人事档案管理岗位制度

PAGE人事档案管理岗位制度一、总则（一）目的为加强公司人事档案管理，确保人事档案的真实性、完整性和保密性，充分发挥人事档案在公司人力资源管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。（三）基本原则1.集中统一原则：公司人事档案由人力资源部门集中统一管理。2.真实准确原则：人事档案内容必须真实、准确，如实反映员工的基本情况和工作经历。3.保密安全原则：严格遵守保密规定，确保人事档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和使用。二、人事档案管理职责（一）人力资源部门职责1.负责制定和完善人事档案管理制度，并组织实施。2.负责收集、整理、归档员工的人事档案材料，确保档案内容完整、准确。3.负责档案的保管、查阅、借阅等日常管理工作，严格执行档案管理制度。4.负责档案信息化建设，推进人事档案数字化管理。5.定期对人事档案进行清理和审核，确保档案质量。6.配合有关部门做好档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。（二）档案管理人员职责1.认真学习和掌握人事档案管理的法律法规和业务知识，不断提高业务水平。2.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订等具体工作，确保档案整理规范。3.严格遵守档案管理制度，做好档案的保管、查阅、借阅登记工作，保证档案安全。4.负责档案信息化系统的操作和维护，及时更新档案信息。5.协助人力资源部门做好档案的审核和清理工作，提出改进建议。6.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、人事档案内容（一）员工基本信息1.个人简历：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。2.身份证复印件：员工有效身份证件的复印件。3.学历学位证书复印件：员工最高学历和学位证书的复印件。4.专业技术资格证书复印件：员工取得的专业技术资格证书复印件。5.职业资格证书复印件：员工取得的职业资格证书复印件。（二）入职材料1.入职登记表：员工入职时填写的详细信息表格。2.劳动合同：员工与公司签订的确立劳动关系的合同。3.入职体检报告：员工入职时的体检报告。（三）培训、考核材料1.培训记录：员工参加公司内部培训、外部培训的记录，包括培训课程名称、培训时间、培训成绩等。2.考核评价：员工的绩效考核结果、年度考核评价等材料。（四）薪酬福利材料1.工资变动记录：员工工资调整的相关记录。2.福利享受情况：员工享受的各类福利情况记录。（五）岗位变动材料1.岗位调动申请表：员工申请岗位调动的相关表格。2.岗位变动通知：公司下达的岗位变动通知。（六）奖惩材料1.奖励决定：公司对员工的奖励决定及相关证明材料。2.处罚决定：公司对员工的处罚决定及相关证明材料。（七）离职材料1.离职申请表：员工申请离职的相关表格。2.离职交接清单：员工离职时的工作交接清单。3.离职证明：公司出具的员工离职证明。四、人事档案的收集与整理（一）收集1.人力资源部门应定期收集员工的各类人事档案材料，确保档案材料的及时更新。2.员工应按照公司要求及时提交个人相关材料，如学历学位证书、资格证书等的复印件。3.各部门应协助人力资源部门做好档案材料的收集工作，及时将涉及员工的相关材料移交人力资源部门。（二）整理1.档案管理人员收到档案材料后，应及时进行整理。按照档案内容的类别进行分类，如基本信息、入职材料、培训考核材料等。2.对每份材料进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。3.对材料进行排序，确保材料的顺序符合逻辑，便于查阅。4.对破损、褪色的材料进行修复或复制，保证档案材料的完整性。5.整理完成后，将档案材料装入档案袋或档案盒，并在封面上注明档案编号、员工姓名、档案内容等信息。五、人事档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的人事档案保管场所，确保档案存放安全、整洁、通风良好。2.保管场所应配备必要的防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案不受损坏。（二）档案存放方式1.人事档案应按照类别、年度、员工编号等进行分类存放，便于查找和管理。2.采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管，电子档案应定期备份，确保数据安全。（三）档案保管期限1.员工在职期间的人事档案应长期保管。2.员工离职后，其人事档案应按照国家规定的期限进行保管，一般为离职后[X]年。（四）档案安全管理1.严格执行档案查阅、借阅制度，未经批准不得擅自进入档案保管场所。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案安全。3.做好档案的防盗、防火、防潮、防虫等工作，确保档案的完整性和保密性。六、人事档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅人事档案的，应填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人和人力资源部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，应在档案管理人员的陪同下进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并在《人事档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅1.公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅人事档案的，应填写《人事档案借阅申请表》，注明借阅单位或个人名称、借阅目的、借阅期限等，经公司领导批准后，方可借阅。2.借阅档案时，应办理借阅手续，签订《人事档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。借阅期满后，应及时将档案归还公司，并在《人事档案借阅登记表》上签字确认。七、人事档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的人事档案信息化管理系统，实现人事档案的电子化存储、检索、查阅、统计等功能。2.提高人事档案管理的工作效率和准确性，为公司人力资源管理提供有力支持。（二）信息化系统功能1.档案录入功能：能够快速准确地录入员工的各类人事档案信息。2.档案检索功能：支持多种检索方式，如按员工姓名、档案编号、入职时间等进行检索。3.档案查阅功能：经授权的人员可在线查阅人事档案。4.统计分析功能：能够对人事档案数据进行统计分析，生成各类报表。5.安全管理功能：设置不同的用户权限，确保档案信息安全。（三）电子档案管理1.电子档案应与纸质档案内容一致，定期进行核对和更新。2.电子档案应进行加密存储，防止数据泄露。3.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。八、人事档案的审核与清理（一）审核1.人力资源部门应定期对人事档案进行审核，确保档案内容真实、准确、完整。2.审核内容包括档案材料的完整性、规范性、真实性等。3.对审核中发现的问题，应及时通知相关人员进行整改，确保档案质量。（二）清理1.定期对人事档案进行清理，对已过保管期限、无保存价值的档案进行销毁。2