档案室安全风险辨识制度

PAGE档案室安全风险辨识制度一、总则（一）目的为了加强公司档案室的安全管理，有效识别和控制档案室存在的安全风险，确保档案的完整性、准确性和安全性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及档案管理的部门和人员，涵盖公司各类档案的收集、整理、存储、查阅、利用和销毁等环节。（三）基本原则1.预防为主原则通过对档案室安全风险的全面辨识，采取有效的预防措施，防止安全事故的发生。2.全面覆盖原则对档案室的各个方面，包括设施设备、人员操作、环境条件等进行全方位的风险辨识。3.动态管理原则安全风险是动态变化的，应根据实际情况定期进行重新辨识和评估，及时调整风险控制措施。（四）引用法律法规及行业标准1.《中华人民共和国档案法》2.《机关档案管理规定》3.《企业档案工作规范》4.《档案库房技术管理暂行规定》5.其他相关的法律法规和行业标准二、安全风险辨识职责分工（一）档案室管理部门1.负责组织制定档案室安全风险辨识计划，并组织实施。2.对档案室的日常运行情况进行检查和风险排查，及时发现并报告潜在的安全风险。3.负责建立档案室安全风险档案，记录风险辨识的过程和结果。（二）各部门档案管理人员1.配合档案室管理部门进行安全风险辨识工作，提供本部门档案管理相关的信息和资料。2.在日常工作中，注意观察和发现本部门档案管理环节存在的安全风险，并及时反馈给档案室管理部门。（三）安全管理部门1.对档案室安全风险辨识工作进行指导和监督，确保辨识工作符合相关法律法规和行业标准的要求。2.协助档案室管理部门制定风险控制措施，并监督措施的执行情况。（四）公司管理层1.审批档案室安全风险辨识计划和风险控制措施，提供必要的资源支持。2.对档案室安全风险辨识工作的整体情况进行决策和协调。三、安全风险辨识范围与内容（一）设施设备风险1.档案库房建筑结构是否安全，有无漏水、裂缝等情况。消防设施是否完好有效，如灭火器、消火栓、自动喷水灭火系统等。电气设备是否符合安全要求，有无过载、短路、漏电等隐患。通风设备是否正常运行，温湿度控制是否符合标准。防虫、防鼠设施是否完善。2.档案装具档案架、柜是否牢固，有无变形、损坏。存储介质的存放设备是否满足要求，如光盘柜、磁带库等。（二）人员操作风险1.档案收集与整理收集过程中档案是否有丢失、损坏的风险。整理档案时，分类是否准确，编号是否规范。2.档案存储与保管档案存放是否有序，便于查找和利用。档案管理人员在搬运、上架、下架档案时是否可能造成损坏。对特殊载体档案（如电子档案、声像档案等）的保管措施是否得当。3.档案查阅与利用查阅登记制度是否执行严格，防止档案被非法查阅或带出档案室。利用档案时，是否存在对档案原件造成损坏的风险。4.档案销毁销毁程序是否合规，有无未经授权销毁档案的情况。销毁过程是否彻底，防止档案信息泄露。（三）环境风险1.自然灾害风险档案室所在区域是否容易遭受洪水、地震、雷击等自然灾害。2.周边环境风险周边是否存在污染源，如化工企业、垃圾处理场等，可能对档案造成污染。周边是否存在治安隐患，如盗窃、抢劫等，威胁档案安全。（四）信息安全风险1.电子档案存储电子档案的服务器、存储设备等是否存在数据丢失、损坏的风险。网络安全防护措施是否到位，防止黑客攻击、病毒感染等。电子档案的备份策略是否合理，能否保证数据的可恢复性。2.档案信息保密档案管理人员是否遵守保密制度，防止档案信息泄露。对涉及公司机密的档案，在查阅、利用等环节是否有严格的保密措施。四、安全风险辨识方法与流程（一）辨识方法1.检查表法制定详细的档案室安全风险检查表，涵盖设施设备、人员操作、环境、信息安全等方面，由档案管理人员按照检查表进行逐一检查和记录。2.现场观察法安全管理部门和档案室管理部门人员定期到档案室现场观察，查看实际运行情况，发现潜在的安全风险。3.问卷调查法向各部门档案管理人员发放问卷调查，了解他们在档案管理工作中遇到的问题和可能存在的安全风险。4.头脑风暴法组织档案室管理部门、安全管理部门及相关人员进行头脑风暴会议，共同讨论档案室可能存在的安全风险。（二）辨识流程1.计划制定档案室管理部门每年年初制定安全风险辨识计划，明确辨识的范围、方法、时间安排等。2.