民非档案管理制度范本

PAGE民非档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强本民办非企业单位（以下简称“民非”）档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为单位各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本民非所属各部门、各分支机构以及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指本民非在开展业务活动、行政管理等工作过程中直接形成的，对国家、社会和本单位具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则本民非档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映本民非各项工作活动的真实情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集本民非在工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件和资料。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行保密管理，防止档案信息泄露。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案的检索效率和利用价值，为单位各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责本民非档案管理的日常工作。档案管理部门应保持相对稳定，人员变动应及时做好交接工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，建立健全本民非档案管理制度，并组织实施。2.负责制定档案管理工作规划和年度计划，明确档案管理的目标、任务和措施。3.组织开展档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案的质量和安全。4.指导和监督本民非各部门的档案工作，定期对各部门档案管理情况进行检查和考核。5.负责档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。6.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理人员的专业素质和业务能力。7.负责档案库房的建设和管理，配备必要的档案保管设施设备，确保档案的安全存放。8.做好档案的编研工作，编写档案参考资料，为单位领导决策和各项工作提供参考依据。（三）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。2.按照本民非档案管理制度的要求，做好本部门档案的日常管理工作，妥善保管档案，防止档案丢失、损坏和泄密。3.积极配合档案管理部门的工作，及时向档案管理部门提供所需的档案资料，支持档案管理部门开展档案的整理、鉴定、统计和利用等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、工会工作、共青团工作等方面形成的文件材料。2.行政管理类：包括单位设立、变更、注销等文件材料，行政管理工作中形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结、报告等。3.业务工作类：包括业务活动方案、项目申报材料、合同协议、业务报表、调查研究报告等。4.财务审计类：包括财务预算、决算、会计凭证、账簿、审计报告等。5.人事管理类：包括人员招聘、录用、培训、考核、奖惩、工资福利、职称评定等方面形成的文件材料。6.声像档案类：包括单位重大活动、会议、培训等形成的照片、录音、录像等资料。7.实物档案类：包括单位获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗等实物。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的档案应字迹清晰、图表工整、签字盖章手续完备，禁用铅笔、圆珠笔等不耐久书写材料书写。3.对电子文件的收集，应确保其内容的真实性、完整性和可读性，按照规定的格式和存储要求进行保存。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，编制统一的分类方案和编号规则。（四）整理方法1.文书档案的整理分类：按照党群工作、行政管理、业务工作、财务审计、人事管理等类别进行一级分类，在一级分类基础上，再按照年度、保管期限等进行二级分类。编号：采用年度保管期限流水号的编号方法，对每份文件进行编号，确保编号的唯一性。装订：将每份文件按顺序排列，左侧装订，装订应牢固、整齐，不影响文件的阅读和利用。编目：编制文件目录，包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页号、保管期限等项目，以便于查找和利用。2.声像档案的整理分类：按照照片、录音、录像等类别进行分类，在每类中再按照形成时间、内容等进行细分。编号：采用年度类别流水号的编号方法，对每份声像资料进行编号。编目：编制声像档案目录，包括编号、题名、拍摄时间、拍摄地点、内容简介、保管期限等项目，并对声像资料进行简要文字说明。存储：将声像资料存储在磁性载体或光盘等存储介质上，并标注相关信息，确保存储介质的安全和可读。3.实物档案的整理分类：按照荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗等类别进行分类，在每类中再按照获得时间、颁发单位等进行细分。编号：采用年度类别流水号的编号方法，对每件实物进行编号。编目：编制实物档案目录，包括编号、名称、获得时间、颁发单位、保管期限等项目，并对实物进行简要文字说明。保管：将实物存放在专门的陈列柜或库房中，确保实物的安全和完整。四、档案的保管（一）保管期限划分档案的保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为30年、10年。1.永久保管的档案本民非制定的重要规章制度、章程、组织沿革等文件材料。本民非涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的文件材料。本民非重要业务活动、重大项目的文件材料，以及在社会上具有重大影响的文件材料。本民非的财务审计报告、年度决算报表等重要财务文件材料。本民非获得的省部级以上荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。2.定期保管的档案本民非一般性业务活动、项目的文件材料，保管期限为10年。本民非行政管理工作中形成的一般性文件材料，保管期限为30年。（二）档案库房建设与管理1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点，配备必要的档案保管设施设备，如档案密集架、温湿度计、空调、除湿机、消防器材等。2.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。3.档案库房应设置专门的档案整理区、阅档区和办公区，确保档案管理工作的有序开展。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。（三）档案保管要求1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和利用。2.对纸质档案应采用档案密集架或档案柜进行存放，确保档案存放整齐、有序。3.对电子档案应采用磁带、光盘、硬盘等存储介质进行备份，并异地存放，防止数据丢失。4.对声像档案和实物档案应分别进行妥善保管，确保其安全和完整。5.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的质量和安全。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和可靠性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对档案的鉴定工作进行组织和指导。（三）鉴定方法1.定期鉴定：每年对到期档案进行一次全面鉴定，确定档案的存毁。2.随时鉴定：对涉及单位重大事项、重要业务活动等形成的档案，应在项目结束后及时进行鉴定。3.鉴定内容：从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行全面审查，分析档案的保存价值，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册，详细列出档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清册应经档案鉴定工作小组审核签字，并报单位负责人批准。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全和彻底。销毁后，监销人应在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用情况等，统计数据应准确、及时、完整。3.定期对档案统计数据进行分析和总结，为档案管理工作提供决策依据。（二）移交工作1.本民非因撤销、合并等原因终止时，应按照国家有关规定，将档案移交给有关部门或单位。2.档案移交应编制档案移交清册，详细列出移交档案的名称、数量、种类、保管期限等信息，并办理交接手续。3.档案移交清册应一式两份，交接双方各执一份，以备查考。七、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循合法、合理、安全、保密的原则，确保档案信息的正确使用和安全。（二）利用范围1.本民非内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅本民非档案，应按照规定办理相关手续。（三）利用手续1.本民非内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅本民非档案，应提前向本民非提交查阅、借阅申请函，说明查阅、借阅的目的、内容和期限等，经本民非负责人批准后，方可办理查阅、借阅手续。3.查阅、借阅档案时，档案管理人员应按照规定提供档案，并做好查阅、借阅登记工作，记录查阅、借阅人员的姓名、单位、时间、档案名称、数量等信息。4.查阅、借阅人员应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案，不得在档案上圈划、批注、污损，不得