档案柜标准化管理制度

PAGE档案柜标准化管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案柜的使用规范、安全，提高档案管理工作效率，保障公司各类档案的完整性、准确性和保密性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有使用档案柜进行档案存储的部门和个人。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.规范性原则：明确档案柜的使用流程、操作规范，保证档案存储有序、查找便捷。3.安全性原则：采取有效措施保障档案柜及档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。4.责任性原则：明确各部门及相关人员在档案柜管理中的职责，做到责任到人。二、档案柜管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案柜标准化管理制度，并监督执行。2.统筹规划公司档案柜的配置、调整和更新，确保满足档案存储需求。3.定期检查档案柜的使用情况，对发现的问题及时督促整改。4.组织开展档案管理相关培训，提高员工档案管理意识和技能。（二）使用部门职责1.负责本部门档案柜的日常管理，指定专人负责档案的整理、存放和保管。2.按照档案分类标准，对档案进行科学分类、编号，并准确存放在相应的档案柜中。3.做好档案柜的清洁、维护工作，发现损坏及时报告档案管理部门。4.严格遵守档案借阅、归还等制度，确保档案安全。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握档案柜的使用方法和操作流程。2.负责档案的收集、整理、归档、保管等具体工作，确保档案资料的完整和准确。3.按照规定办理档案借阅、查阅手续，做好记录，并及时催还借阅档案。4.协助档案管理部门做好档案柜的盘点、清查等工作。三、档案柜的配置与管理（一）档案柜的选型与配置1.根据公司档案存储需求，选择符合国家标准、质量可靠、规格合适的档案柜。档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。2.档案柜的数量、规格、型号应根据公司档案总量、增长趋势以及未来发展规划进行合理配置。配置方案需经档案管理部门审核批准。（二）档案柜的标识与编号1.对每一组档案柜进行统一编号，编号应清晰、醒目，便于识别和管理。编号规则应保持一致，不得随意更改。2.在档案柜显著位置张贴标识牌，标明档案柜编号、存放档案类别、保管期限等信息。标识牌应保持清晰、完整，如有损坏或褪色应及时更换。（三）档案柜的存放位置1.档案柜应放置在干燥、通风、安全的场所，避免阳光直射、潮湿和腐蚀性物质的侵蚀。2.按照档案类别和使用频率，合理规划档案柜的存放位置。同类档案应集中存放，便于查找和管理。（四）档案柜的定期检查与维护1.档案管理部门应定期组织对档案柜进行检查，检查内容包括档案柜的外观、结构、锁具、密封性能等是否完好。2.对检查中发现的问题，如档案柜损坏、变形、生锈等，应及时记录并安排维修或更换。维修记录应详细存档，以备查阅。3.每年对档案柜进行一次全面清洁，清除灰尘、杂物等，保持档案柜内部整洁。四、档案的分类与存放（一）档案分类标准1.公司档案分为行政管理类、人事管理类、财务管理类、业务管理类、技术研发类等几大类。2.每大类档案根据具体内容和性质进一步细分小类，如行政管理类可分为文件、会议纪要、规章制度等小类。3.档案分类应遵循科学性、系统性、实用性原则，便于档案的整理、存储和查找。（二）档案编号规则1.为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案类别、年度、顺序号等信息。2.编号格式应简洁明了，易于识别和记忆。例如：行政管理类档案编号为XZGL20XX00X，其中XZGL表示行政管理类，20XX表示年度，00X表示顺序号。（三）档案存放要求1.档案应按照分类标准和编号顺序依次存放在档案柜中，不得随意堆放。2.不同保管期限的档案应分开存放，便于区分和管理。3.对于重要、机密档案，应采取加密存储或单独存放等特殊措施，确保档案安全。五、档案的借阅与查阅（一）借阅申请1.因工作需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.《档案借阅申请表》需经所在部门负责人签字批准，并提交档案管理部门审核。（二）借阅审批1.档案管理部门对借阅申请进行审核，根据档案的密级、重要程度以及借阅人的身份等因素，决定是否批准借阅。2.对于涉及公司机密、重要商业信息等档案的借阅，需经公司分管领导批准。（三）借阅登记1.经批准的借阅申请，档案管理人员应进行详细登记，记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅日期、归还日期等信息。2.借阅登记应建立专门的台账，确保记录准确、完整，便于查询和追溯。（四）借阅期限1.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请并说明理由。2.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案，如需续借，应重新办理借阅手续。（五）查阅规定1.因工作需要查阅档案的人员，可在档案管理部门指定的场所进行查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，确保查阅过程规范、有序。2.查阅档案应保持整洁，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。六、档案的保管与保密（一）保管期限1.根据国家法律法规和公司实际情况，确定各类档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（[X]年以上）、短期（[X]年以下）。2.档案保管期限届满后，档案管理部门应按照规定进行鉴定和销毁。鉴定工作应由档案管理部门牵头，相关业务部门参与，确保鉴定结果准确、合理。（二）保密措施1.加强档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密协议，明确保密责任。2.对涉及公司机密、商业秘密等重要档案，应采取加密存储、专人保管、限制访问等保密措施。3.在档案柜存放区域设置必要的安全防护设施，如门禁系统、监控设备等，防止无关人员进入。4.严格控制档案的借阅范围，对借阅人员进行保密提醒，确保档案信息不被泄露。（三）档案的盘点与清查1.档案管理部门应定期组织对档案进行盘点和清查，确保档案数量与台账记录一致，档案存放位置准确无误。2.根据盘点和清查结果，编制《档案盘点报告》，对发现的问题及时进行整改，并将报告提交公司领导审阅。七、档案的销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无继续保存价值的档案。2.经鉴定确属无效、重复或其他不需要保存的档案。（二）销毁程序1.档案管理部门提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息，并说明销毁理由。2.《档案销毁申请表》经所在部门负责人、档案管理部门负责人、公司分管领导签字批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在确保档案信息无法恢复的前提下，采用适当的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等。4.销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、方