大学学生档案归档制度

PAGE大学学生档案归档制度一、总则（一）目的为了加强大学学生档案的管理，确保学生档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本归档制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体学生档案的归档工作，包括全日制本科生、研究生等各类在校学生。（三）基本原则1.真实性原则：学生档案应如实反映学生在校期间的学习、生活、奖惩等情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集学生在校期间形成的各类材料，保证档案材料的齐全完整。3.准确性原则：档案材料的填写、整理应准确无误，符合规范要求。4.保密性原则：严格遵守国家有关档案保密的法律法规，保护学生个人隐私，防止档案信息泄露。5.规范性原则：档案的整理、归档应遵循统一的标准和规范，便于管理和查询。二、档案内容（一）个人基本信息1.学生入学登记表，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、家庭住址、联系电话等。2.身份证复印件。3.录取通知书复印件。（二）学习成绩档案1.每学期的成绩单，包括课程名称、学分、成绩、考试类型等。2.补考、重修记录。3.学籍变动情况记录，如休学、复学、转学、转专业等。（三）奖惩材料1.校级及以上表彰奖励的证书、文件等，如优秀学生、优秀学生干部、奖学金证书等。2.违纪处分决定及相关材料，如警告、严重警告、记过、留校察看、开除学籍等处分。（四）党团组织材料1.入党申请书、自传、思想汇报等。2.入团志愿书、团组织关系证明等。3.党员、团员登记表。（五）社会实践与实习材料1.社会实践报告、实习报告。2.实习鉴定表。（六）毕业材料1.毕业生登记表。2.学位申请表、学位评定书。3.毕业论文（设计）及相关材料，如开题报告、中期检查报告、指导教师评语等。4.就业协议书、就业推荐表等就业材料。三、档案收集（一）收集责任1.各学院负责组织本学院学生档案材料的收集工作，指定专人负责此项工作。2.教务处负责收集学生的学习成绩档案、学籍变动材料等。3.学生工作处负责收集学生的奖惩材料、党团组织材料、社会实践与实习材料等。4.招生就业处负责收集学生的就业材料。（二）收集时间1.新生入学后，各学院应及时组织收集新生的个人基本信息材料，并在规定时间内整理归档。2.每学期结束后，各相关部门应及时将学生本学期形成的各类材料收集齐全，并移交至学院档案管理人员。3.毕业生毕业前，各学院应按照学校要求，及时收集毕业生的毕业材料，并整理归档。（三）收集要求1.各部门应明确档案材料的收集范围和标准，确保收集的材料齐全完整、真实准确。2.档案材料应使用原件，如因特殊原因需使用复印件的，应加盖出具单位公章，并注明“与原件核对无误”。3.档案材料应字迹清晰、工整，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写工具。4.对于不符合要求的档案材料，应及时通知相关部门或学生进行补充、更正。四、档案整理（一）整理原则1.遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.便于档案的保管和利用。（二）整理方法1.按照学生班级、学号顺序进行排列。2.对每份档案材料进行分类、编号，并编制目录。3.将档案材料装入档案袋或档案盒，并在封面和盒脊上注明学生姓名、学号、班级、档案内容等信息。（三）整理要求1.档案材料应分类准确、排列有序，不得随意乱放。2.目录应清晰、准确，与档案材料内容一致。3.档案袋或档案盒应牢固、耐用，能够有效保护档案材料。五、档案归档（一）归档流程1.各学院档案管理人员对整理好的学生档案进行审核，确保档案材料齐全完整、整理规范。2.将审核通过的学生档案移交至学校档案馆，办理交接手续。3.学校档案馆对接收的学生档案进行再次审核，并按照档案管理的要求进行上架存储。（二）归档时间1.新生档案应在入学后[X]个月内归档完毕。2.其他年级学生档案应在每学期结束后[X]周内归档完毕。3.毕业生档案应在毕业当年[X]月底前归档完毕。（三）归档要求1.归档的学生档案应符合本制度规定的内容和整理要求。2.档案交接双方应认真核对档案数量、内容等信息，确保交接准确无误，并在交接清单上签字确认。六、档案保管（一）保管场所学校档案馆应具备专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮设施等，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案应分类存放，标识清晰，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。4.对电子档案应进行备份，并妥善保管备份数据。七、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.学生本人有权查阅自己的档案，但需填写查阅申请表，经学院同意后，到学校档案馆查阅。2.因工作需要查阅学生档案的，须经学校相关部门负责人批准，并办理查阅手续。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.司法机关、有关单位因工作需要查阅学生档案的，应出具单位介绍信及相关证明材料，经学校主管领导批准后，方可查阅。（二）借阅规定1.一般情况下，学生档案不对外借阅。如有特殊情况需要借阅的，须经学校主管领导批准，并办理借阅手续。借阅期限不得超过[X]天。2.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。借阅期满后，应及时归还档案。（三）查阅与借阅记录学校档案馆应建立查阅与借阅登记制度，对查阅与借阅的时间、内容、人员等信息进行详细记录，以备查考。八、档案转递（一）转递范围1.毕业生档案转递至就业单位、人才交流中心等。2.学生转学、退学等学籍变动时，档案转递至相关学校或单位。（二）转递方式1.档案转递一般通过机要交通或专人送取的方式进行，确保档案的安全传递。2.严禁个人自带档案转递。（三）转递手续1.档案转递前，学校档案馆应认真核对档案材料，确保档案完整无误。2.填写档案转递通知单，注明转递单位、转递原因、档案内容等信息，并密封档案。3.将档案转递通知单及档案一并交与接收单位，并办理交接手续。接收单位应在回执上签字盖章后返回学校档案馆。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的学生档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数据录入与维护1.按照档案整理的要求，将学生档案材料的相关信息录入信息化管理系统，确保数据准确无误。2.定期对信息化管理系统中的数据进行维护和更新，保证数据的及时性和完整性。（三）系统安全管理1.加强信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。2.定期对系统进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。十、监督与检查（一）监督检查部门学校成立档案工作监督检查小组，负责对全校学生档案归档工作进行监督检查。监督检查小组由学校办公室、教务处、学生工作处、档案馆等部门相关人员组成。（二）监督检查内容1.档案收集、整理情况，是否符合本制度规定的要求。2.档案保管情况，是否存在安全隐患。3.档案查阅与借阅情况，是否办理相关手续。4.档案转递情况，是否按照