幼儿园档案管理制度文件

PAGE幼儿园档案管理制度文件一、总则（一）目的为加强幼儿园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在幼儿园教育教学、行政管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职员工。（三）档案定义本制度所指档案是幼儿园在各项工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：幼儿园档案由综合档案室集中统一管理，各部门指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作。2.真实性原则：档案内容必须真实反映幼儿园各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集幼儿园在各个方面形成的档案资料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善幼儿园档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理幼儿园各类档案，对档案进行收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定进行销毁。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全与完整。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照规定的时间和要求，将整理好的档案移交综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查询、利用等工作。三、档案的分类与编号（一）分类幼儿园档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括幼儿园行政工作的各类文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。2.教育教学类：涵盖教学计划、教案、教材、教学成果、学生学籍档案等。3.师资队伍建设类：包含教师个人档案、培训记录、考核评价等。4.学生管理类：涉及学生基本信息、奖惩情况、活动记录等。5.安全管理类：如安全制度、应急预案、安全检查记录等。6.后勤管理类：包括物资采购、维修记录、食堂管理等档案。7.财务管理类：有财务报表、账目凭证、预算决算等。8.家园合作类：如家长委员会记录、家长意见反馈、家园活动资料等。9.设施设备类：涉及幼儿园固定资产清单、设备采购合同、维修保养记录等。10.其他类：不属于以上各类的特殊档案。（二）编号档案编号采用“年度类别流水号”的形式。例如：2023XJ001，表示2023年行政管理类的第1份档案。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案形成规律和归档范围，及时收集本部门在工作中产生的各类文件材料。2.对于重要活动、项目等形成的档案，相关部门应在活动结束或项目完成后[X]个工作日内完成收集工作。3.教职员工在工作中形成的个人业务档案，应在工作结束或阶段结束后及时整理并移交部门档案管理人员。（二）整理1.档案管理人员对收集到的档案进行整理，遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系。2.对每份档案进行分类、排序，去除无关的纸张、附件等，确保档案内容清晰、完整。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于查询和管理。五、档案的归档与移交（一）归档1.各部门档案管理人员应在每年[具体时间]前，将上一年度整理好的档案进行归档。2.归档的档案应按照分类要求，分别装入档案盒，并在档案盒封面注明档案类别、年度、起止日期等信息。3.在档案盒内，应按照档案编号顺序排列档案，并附上档案目录清单。（二）移交1.各部门档案管理人员将归档后的档案移交综合档案室时，应填写档案移交清单，双方签字确认。2.综合档案室对移交的档案进行核对、验收，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。3.综合档案室接收档案后，应将档案妥善存放，并更新档案管理系统中的相关信息。六、档案的保管（一）保管条件1.综合档案室应具备专门的档案库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[适宜温度范围]，湿度控制在[适宜湿度范围]。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等。3.档案架应坚固耐用，便于档案的存放和查找，档案应分类存放，标识清晰。（二）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映幼儿园主要职能活动和历史面貌的，对幼儿园、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：主要是反映幼儿园一般工作活动，在较长时间内对幼儿园工作有查考利用价值的档案，保管期限为[X]年。3.短期保管的档案：是指在较短时间内对幼儿园工作有参考价值的档案，保管期限为[X]年。（三）档案清查1.综合档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行[X]次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.清查结束后，应填写档案清查报告，对清查情况进行总结和分析，提出改进措施和建议。七、档案的利用（一）利用范围1.幼儿园内部人员因工作需要，可查阅、借阅相关档案。2.外单位因工作需要查阅幼儿园档案的，须经幼儿园领导批准，并办理查阅手续。（二）利用手续1.幼儿园内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.借阅档案的，需填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和综合档案室负责人签字批准后借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.外单位查阅档案，需提交查阅申请函，说明查阅目的、内容等，经幼儿园领导批准后，由综合档案室安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换文件等。2.如需复印档案资料，应经综合档案室同意，并按照规定的程序办理复印手续。3.查阅、借阅人员归还档案时，应认真核对档案数量和完整性，如发现问题应及时报告。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合档案室定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、相关部门负责人和档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、内容价值等因素，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制档案销毁清单。（二）销毁1.档案销毁清单经幼儿园领导批准后，由综合档案室负责组织销毁工作。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。3.销毁工作完成后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。九、档案信息化管理（一）建立档案管理系统1.幼儿园应建立档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.档案管理系统应具备用户管理、权限设置、档案录入、查询统计、借阅管理等模块，方便档案的日常管理和利用。（二）档案数字化1.对重要档案和利用率较高的档案，应进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案。2.档案数字化工作应按照相关标准和规范进行，确保电子档案的质量和安全性。3.电子档案应进行备份存储，备份方式可采用磁带备份、光盘备份、硬盘备份等多种形式，并定期进行检查和更新。（三）信息化安全管理1.加强档案信息化系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止