合同档案存档管理制度

PAGE合同档案存档管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥合同档案在公司经营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门签订的各类合同档案的存档管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：合同档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：合同档案应如实反映合同签订、履行的全过程，保证档案内容的真实性和准确性。3.安全保密原则：加强合同档案的安全保密措施，防止档案信息泄露，确保档案的安全。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于合同档案的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、合同档案的归档范围（一）合同类别1.买卖合同：包括原材料采购合同、产品销售合同等。2.租赁合同：包括房屋租赁合同、设备租赁合同等。3.服务合同：包括技术服务合同、咨询服务合同、劳务合同等。4.合作合同：包括合作经营合同、合作开发合同等。5.借款合同：包括银行借款合同、民间借贷合同等。6.其他合同：如运输合同、仓储合同、保险合同等。（二）归档内容1.合同文本：包括合同正本、副本及附件。2.合同审批文件：如合同审批表、立项报告、可行性研究报告等。3.合同谈判记录：包括谈判过程中的会议纪要、往来函件等。4.合同签订记录：如签约仪式照片、授权委托书等。5.合同履行过程中的相关文件：如发货单、验收单、对账单、付款凭证、变更协议等。6.合同纠纷处理文件：如纠纷协商记录、仲裁裁决书、法院判决书等。三、合同档案的归档要求（一）整理要求1.合同档案应按照合同类别、时间顺序进行分类整理，确保档案的系统性和逻辑性。2.合同文本应逐页编号，附件应注明顺序号，并与合同正文对应。3.合同审批文件、谈判记录、签订记录等应按照形成时间顺序排列，附在合同文本之后。4.合同履行过程中的相关文件应按照时间顺序整理，分别装订成册，并注明与合同的关联。（二）装订要求1.合同档案应采用A4纸张打印或复印，左侧装订，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。2.合同文本如有多页，应在每页的右上角加盖骑缝章。3.合同档案应使用标准的档案封面和封底，封面应注明合同名称、编号、签订日期、归档日期等信息。（三）标识要求1.合同档案应在封面、封底及每册档案的首页加盖档案章，注明档案类别、保管期限、档号等信息。2.合同档案的档号应按照公司档案编号规则编制，确保档案编号的唯一性和系统性。四、合同档案的归档流程（一）收集1.合同签订部门应在合同签订后及时将合同文本及相关文件收集齐全，并按照归档要求进行整理。2.合同履行过程中产生的相关文件，由各业务部门负责收集，并定期移交档案管理部门。（二）审核1.档案管理部门收到合同档案后，应进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。2.如发现档案存在问题，应及时通知合同签订部门或相关业务部门进行补充、修改或完善。（三）归档1.经审核合格的合同档案，档案管理部门应按照档案编号规则进行编号，并填写档案目录。2.将合同档案装入档案盒，在档案盒上注明档案类别、保管期限、档号等信息，存入档案库。五、合同档案的保管期限及销毁（一）保管期限1.合同档案的保管期限根据合同的性质、重要程度和法律规定确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上。3.具体保管期限如下：买卖合同：一般保管期限为10年。租赁合同：一般保管期限为10年。服务合同：一般保管期限为5年。合作合同：一般保管期限为10年。借款合同：一般保管期限为15年。其他合同：根据实际情况确定保管期限，但不得少于5年。（二）销毁1.合同档案保管期满后，由档案管理部门提出销毁意见，填写《合同档案销毁审批表》，报公司领导审批。2.经批准销毁的合同档案，应按照规定的程序进行销毁，确保档案信息的彻底销毁。3.销毁合同档案时，应指定专人负责监销，并在销毁记录上签字确认。4.销毁记录应包括销毁日期、档案名称、档号、数量、销毁方式等信息，保存期限为5年。六、合同档案的查询与借阅（一）查询1.公司内部人员因工作需要查询合同档案的，应填写《合同档案查询申请表》，注明查询目的、查询内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门根据查询申请，提供相应的合同档案，并对查询过程进行登记。3.查询人员应在档案管理部门指定的地点进行查询，不得擅自将档案带出或复制。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门根据借阅申请，对借阅人员的身份和借阅权限进行审核，审核通过后，办理借阅手续。3.借阅人员应按照规定的期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管合同档案，不得擅自涂改、转借、丢失或损坏档案。如发现档案丢失或损坏，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。七、合同档案的保密与安全管理（一）保密措施1.档案管理部门应建立健全合同档案保密制度，加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露合同档案信息。3.对涉及公司商业秘密、技术秘密和其他敏感信息的合同档案，应采取加密存储、限制访问等措施，确保信息安全。（二）安全管理1.档案管理部门应加强合同档案的安全管理，确保档案存储环境的安全可靠。2.档案库应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备，定期进行检查和维护。3.档案管理人员应定期对合同档案进行清查盘点，确保档案的数量和质量与档案目录一致