档案室管理制度国土

PAGE档案室管理制度国土一、总则（一）目的为加强国土档案室管理，确保国土档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及国土相关业务的档案管理工作，包括但不限于土地规划、土地出让、土地登记、地质勘查等各类业务产生的档案资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则：国土档案由专门的档案室集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映国土业务活动的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理国土业务过程中形成的各类档案资料，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的国土档案，严格保密，防止信息泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，便于档案的查阅和利用。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善国土档案室管理制度，并组织实施。2.集中统一管理国土档案，做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁等工作。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，提高档案查询效率。4.负责档案库房的安全管理，确保档案实体安全，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。5.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的现代化水平。6.组织开展档案业务培训和指导，提高档案管理人员的业务素质。（二）档案形成部门职责1.负责本部门国土业务档案的收集、整理和移交工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理要求，对本部门形成的档案进行分类、编号、装订等初步整理工作。3.配合档案室做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关业务资料和依据。4.负责本部门档案的日常查阅和利用工作，并做好登记和归还手续。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理法律法规和本公司/组织的档案管理制度。2.负责档案的具体管理工作，包括档案的收集、整理、保管、统计等。3.严格遵守档案保密制度，确保档案信息安全。4.积极开展档案利用工作，为公司/组织的国土业务提供优质服务。5.定期对档案进行清查盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。6.参加档案业务培训，不断提高自身业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.土地规划类：包括土地利用总体规划、专项规划、详细规划等编制过程中形成的文件、图表、数据等资料。2.土地出让类：土地出让合同、出让公告、竞买文件、成交确认书等相关档案。3.土地登记类：土地登记申请书、地籍调查表、宗地图、土地权属来源证明等登记档案。4.地质勘查类：地质勘查报告、勘查记录、样品分析数据等资料。5.其他国土业务类：与国土管理相关的会议纪要、调研报告、政策文件等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、完整地收集。2.档案形成后，承办人员应及时整理，按照档案管理要求进行分类、编号，并在规定时间内移交档案室。3.对于重要的国土档案，应实行纸质档案与电子档案同步收集，确保档案信息的一致性。（三）整理方法1.分类：按照国土业务类别和档案形成时间、来源等进行分类。如土地规划档案可分为总体规划、专项规划等类别；土地出让档案可按出让批次进行分类。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案类别、年度、顺序号等信息，便于管理和查询。3.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，建立档案检索体系。四、档案的保管（一）库房建设与管理1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备，并定期进行检查和维护。3.库房应划分不同的区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作有序进行。（二）档案存放1.按照档案类别、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.档案应存放在专用的档案柜架上，柜架应排列整齐，标识清晰。3.对于电子档案，应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）保管期限1.国土档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括涉及国家重大利益、具有历史查考价值的档案；长期保管的档案一般为10年以上至50年的档案；短期保管的档案为10年以下的档案。3.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定和本公司/组织的实际情况进行，确保档案的完整性和安全性。（四）档案清查与盘点1.定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查。2.清查盘点内容包括档案数量、保管状况、利用情况等，发现问题及时处理。3.清查盘点结果应形成书面报告，报档案室负责人审核，并归档保存。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和本公司/组织的档案保管期限表，对到期档案进行鉴定。2.鉴定工作应坚持全面审查、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、业务部门代表、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.查阅档案内容，分析档案的历史价值、现实利用价值和保存价值。2.参考档案保管期限表，结合档案形成时间、来源、重要程度等因素进行综合判断。3.征求业务部门意见，了解档案在实际工作中的利用情况和继续保存的必要性。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等内容，并经档案室负责人审核签字。3.档案销毁应在指定地点进行，由专人负责监销。监销人员应在销毁清册上签字确认，确保档案销毁彻底。4.销毁后的档案销毁清册应归档保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.本公司/组织内部人员查阅国土档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案室查阅。2.涉及国土机密档案的查阅，需经公司/组织主管领导批准，并严格按照保密规定进行查阅。3.外部单位查阅国土档案，应持有单位介绍信，经公司/组织相关部门负责人审核同意后，报档案室负责人批准，并在档案室指定地点查阅。（二）查阅登记1.查阅档案时，档案管理人员应详细记录查阅时间、查阅人姓名、所在部门、查阅档案名称及内容等信息。2.查阅人员应在档案查阅登记簿上签字确认，不得擅自将档案带出档案室。3.对于重要档案的查阅，应实行跟踪管理，确保档案的安全和完整。（三）利用方式1.档案管理人员应根据查阅人员的需求，提供档案原件或复印件。提供复印件时，应注明“与原件核对无误”字样，并加盖档案室印章。2.在符合保密规定的前提下，可采用电子文档形式提供档案资料，但应确保电子文档的真实性和完整性。3.查阅人员如需对档案进行摘抄、拍照、复印等操作，应事先征得档案管理人员同意，并按照规定进行操作。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立国土档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段，提高档案管理工作效率，提升档案服务质量，为公司/组织的国土业务提供有力支持。（二）数字化扫描1.对重要的国土档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。2.扫描后的电子档案应进行格式转换和存储，建立电子档案数据库，实现电子档案的集中管理。（三）系统功能1.档案信息化管理系统应具备档案录入、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理工作的自动化和信息化。2.系统应设置不同的用户权限管理模块，确保档案信息的安全和保密。3.提供档案数据备份和恢复功能，防止数据丢失和损坏。（四）数据安全1.加强电子档案数据安全管理，采取加密存储、访问控制、防火墙等技术手段，防止数据泄露和被非法篡改。2.定期对电子档案数据进行备