某局档案管理制度规定

PAGE某局档案管理制度规定一、总则（一）目的为加强本局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局各科室、下属事业单位及其工作人员在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则本局档案工作实行集中统一管理，由局办公室负责全局档案的综合管理，各科室、下属事业单位明确专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作。2.真实性原则归档的文件材料应真实反映本局各项工作的实际情况，确保档案内容的客观、准确。3.完整性原则全面收集本局在履行职能过程中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，采取有效的保密措施，防止档案信息泄露。5.便于利用原则档案管理应遵循便于查阅、检索和利用的原则，优化档案整理和保管方式，提高档案服务效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以局领导为组长，各科室负责人为成员的档案管理领导小组，负责全局档案管理工作的统筹规划、协调指导和监督检查。领导小组职责如下：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理工作的规章制度和发展规划。2.定期召开档案管理工作会议，研究解决档案管理工作中的重大问题，部署档案管理工作任务。3.监督检查本局各科室、下属事业单位档案管理工作的执行情况，对档案管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰奖励，对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。（二）局办公室局办公室作为本局档案管理的综合部门，负责档案管理的日常工作，其职责如下：1.贯彻执行档案管理的法律法规和本局档案管理制度，制定档案管理工作年度计划并组织实施。2.负责全局各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案整理规范、排列有序。3.建立健全档案检索工具，编制档案目录、全宗介绍、专题索引等，方便档案的查阅和利用。4.负责档案库房的日常管理，做好档案的安全保管、防潮、防虫、防火、防盗等工作，确保档案实体安全。5.按照规定的期限和程序，对到期档案进行鉴定、销毁，并做好销毁记录。6.负责组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立档案信息数据库，实现档案信息资源共享。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全局工作人员的档案意识和业务水平。8.负责向同级国家综合档案馆移交应进馆的档案，并办理相关手续。（三）各科室、下属事业单位各科室、下属事业单位应指定专人负责本部门档案的收集、整理和保管工作，并接受局办公室的业务指导和监督检查。其职责如下：1.负责收集、整理本科室、本单位在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.按照档案管理的有关规定，对收集的文件材料进行分类、整理、装订，定期移交局办公室。3.负责保管本科室、本单位移交前的档案，做好档案的安全保密工作。4.积极配合局办公室开展档案管理工作，提供档案利用所需的相关信息和资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围本局档案收集范围包括但不限于以下几类：1.行政管理类上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、通知等。本局制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、会议纪要等。本局召开的各类会议文件、记录、纪要等。本局与其他单位签订的合同、协议、意向书等。本局工作人员的任免、奖惩、考核等文件材料。本局的机构设置、人员编制、干部名册等文件。2.业务工作类本局各项业务工作中形成的文件、报表、统计资料、调查研究报告等。本局开展的各类项目、工程的立项审批文件、设计方案、施工图纸、验收报告等。本局组织的各类培训、讲座、活动的相关文件、资料、照片、录像等。本局在执法检查、监督管理等工作中形成的文件、记录、处罚决定书等。3.财务审计类本局的财务预算、决算报表、财务收支凭证、审计报告等。本局固定资产的购置、使用、处置等相关文件材料。4.人事档案类本局工作人员的履历表、自传、鉴定、考核、学历学位、培训、专业技术职务、党团材料、奖励处分等文件材料。本局工作人员的工资、任免、出国（境）等相关材料。5.声像档案类：本局在开展工作过程中形成的照片、录音、录像等声像资料，包括重大活动、重要会议、项目建设、领导视察等方面的记录。6.电子档案类：本局在办公自动化过程中形成的电子文件、数据、图表等，以及通过电子政务系统传输、办理的各类文件。（二）收集要求1.各科室、下属事业单位应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、完整地收集归档。2.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，使用耐久性强的书写材料和载体。3.对破损、褪色的文件材料应进行修复或复制，确保档案的质量。4.电子文件应按照相关标准进行收集，确保文件的真实性、完整性和可读性，并进行有效的备份存储。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。具体原则如下：1.分类科学原则根据档案的来源、时间、内容和形式等特征，按照本局档案分类方案进行分类，确保分类准确、合理。2.排列有序原则同一类别的档案应按照时间顺序或重要程度进行排列，便于查找和管理。3.编号规范原则对整理好的档案应进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和检索。4.编目准确原则编制档案目录时，应准确填写档案的题名、日期、责任者、文号、页数等信息，确保目录与档案实体相符。（四）整理方法1.文书档案整理按照年度保管期限机构（问题）的分类方法进行整理。对每份文件进行编号、编目，填写文件目录，装订成册，并编制备考表。将整理好的档案装入档案盒，在盒脊上填写全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号等信息。2.业务档案整理根据不同业务类型的特点，制定相应的分类方案进行整理。例如，项目档案可按照项目前期、项目实施、项目验收等阶段进行分类整理；执法档案可按照案件来源、立案、调查取证、处罚决定等环节进行分类整理。整理过程中，应确保每份文件材料齐全完整，按照顺序排列，并进行编号、编目。3.