小学学校档案制度汇编

PAGE小学学校档案制度汇编一、总则（一）目的为加强我校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校各项工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，制定本档案制度汇编。（二）适用范围本制度适用于我校各部门、各年级组、各班级及全体教职工在工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：学校档案由学校综合档案室集中统一管理，各部门、各年级组、各班级应指定专人负责档案的收集、整理、移交等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容应真实反映学校各项工作的实际情况，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则：全面收集学校在教学、科研、管理、后勤等各方面形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案，采取相应的保密措施，确保档案信息不泄露。5.便于利用原则：档案整理应科学合理，分类准确，编号规范，检索便捷，便于学校各部门及社会各界利用档案资源。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定学校档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.集中统一管理学校各类档案，对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、编目和利用等工作。3.指导各部门、各年级组、各班级的档案工作，开展档案业务培训和咨询服务。4.定期对档案进行安全检查，确保档案的安全与完整。5.开发利用档案信息资源，为学校各项工作提供档案资料支持。（二）档案管理人员职责1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉学校各项工作，热爱档案事业，遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架、保管等，确保档案的整齐有序。3.按照档案管理的有关规定，对档案进行鉴定，及时剔除无保存价值的档案，并做好档案的销毁工作。4.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。5.做好档案的借阅、查阅登记工作，严格按照规定办理借阅手续，确保档案的安全。6.定期对档案进行统计分析，掌握档案的数量、种类、利用情况等信息，为档案管理工作提供数据支持。7.积极参与档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。（三）各部门、各年级组、各班级档案管理职责1.各部门、各年级组、各班级应明确一名档案工作负责人，负责本部门、本年级组、本班级档案的收集、整理、保管和移交等工作。2.按照学校档案管理制度的要求，及时收集本部门、本年级组、本班级在工作中形成的各类档案，并进行初步整理。3.定期将整理好的档案移交学校综合档案室，确保档案的集中统一管理。4.配合学校综合档案室做好档案的鉴定、统计、利用等工作，积极提供档案利用线索。三、档案分类及编号（一）档案分类1.党群工作类：主要包括学校党组织建设、党员管理、思想政治工作、纪检监察、工会工作、共青团工作等方面形成的档案。2.行政管理类：涵盖学校行政事务管理、人事管理、财务管理、资产管理、后勤管理、安全保卫等方面的档案。3.教育教学类：包含学校教学计划、教学大纲、教材教案、教学研究、教学成果、学生学籍管理、招生就业等方面的档案。4.科学研究类：涉及学校科研项目申报、研究过程、科研成果、学术交流等方面的档案。5.学生工作类：包括学生思想政治教育、学生日常管理、学生奖惩、学生社团活动等方面的档案。6.基建档案类：主要是学校基本建设项目从规划、设计、施工到竣工验收等全过程形成的档案。7.设备档案类：指学校购置的各类教学设备、办公设备、实验设备等从采购、验收、使用到维修、报废等环节形成的档案。8.声像档案类：包括学校在教学、科研、管理等活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。（二）档案编号1.档案编号采用“年度类别流水号”的结构。2.“年度”采用公元纪年，用四位数字表示，如“2023”。3.“类别”按照上述档案分类的顺序，用两位数字表示，如“01”表示党群工作类。4.”流水号”按照档案形成的先后顺序，用四位数字表示，如“0001”。5.例如，2023年党群工作类的第一份档案编号为“2023010001”。四、档案收集与整理（一）档案收集1.学校各部门、各年级组、各班级应按照档案管理的要求，定期收集本部门、本年级组、本班级在工作中形成的各类档案。2.档案收集范围包括纸质文件、电子文件、照片、录音、录像等各种载体形式的资料。3.对重要活动、重大事件形成的数据、图表、声像材料等，应及时收集齐全，并进行整理归档。4.学校教职工在工作中形成的个人业务档案，如教学成果、科研成果、获奖证书等，由个人负责收集整理后移交学校综合档案室。（二）档案整理1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.纸质档案的整理按照分类、装订、编页、编号、装盒等步骤进行。档案应采用A4纸规格，左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。3.电子档案的整理应按照档案分类方案进行分类，建立电子文件夹，文件夹名称应与档案分类名称一致。电子文件应采用通用格式存储，并按照档案编号进行命名，确保文件名的唯一性和规范性。4.照片档案应按照时间顺序或专题进行整理，照片应配有文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息。照片应冲洗或扫描成清晰的图像文件，并按照档案编号进行命名和存储。5.录音、录像档案应按照内容进行整理，注明录制时间、地点、人物、事件等信息，并按照档案编号进行命名和存储。五、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.学校综合档案室应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理人员、业务部门负责人和有关专家组成。3.鉴定小组应根据国家有关规定和学校实际情况，对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，确定档案的保管期限。4.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校、社会具有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年；短期保管的档案是指反映学校局部工作活动，在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年至15年。（二）档案销毁1.对经过鉴定确无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，应编制档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。档案销毁清册应经学校领导审批后存档备查。3.档案销毁应在指定地点进行，由两名以上工作人员负责监销。监销人员应在档案销毁清册上签字确认，确保档案销毁工作的真实性和严肃性。4.严禁将应销毁的档案出售或转让给其他单位或个人。六、档案保管与保护（一）档案保管1.学校综合档案室应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案应按照分类编号顺序排列上架，便于查找和利用。档案柜应标明档案类别和编号，确保档案存放的准确性。4.对珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放、定期检查等，确保档案的安全与完整。（二）档案保护1.定期对档案进行检查，发现问题及时处理。检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的可读性和完整性。3.加强对档案库房的安全管理，严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。4.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案保管设备进行维护和检查，确保设备的正常运行。5.随着信息技术的发展，应加强对电子档案的保护，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，防止电子档案信息的丢失、篡改和泄露。七、档案利用与借阅（一）档案利用1.学校各部门、各年级组、各班级及教职工因工作需要，可以查阅、利用学校档案。2.档案利用应填写档案利用登记表，注明利用目的、利用时间、利用人等信息。3.档案管理人员应根据档案利用登记表，及时提供档案资料，并做好利用记录。4.学校应积极开发利用档案信息资源，通过编写档案资料汇编、举办档案展览、开展档案咨询服务等方式，为学校教学、科研、管理等工作提供支持。（二）档案借阅1.外单位因特殊需要查阅学校档案的，须持单位介绍信，经学校领导批准后，方可查阅。2.档案借阅应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅时间、借阅人等信息。档案借阅申请表应经学校领导审批后存档备查。3.档案借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、圈划、抽取、撤换、批注、污损档案，不得擅自复印、拍照、录音、录像档案内容。5.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。八、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化。2.提高档案管理工作效率，方便档案的查询、利用和统计分析。3.加强档案信息资源的整合与共享，为学校各项工作提供更加便捷的档案服务。（二）主要任务1.档案数字化：对学校现有的纸质档案、照片档案及录音录像档案进行数字化处理，将其转换为电子文件存储在档案管理系统中。2.档案管理系统建设：选用适合学校档案管理需求的档案管理软件，建立涵盖档案收集、整理、鉴定、保管、利用等全过程的信息化管理平台。3.数据安全管理：采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，确保档案信息的安全与保密。4.人员培训：加强对档案管理人员的信息化技能培训，提高其操作档案管理系统的能力和水平。（三）实施步骤1.规划阶段：制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施。2.准备阶段：开展档案数字化设备采购、软件选型、人员培训等