人事档案信息管理制度

PAGE人事档案信息管理制度一、总则（一）目的为了加强公司人事档案信息管理，确保人事档案信息的真实性、完整性、保密性和安全性，充分发挥人事档案在公司人力资源管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案信息管理。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案信息应如实反映员工的真实情况，不得弄虚作假。2.完整性原则：全面收集员工的各类人事档案信息，确保档案资料的完整性。3.保密性原则：严格遵守国家有关法律法规，对人事档案信息予以保密，防止信息泄露。4.安全性原则：采取有效措施确保人事档案信息的安全，防止档案丢失、损坏等情况发生。二、人事档案信息内容（一）员工基本信息1.个人基本情况：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况等。2.联系方式：手机号码、电子邮箱等。3.家庭住址：现居住地址及相关信息。（二）教育背景1.学历信息：从小学到最高学历的就读学校、入学时间、毕业时间、专业等。2.学位证书：相应学历的学位证书编号及颁发机构。3.培训经历：参加过的各类专业培训、技能培训等相关信息。（三）工作经历1.入职信息：历任工作单位、入职时间、离职时间、职位、工作职责等。2.工作业绩：在各工作岗位上取得的主要工作成果、业绩表现等。3.奖惩情况：获得的各类奖励和受到的处罚记录。（四）职业资格证书1.专业资格证书：如会计师证、律师证、工程师证等相关专业资格证书信息。2.技能证书：计算机等级证书、语言能力证书等各类技能证书。（五）薪酬福利信息1.薪资结构：基本工资、绩效工资、奖金等构成及发放情况。2.福利待遇：社保、公积金、带薪年假、病假等相关福利信息。（六）劳动合同信息1.合同签订情况：与公司签订的劳动合同起止时间、合同期限、合同条款等。2.续签及变更情况：劳动合同续签、变更的相关记录。（七）其他信息1.健康状况：员工的健康体检报告等相关信息。2.员工个人声明及其他补充材料：员工提交的个人声明、特殊情况说明等补充信息。三、人事档案信息收集与整理（一）收集渠道1.员工入职时提交：新员工入职时，应按照公司要求填写并提交个人基本信息表及相关证明材料。2.部门定期报送：各部门应定期将员工的工作业绩、奖惩情况等信息报送至人力资源部门。3.员工主动更新：员工个人信息发生变更时，应及时向人力资源部门提交变更后的相关材料。（二）收集要求1.材料真实有效：所收集的人事档案信息材料必须真实、准确、有效，提供材料的员工应确保其真实性，并承担相应法律责任。2.材料格式规范：各类证明材料应按照公司规定的格式提交，确保内容清晰、完整。3.及时收集归档：人力资源部门应及时对收集到的人事档案信息进行整理归档，确保档案资料的时效性。（三）整理方法1.分类整理：按照人事档案信息内容的分类，对收集到的材料进行分类存放，便于查找和管理。2.编号标识：为每份人事档案建立唯一的编号，并在档案材料上进行标识，确保档案的准确性和可识别性。3.目录编制：编制人事档案信息目录，详细记录档案内每份材料的名称、日期、来源等信息，方便查阅。四、人事档案信息保管（一）保管方式1.纸质档案保管：设立专门的人事档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备等，对纸质人事档案进行妥善保管。2.电子档案保管：建立电子人事档案管理系统，对人事档案信息进行电子化存储。电子档案应进行备份，备份数据存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。（二）保管期限1.长期保管：员工在职期间的人事档案应长期保管，直至员工离职后按照规定期限进行保存。2.离职后保管期限：员工离职后，其人事档案应按照国家有关规定和公司制度进行保管。一般情况下，普通员工人事档案保管期限为离职后[X]年，重要岗位员工人事档案保管期限为离职后[X]年。（三）档案安全管理1.库房安全：加强人事档案库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。定期对库房进行安全检查，确保防火、防盗、防潮、防虫等设施正常运行。2.电子档案安全：采取加密存储、访问控制、数据备份等安全措施，保障电子人事档案信息的安全。定期对电子档案管理系统进行维护和升级，防止数据泄露和系统故障。3.档案借阅安全：严格控制人事档案的借阅，借阅人应填写借阅申请表，经审批后方可借阅。借阅过程中应做好登记和跟踪，确保档案按时归还，防止档案丢失或损坏。五、人事档案信息查阅与使用（一）查阅权限1.人力资源部门：人力资源部门工作人员因工作需要可查阅员工人事档案信息，但应严格遵守查阅规定，不得随意泄露档案内容。