办公室档案包装管理制度

PAGE办公室档案包装管理制度一、总则（一）目的为加强公司办公室档案包装管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的保管、查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门办公室形成的各类档案的包装管理工作。（三）基本原则1.遵循国家有关档案管理的法律法规和行业标准。2.确保档案包装能够有效保护档案内容不受损坏、丢失和泄露。3.注重包装的规范性和统一性，便于档案的整理、存储和检索。二、档案包装材料（一）纸张1.档案封面、封底应选用质地坚韧、耐用的纸张，如150克以上的牛皮纸。2.卷内文件的纸张应符合档案保存要求，一般采用A4或16开纸张，纸张质量应良好，无破损、褪色、字迹模糊等现象。（二）装订材料1.装订线应选用不易生锈、断裂的材料，如棉线、尼龙线等。2.装订针应粗细适中，确保装订牢固，不损坏文件。（三）装具1.档案盒应选用符合国家标准的优质产品，材质应坚固耐用，具有较好的防潮、防虫、防火性能。2.档案袋应根据档案的大小和数量选择合适的规格，材质应结实、密封性能良好。三、档案包装要求（一）文件整理1.各部门应在文件形成后及时进行整理，按照文件的类别、时间顺序等进行分类排序。2.对文件中的重复、无效页进行清理，确保文件内容简洁明了。（二）装订要求1.装订应整齐、牢固，不掉页、不压字、不损坏文件。2.装订线应在文件左侧，距左边沿15mm，上下两端各留20mm。3.对于较厚的文件，可采用三孔一线或左侧胶装的方式进行装订。（三）编目要求1.档案应编制目录，目录应包括文件编号、题名、日期、页号等内容。2.目录应打印或书写清晰，一式两份，一份置于档案盒内首页，一份单独成册。（四）包装标识1.档案盒应在正面和脊背上标注全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等信息。2.档案袋应在正面标注档案名称、年度、保管期限、密级等信息。四、档案包装流程（一）收集1.各部门指定专人负责档案的收集工作，定期将本部门形成的档案收集齐全。2.收集的档案应保持原始状态，不得随意涂改、抽取或销毁。（二）整理1.收集后的档案由专人进行整理，按照档案包装要求进行分类、排序、编目等工作。2.整理过程中发现的问题应及时与相关部门或人员沟通解决。（三）装订1.整理好的档案按照装订要求进行装订，确保装订质量。2.装订后的档案应进行检查，如有不符合要求的地方应及时返工。（四）装盒（袋）合适的装具，将装订好的档案装入档案盒或档案袋内。2.装盒（袋）时应注意档案的排列顺序，确保档案存放整齐、有序。（五）上架存储1.装盒（袋）后的档案应及时上架存储，按照档案的类别、保管期限等进行分类存放。2.上架后的档案应进行标识，便于查找和管理。五、档案包装质量检查（一）定期检查1.档案管理部门应定期对档案包装质量进行检查，每年至少进行一次全面检查。2.检查内容包括档案的整理、装订、编目、包装标识等方面。（二）不定期抽查1.档案管理部门可根据实际情况不定期对档案包装质量进行抽查。2.抽查比例应不低于档案总数的10%。（三）问题整改1.检查中发现的问题应及时记录，并通知相关部门或人员进行整改。2.整改完成后应进行复查，确保问题得到彻底解决。六、档案包装安全管理（一）防火1.档案库房应配备防火设施，如灭火器、消防栓等。2.严禁在档案库房内吸烟和使用明火。（二）防潮1.档案库房应保持干燥，湿度应控制在40%60%之间。2.对易受潮的档案应采取防潮措施，如密封包装、放置干燥剂等。（三）防虫1.档案库房应定期进行防虫检查，发现虫害应及时采取措施进行防治。2.可采用物理防治或化学防治的方法，如放置防虫药品、安装防虫设备等。（四）防盗1.档案库房应安装防盗门窗、监控设备等，确保档案安全。2.档案管理人员应严格遵守库房管理制度，不得擅自将档案带出库房。七、档案包装借阅管理（一）借阅申请1.因工作需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途等信息。2.《档案借阅申请表》应经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。（二）借阅审批1.档案管理部门对《档案借阅申请表》进行审核，根据档案的密级、保管期限等情况决定是否批准借阅。2.对于涉及机密、绝密的档案，借阅审批应更加严格，必要时需经公司领导批准。（三）借阅登记1.批准借阅的档案，档案管理部门应进行借阅登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。2.借阅登记应一式两份，一份由档案管理部门留存，一份交借阅人保存。（四）借阅期限1.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.对于重要档案或急需使用的档案，借阅期限可根据实际情况适当缩短。（五）归还要求1.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如因特殊原因不能按时归还，应提前向档案管理部门说明情况。2.归还的档案应保持完好无损，如有损坏或丢失，借阅人应承担相应的责任。八、档案包装保密管理（一）保密制度1.公司应建立健全档案保密制度，明确档案管理人员和借阅人员的保密职责。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。（二）密级划分1.档案应根据其重要性和敏感性划分为不同的密级，如绝密、机密、秘密等。2.密级划分应严格按照国家有关规定执行，并在档案包装上进行明确标识。（三）保密措施1.对涉及机密、绝密的档案，应采取特殊的保密措施，如单独存放、专人保管等。2.档案管理人