还的，综合管理部应及时催还，并视情节轻重给予相应处理。（二）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案，可直接到综合管理部档案查阅室进行查阅。查阅人员应在《档案查阅登记簿》上登记查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅档案名称等信息。2.档案管理人员应根据查阅人员的需求，提供相应的档案资料，并协助查阅。查阅过程中，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容，确需复制的，应按照规定办理审批手续。3.查阅重要档案或涉及公司机密的档案，应经公司分管领导批准，并在档案管理人员的监督下进行查阅。（三）档案复印1.公司内部人员因工作需要复印档案，应填写《档案复印申请表》，注明复印档案的名称、数量、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，报综合管理部审批。2.综合管理部档案管理人员根据审批意见，办理档案复印手续，按照规定的收费标准收取复印费用，并在《档案复印登记簿》上记录复印情况，包括复印日期、复印人姓名、部门、档案名称、复印页数等。3.复印后的档案应加盖“复印章”，注明复印日期、复印人姓名等信息，并与原件核对无误后，交还给档案管理人员。六、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为公司各部门提供便捷的档案查询和利用服务，支持公司的决策和业务发展。（二）档案数字化处理1.对公司重要的纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家相关标准要求，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接、目录建库等工作，建立完整的电子档案数据库，实现电子档案与纸质档案的一一对应和关联。3.定期对数字化档案进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，防止因数据丢失或损坏导致档案信息无法恢复。（三）档案管理信息系统应用1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，按照系统规定的流程和要求进行档案的录入、审核、存储、检索、利用等工作。2.利用档案管理信息系统，实现档案的在线借阅、查阅、审批、统计分析等功能，提高档案管理工作的自动化和信息化程度。3.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行和数据安全。同时，加强对系统用户的管理，设置不同的用户权限，防止未经授权的人员访问和操作档案信息。七、监督与检查（一）监督检查机制1.综合管理部负责定期对公司各部门档案保管制度的执行情况进行监督检查，每年至少组织一次全面的档案检查工作。2.建立档案保管工作监督检查记录制度，对检查过程中发现的问题及时记录，并提出整改意见和建议。3.各部门应积极配合综合管理部的监督检查工作，如实提供档案管理相关资料和情况，不得隐瞒或虚报。（二）检查内容与方法1.检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等各个环节的工作情况，重点检查档案的完整性、准确性、安全性以及档案管理制度的执行情况。2.检查方法主要采用实地查看、查阅档案资料、询问相关人员等方式进行。实地查看档案库房的环境条件、设施设备运行情况以及档案存放情况；查阅档案整理、编目、借阅、利用等相关记录；询问档案管理人员和利用人员，了解档案管理工作中的实际问题和困难。（三）问题整改与跟踪1.对于检查中发现的问题，综合管理部应及时下达《档案保管制度检查整改通知书》，明确整改要求和期限，责令相关部门限期整改。2.整改部门应针对问题制定具体的整改措施，明确整改责任人，认真组织实施整改