电子工作档案管理制度

PAGE电子工作档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司电子工作档案的管理，确保电子工作档案的真实、完整、安全和有效利用，提高公司工作效率和管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作过程中形成的电子工作档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：电子工作档案应如实反映工作实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖工作全过程的各类电子文件、数据等应齐全完整，避免缺失。3.安全性原则：采取有效措施保障电子工作档案的存储安全，防止信息泄露、篡改或丢失。4.规范性原则：电子工作档案的形成、整理、存储、检索、利用等应遵循统一的规范和标准。5.保密性原则：对涉及公司机密的电子工作档案，严格按照保密规定进行管理。（四）管理职责1.公司档案管理部门负责制定和完善电子工作档案管理制度，并监督执行。指导各部门做好电子工作档案的收集、整理、存储等工作。定期对电子工作档案进行检查和评估，确保档案质量。提供电子工作档案的查询、借阅等服务。2.各部门负责人为本部门电子工作档案管理的第一责任人，负责组织本部门人员按照制度要求做好电子工作档案的管理工作。审核本部门电子工作档案的归档范围和保管期限。协调解决本部门电子工作档案管理中的问题。3.员工个人负责及时将工作中形成的电子文件、数据等按照规定进行整理和归档。妥善保管个人电子工作档案，不得擅自销毁或泄露。二、电子工作档案的范围与分类（一）范围1.各类办公文件，包括但不限于通知、报告、请示、批复、会议纪要等。2.业务合同、协议、订单等。3.财务报表、账目、凭证等。4.项目文档，如项目计划、方案、进度报告、验收报告等。5.人事档案相关电子资料，如员工简历、考核记录、培训档案等。6.市场调研资料、客户信息等。7.技术文档，如研发报告、技术方案、图纸等。8.其他与公司工作相关的电子文件、数据。（二）分类1.按部门分类：根据公司各部门职能，将电子工作档案分为行政部档案、财务部档案、业务部档案、技术部档案、人事部档案等。2.按时间分类：分为年度档案、季度档案、月度档案等。3.按文件类型分类：如文档类、表格类、图像类、音频类、视频类等三、电子工作档案的形成与收集（一）形成要求1.电子文件应使用公司统一规定的软件和格式进行创建，确保文件的通用性和兼容性。2.文件内容应清晰、准确、完整，语言规范，签字盖章等手续齐全（如有需要）。3.电子文件应注明形成日期、作者、主题、密级等必要信息。（二）收集流程1.员工在完成工作任务后，应及时将形成的电子文件整理好，按照规定的分类和命名规则进行命名。2.将整理好的电子文件发送至本部门指定的共享文件夹或其他指定存储位置。3.部门负责人定期对本部门员工提交的电子文件进行检查和汇总，确保文件齐全、准确。四、电子工作档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循文件的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史联系。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.便于检索和查询，提高工作效率。（二）整理方法1.分类整理：按照预先确定的分类方案，对电子文件进行分类存放。2.编号标识：为每份电子文件或文件夹赋予唯一的编号，便于识别和管理。3.元数据录入：录入电子文件的相关元数据，如标题、日期、作者、来源等，以便更好地检索和利用。（三）归档要求1.各部门应定期（每季度或半年）将整理好的电子工作档案向公司档案管理部门进行归档。2.归档时应提交电子档案清单，注明档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。3.公司档案管理部门对接收的电子工作档案进行审核，确保档案符合归档要求。审核通过后，将档案存储至公司统一的电子档案管理系统或存储设备中。五、电子工作档案的存储与保管（一）存储方式1.服务器存储：利用公司内部服务器建立电子档案存储库，对重要的电子工作档案进行集中存储。2.磁盘阵列存储：采用磁盘阵列技术，提高数据存储的可靠性和容量。3.磁带备份存储：定期对电子工作档案进行磁带备份，以防服务器故障等原因导致数据丢失。4.云存储：根据需要，选择安全可靠的云存储服务提供商，将部分电子工作档案进行云存储，以便于远程访问和数据共享。（二）存储环境要求1.服务器机房应保持适宜的温度、湿度，配备防火、防潮、防尘、防虫、防盗等设施。2.存储设备应定期进行维护和检查，确保设备正常运行。3.对存储的电子工作档案应进行定期备份，备份数据应存储在不同的物理位置。（三）保管期限1.根据电子工作档案的重要性和性质，确定不同的保管期限，一般分为短期（15年）、中期（510年）、长期（10年以上）。2.具体保管期限参照国家相关法律法规和公司实际情况确定。3.到期的电子工作档案，经鉴定后，按照规定进行销毁或继续保存。（四）安全管理1.建立严格的用户权限管理制度，对不同人员授予不同的访问权限，确保电子工作档案的保密性。2.采用加密技术对重要的电子工作档案进行加密存储，防止数据在传输和存储过程中被窃取或篡改。3.安装防火墙、杀毒软件等安全防护软件，定期进行病毒查杀和系统漏洞扫描，保障电子工作档案的安全。4.制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。六、电子工作档案的检索与利用（一）检索方式1.系统检索：利用公司电子档案管理系统提供的检索功能，通过关键词、日期、作者、分类等条件进行快速检索。2.目录检索：建立电子工作档案目录索引，方便用户通过目录查找所需档案。3.全文检索：对电子文件的全文内容进行检索，提高检索的准确性。（二）利用流程1.员工因工作需要查阅电子工作档案时，应填写《电子工作档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后，提交至公司档案管理部门。3.档案管理部门根据审批意见，为申请人提供查阅服务，并做好查阅记录。4.如需借阅电子工作档案，借阅人应填写《电子工作档案借阅申请表》，经部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。5.借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人应按时归还档案，如需延期，应办理续借手续。6.借阅人应对借阅的电子工作档案妥善保管，不得擅自复制、传播、转借或用于其他非工作目的。（三）共享与协作1.根据工作需要，经相关部门负责人批准，可将部分电子工作档案设置为共享文件，供特定人员或部门访问和使用。2.在项目协作等工作中，相关人员可通过电子档案管理系统进行文件共享和协作编辑，提高工作效率。七、电子工作档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立电子工作档案鉴定小组，由公司档案管理部门负责人、各部门业务骨干及相关技术人员组成。（二）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的保存价值，包括对公司工作的历史查考价值、现实利用价值等。3.档案的保管期限是否符合规定。（三）鉴定程序1.鉴定小组定期对到期的电子工作档案进行鉴定。2.鉴定小组根据鉴定标准，对每份档案进行评估，提出鉴定意见。3.对确定无保存价值的电子工作档案，填写《电子工作档案销毁申请表》。（四）销毁流程1.《电子工作档案销毁申请表》经公司分管领导审批后，由档案管理部门负责组织销毁。2.销毁电子工作档案时，应采用安全