声像档案整理照片档案应按照时间、地点、人物、事件等要素进行分类整理，编写照片说明，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，并进行编号、装册。录音、录像档案应按照内容主题进行分类，标注录制时间、地点、内容摘要等信息，并进行编号、存储。4.电子档案整理按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类存储，建立电子文件目录数据库。对电子文件应进行元数据著录，确保电子文件的可识别性和可读性。定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。四、档案的保管与保护（一）档案库房建设与管理1.本局应设立专门的档案库房，档案库房应符合国家有关档案保管的标准和要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药、灭火器、防盗门窗、温湿度计等，确保档案保管环境适宜。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。4.档案库房应设置明显的标识，标明库房的功能区域、档案类别、保管期限等信息，便于档案的存放和查找。（二）档案装具选择与使用1.应选用符合档案保管要求的档案装具，如档案柜、档案盒、光盘存储盒等。2.档案柜应坚固耐用，便于存放和移动档案，档案盒应采用标准规格，材质应具有较好的耐久性和防潮性。3.档案装具应按照档案分类顺序进行排列，标识清晰，便于档案的管理和查找。（三）档案保管期限划分本局档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。1.永久保管的档案本局制定的具有长远查考利用价值的规章制度、重要文件、会议纪要等。本局机构演变、人事任免、奖惩决定等重要文件。本局在业务工作中形成的具有重大历史意义和现实价值的文件材料及项目档案。本局财务审计中涉及重大经济事项的文件材料。2.定期保管的档案本局在行政管理、业务工作等方面形成的一般性文件材料，保管期限为10年。本局在一定时期内具有查考利用价值的文件材料，保管期限为30年。（四）档案鉴定与销毁1.本局应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理领导小组组织相关人员组成鉴定小组，对档案的价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的保管期限划分标准，结合档案的实际情况，确定档案的存毁。对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应编制销毁清册。3.销毁清册应详细记录档案的题名、日期、文号、责任者、保管期限、销毁原因等信息，并经鉴定小组负责人签字确认。4.档案销毁应按照规定的程序进行，经局领导批准后，由两名以上工作人员在指定地点进行监销，并在销毁清册上签字。销毁过程应形成记录，包括销毁时间、地点、方式等信息。5.严禁将应销毁的档案出售或赠送他人。（五）档案的安全保密措施1.严格遵守国家有关保密法律法规，加强对档案工作人员的保密教育，提高保密意识。2.对档案库房、查阅场所等实行专人管理，无关人员未经许可不得进入。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取加密存储、限制查阅权限等措施，确保档案信息安全。4.在档案查阅、利用过程中，应严格履行登记手续，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。5.定期对档案的安全保密情况进行检查，发现问题及时整改，消除安全隐患。五、档案的利用与服务（一）利用范围本局档案主要供本局工作人员在履行工作职责、开展业务研究、解决历史遗留问题等方面查阅利用。同时，根据国家有关规定，依法为社会各界提供档案查阅服务。（二）利用方式1.查阅本局工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等信息，经所在科室负责人签字同意后，到局办公室办理查阅手续。查阅档案时，应在指定的查阅场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等信息，经所在科室负责人、局办公室负责人和局领导签字批准后，方可办理借阅手续。借阅档案应严格遵守借阅期限，按时归还。借阅期间，借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、污损、丢失档案。3.复制如需复制档案内容的，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等信息，经所在科室负责人签字同意后，到局办公室办理复制手续。复制档案应使用符合档案保管要求的复制设备和材料，确保复制件与原件内容一致。复制件应加盖局办公室档案利用专用章，并注明出处。（三）利用登记与统计1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用日期、利用者姓名、所在科室、查阅（借阅、复制）档案题名、数量、期限等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，编制档案利用情况统计报表，为档案管理工作提供数据支持和决策依据。（四）档案信息公开1.按照国家有关信息公开的规定，依法向社会公开本局的部分档案信息。档案信息公开应遵循严格的审批程序，确保公开的档案信息不涉及国家机密、商业秘密和个人隐私。2.建立档案信息公开目录，明确公开档案的范围、内容、查阅方式等信息，方便社会公众查阅利用。3.对已公开的档案信息，应及时更新维护，确保信息的准确性和时效性。六、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现本局档案管理的信息化、数字化，建立涵盖本局各类档案信息的数据库，实现档案信息的快速检索、高效利用和远程传输，提高档案管理工作的效率和服务水平。（二）建设内容1.档案数字化加工对本局存量档案进行数字化扫描，将纸质档案转化为电子图像，建立电子档案数据库。数字化加工应按照国家有关档案数字化技术标准进行，确保扫描图像清晰、完整，数据准确无误。2.档案管理系统建设建立本局档案管理系统，实现档案的收集、整理、编目、存储、检索、利用、统计等业务流程的信息化管理。档案管理系统应具备用户权限管理、数据安全保密、在线查阅利用、数据备份恢复等功能，满足本局档案管理工作的实际需求。3.档案信息资源整合整合本局各科室、下属事业单位的档案信息资源，打破信息壁垒，实现档案信息的共享共用。同时，加强与上级机关、同级国家综合档案馆等相关单位的档案信息交流与合作，拓展档案信息资源渠道。（三）实施步骤1.规划设计阶段制定本局档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和技术要求等，进行项目可行性研究和论证，编制项目实施方案。2.系统建设阶段按照项目实施方案，组织开展档案数字化加工、档案管理系统开发建设等工作，确保系统建设质量和进度。在