实施辨识按照辨识计划，采用相应的辨识方法，对档案室进行全面的风险辨识。档案管理人员负责具体的检查、观察、问卷调查等工作，并及时记录相关信息。3.风险评估对辨识出的风险进行评估，确定风险的等级。风险等级可根据风险发生的可能性和后果的严重程度进行划分，如高风险、中风险、低风险。4.结果记录将风险辨识的结果记录在安全风险档案中，包括风险描述、风险等级、可能的原因、已采取的控制措施等。5.报告与沟通档案室管理部门将安全风险辨识结果向公司管理层报告，并与各部门进行沟通，确保相关人员了解风险情况。6.持续改进根据风险评估的结果，制定针对性的风险控制措施，并跟踪措施的执行情况。同时，定期对安全风险进行重新辨识和评估，不断完善风险辨识制度和控制措施。五、安全风险控制措施（一）设施设备风险控制1.档案库房定期对档案库房的建筑结构进行检查和维护，发现问题及时修复。确保消防设施每月进行检查，每年进行维护保养和检测，保证其完好有效。对电气设备进行定期巡检，及时更换老化的电线、插座等，防止电气事故。按照档案库房温湿度标准，合理调整通风设备的运行时间和频率，确保温湿度适宜。完善防虫、防鼠设施，如安装防虫网、投放鼠药等，并定期检查和清理。2.档案装具定期检查档案架、柜的牢固程度，对变形、损坏的及时进行维修或更换。对存储介质的存放设备进行维护，确保其正常运行，防止数据丢失。（二）人员操作风险控制1.档案收集与整理在档案收集过程中，要求交接双方认真核对档案数量和质量，办理交接手续，防止档案丢失或损坏。加强对档案管理人员整理档案的培训，提高分类和编号的准确性。2.档案存储与保管按照档案分类和编号顺序，规范档案存放位置，便于查找和利用。对档案管理人员进行操作培训，要求在搬运、上架、下架档案时轻拿轻放，防止损坏。针对特殊载体档案，制定专门的保管制度，配备相应的保管设备和环境条件。3.档案查阅与利用严格执行查阅登记制度，查阅人员必须填写查阅登记表，注明查阅时间、内容、用途等。在利用档案时，要求查阅人员在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室，如需带出，必须办理审批手续。4.档案销毁制定档案销毁流程，明确销毁的审批程序、执行人员、监督人员等。销毁档案时，必须有两人以上在场，并对销毁过程进行记录，确保销毁彻底。（三）环境风险控制1.自然灾害风险对档案室所在区域进行自然灾害风险评估，根据评估结果采取相应的防范措施，如加固建筑、安装避雷设备等。制定自然灾害应急预案，定期进行演练，提高应对自然灾害的能力。2.周边环境风险关注周边环境变化，与周边单位保持沟通，及时了解可能对档案造成污染或安全威胁的因素。加强档案室的安全保卫工作，安装监控设备，提高治安防范能力。（四）信息安全风险控制1.电子档案定期对存储电子档案的服务器、存储设备等进行维护和备份，采用冗余存储等技术手段，防止数据丢失。加强网络安全防护，安装防火墙、入侵检测系统等，定期进行病毒查杀和漏洞扫描。制定电子档案备份策略，明确备份的时间间隔、存储地点等，确保数据可恢复。2.档案信息保密加强对档案管理人员的保密教育，签订保密协议。对涉及公司机密的档案，设置专门的查阅权限，采用加密存储、加密传输等技术手段，防止信息泄露。六、监督与检查（一）内部监督1.档案室管理部门定期对档案室的安全状况进行自查，对发现的问题及时整改。2.安全管理部门不定期对档案室进行安全检查，对风险控制措施的执行情况进行监督。3.公司管理层定期听取档案室安全管理工作汇报，对安全风险辨识和控制工作进行指导和监督。（二）外部检查积极配合档案行政管理部门、上级主管部门等的监督检查，对提出的问题及时整改落实。七、培训与教育（一）培训计划档案室管理部门制定年度安全培训计划，明确培训的内容、对象、时间等。（二）培训内容1.档案安全法律法规和行业标准。2.档案室安全风险辨识方法和流程。3.设施设备操作与维护知识。4.人员安全操作规范。5.信息安全知识。（三）培训方式1.内部培训：由档案室管理部门人员或邀请专家进行授课。2.外部培训：组织档案管理人员参加相关的培训课程和研讨会。3.在线学习：提供相关的电子学习资料，供档案管理人员自主学习。八、应急管理（一）应急预案制定制定档案室安全应急预案，明确