2.相关部门负责人：涉及员工绩效考核、薪酬调整、岗位晋升等工作需要时，相关部门负责人可在规定范围内查阅员工人事档案信息，但需经人力资源部门负责人审批。3.公司高层管理人员：公司高层管理人员因决策需要查阅员工人事档案信息时，应经董事长或总经理批准，并由人力资源部门专人陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅申请：查阅人应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.审批流程：查阅申请表经所在部门负责人签字后，按照查阅权限分别报送人力资源部门负责人、公司高层管理人员审批。3.查阅登记：审批通过后，人力资源部门应安排专人陪同查阅，并做好查阅登记，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。4.查阅归还：查阅完毕后，查阅人应及时归还人事档案，确保档案的完整性和保密性。（三）使用规定1.仅限内部使用：人事档案信息仅供公司内部使用，未经员工本人同意，不得向任何第三方提供。2.用途明确：查阅和使用人事档案信息应严格限定在与公司人力资源管理相关的工作范围内，不得用于其他非法或不当目的。3.信息保密：查阅人应对查阅过程中获取的人事档案信息予以保密，不得泄露给无关人员。六、人事档案信息变更与更新（一）变更情形1.个人基本信息变更：员工姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式、家庭住址等个人基本信息发生变更时，应及时向人力资源部门提交变更申请及相关证明材料。2.教育背景变更：学历提升、培训经历增加等教育背景信息发生变更时，应提供相应的学历证书、培训结业证书等证明材料。3.工作经历变更：工作单位变动、职位晋升、工作职责调整等工作经历信息发生变更时，应提交新的工作证明、职位变动通知等相关材料。4.职业资格证书变更：职业资格证书取得、丢失、过期等情况发生时，应及时向人力资源部门提交证书原件、补办证明等相关材料。5.薪酬福利信息变更：薪资调整方案、福利待遇变更等薪酬福利信息发生变更时，应提供公司相关审批文件及说明材料。（二）变更程序1.变更申请：员工本人填写人事档案信息变更申请表，详细说明变更内容及原因，并附上相关证明材料。2.部门审核：员工所在部门对变更申请进行审核，核实变更信息的真实性和必要性，并签字确认。3.人力资源部门审批：人力资源部门对变更申请进行审批，审批通过后对人事档案信息进行更新。（三）更新要求1.及时准确更新：人力资源部门应及时将变更后的人事档案信息录入电子档案管理系统，并对纸质档案进行相应更新，确保档案信息的准确性和时效性。2.备份留存：对人事档案信息变更的相关材料进行备份留存，以备后续查阅和审计。七、人事档案信息销毁（一）销毁条件1.保管期限届满：人事档案信息保管期限已满，且按照规定无需继续保存的，可进行销毁。2.档案内容无效：人事档案中的某些材料因信息变更、证明过期等原因失去效力，经确认后可进行销毁。3.其他特殊情况：因不可抗力等特殊原因导致人事档案无法继续保存，且经公司批准后可进行销毁。（二）销毁程序1.提出申请：人力资源部门根据人事档案信息的保管期限和实际情况，提出人事档案信息销毁申请，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等信息。2.审批流程：销毁申请经人力资源部门负责人审核后，报公司高层管理人员批准。3.销毁实施：经批准后，由人力资源部门指定专人负责销毁工作。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、销毁方式、监销人等信息。4.监销要求：销毁过程应由两人以上监销，确保销毁工作彻底、合规。监销人应在销毁记录上签字确认。（三）销毁方式1.纸质档案销毁：纸质人事档案可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保档案内容无法恢复。2.电子档案销毁：电子人事档案应通过专业的数据删除软件进行彻底删除，并对存储介质进行格式化处理，防止数据恢复。八、监督与检查（一）监督机制1.内部监督：公司设立人事档案信息管理监督小组，定期对人事档案信息管理工作进行检查，确保制度执行的有效性。2.审计监督：公司审计部门定期对人事档案信息管理情况进行审计，检查档案管理的合规性和准确性。（二）检查内容1.制度执行情况：检查人事档案信息管理各项制度的执行情况，是否存在违反制度规定的行为。2.档案管理情况：检查人事档案的收集、整理、保管、查阅、变更、销毁等环节的工作质量，确保档案信息安全、完整。3.信息准确性：核实人事档案信息的真实性和准确性，检查是否存在虚假信息或错误记录。（三）问题处理