妇幼文本档案管理制度

PAGE妇幼文本档案管理制度一、总则（一）目的为加强妇幼文本档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，更好地为妇幼保健工作提供支持和服务，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及妇幼保健相关文本档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅和销毁等管理活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及妇幼保健行业的相关标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：保证档案内容真实、准确、完整，如实反映妇幼保健工作的实际情况。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄露，对涉及个人隐私等敏感信息严格保密。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，方便相关人员查阅和使用档案。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善妇幼文本档案管理制度，并组织实施。2.统筹规划档案管理工作，合理安排档案管理人员和设施设备。3.指导和监督各部门的档案收集、整理、归档工作，确保档案质量。4.负责档案的集中保管，维护档案的安全和完整，定期对档案进行检查和清点。5.开展档案信息化建设，建立档案数据库，提高档案管理的信息化水平。6.组织档案的查阅、借阅服务，按照规定提供档案利用。7.负责档案的鉴定和销毁工作，按照程序处理到期或无保存价值的档案。（二）各部门职责1.负责本部门妇幼保健相关文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料齐全、完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，定期将整理好的档案移交至档案管理部门归档。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助和信息。4.负责对本部门兼职档案员进行培训和指导，提高档案管理意识和业务能力。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理制度和工作流程。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和处理。4.负责档案的信息化录入和维护工作，保证档案信息准确、完整地录入系统。5.按照规定办理档案的查阅、借阅手续，做好登记和跟踪服务，及时催还档案。6.参与档案的鉴定和销毁工作，提供相关档案信息和意见。7.不断学习档案管理业务知识，提高自身业务水平和服务能力。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.妇幼保健业务工作中形成的各类文件、报告、记录、统计报表等，包括但不限于孕产妇保健手册、儿童保健手册、产前检查记录、分娩记录、产后访视记录、儿童生长发育监测记录等。2.与妇幼保健相关的会议文件、纪要、决议等。3.上级部门下发的有关妇幼保健工作的文件、通知、规定等。4.本公司/组织开展的妇幼保健科研项目、培训活动等形成的文件材料。5.涉及妇幼权益保障、投诉处理等方面的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、准确地收集齐全。2.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或损毁。3.对于电子文件，应同时收集其对应的纸质文件或采取有效的备份措施，确保电子文件的可读性和可追溯性。（三）整理方法1.分类：按照妇幼保健业务类别、时间顺序等进行分类。例如，可分为孕产妇保健档案、儿童保健档案、行政管理档案等类别。2.编号：为每一份档案或档案盒赋予唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，目录应清晰、准确，便于查阅。4.装订：对纸张较多、较厚的档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.各部门兼职档案员将整理好的档案按照档案管理部门规定的时间和要求，移交至档案管理部门。2.档案管理部门接收档案后，对档案进行再次审核和整理，确认无误后办理归档手续。3.将归档后的档案按照分类和编号顺序上架存放，建立档案存放位置索引，便于快速查找。（二）保管期限1.根据国家有关规定和妇幼保健工作实际，确定档案的保管期限。一般分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.对于涉及重大妇幼保健事件、重要决策依据、具有长期研究价值等的档案，应列为永久保管。3.对于反映一定时期妇幼保健工作基本情况、常规业务记录等的档案，可列为长期保管。4.对于一般性的业务文件、临时性活动记录等档案，可列为短期保管。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案安全。2.档案应分类存放于专用档案柜或档案架上，排列整齐，标识清晰。3.定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案应进行备份存储，备份介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。5.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。五、档案的查阅与借阅（一）查阅程序1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门对查阅申请进行审核，批准后安排专人陪同查阅，并提供必要的协助。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅程序1.外单位人员因工作需要借阅档案，应提前向本公司/组织提出书面申请，说明借阅目的、借阅期限等。2.申请经本公司/组织相关部门负责人审核同意后，报档案管理部门审批。3.档案管理部门审批通过后，与借阅单位签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。4.借阅人员凭《档案借阅协议》到档案管理部门办理借阅手续，填写《档案借阅登记表》，领取档案。5.借阅人员应严格按照《档案借阅协议》约定的期限归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。6.借阅期间，借阅人员应妥善保管档案，不得转借、转让或泄露档案内容，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门。（三）查阅与借阅限制1.涉及个人隐私、商业秘密等敏感信息的档案，未经授权不得查阅和借阅。2.永久保管的档案，查阅和借阅需经档案管理部门负责人及公司/组织相关领导批准。3.重要档案的查阅和借阅应实行双人在场制度，确保档案安全。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，成员包括档案管理部门负责人、相关业务部门人员等。2.鉴定小组根据档案的保管期限、内容重要性、现实利用价值等因素，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》。（二）销毁程序1.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核、公司/组织相关领导批准后，方可实施销毁。2.档案销毁应采用适当方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应指定专人负责监督，销毁完毕后，监督人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.《档案销毁清册》应永久保存，作为档案销毁工作的记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的妇幼文本档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段提高档案管理工作效率，方便档案的查阅和共享，提升妇幼保健工作的信息化水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理规范，及时将纸质档案信息录入信息化管理系统，确保数据准确、完整。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护和更新，保证数据的时效性和一致性。3.建立数据备份机制，定期对档案数据进行备份，备份数据应异地存放，防止数据丢失。（三）系统安全与保密1.加强档案信息化管理系统的安全防护措施，设置用户权限管理，确保只有授权人员能够访问和操作系统。2.采取数据加密、防火墙、防病毒等技术手段，保障系统安全稳定运行