行政人事部档案管理制度

PAGE行政人事部档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政人事部档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司行政人事部及各部门在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司行政人事部负责集中管理各类档案，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，确保档案信息的准确性。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露，维护公司的商业机密和合法权益。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）行政人事部职责1.制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.建立档案信息管理系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率。4.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，确保档案管理工作规范有序。5.负责档案的查阅、借阅和利用工作，按照规定提供档案信息服务。6.定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。（二）各部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类档案资料的收集、整理和初步归档工作，并定期移交行政人事部。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案管理的日常工作，确保档案的完整和安全。3.配合行政人事部做好档案的查阅、借阅和利用工作，按照规定提供相关档案资料。三、档案分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、证照等。2.人力资源类：涵盖员工招聘、培训与开发、绩效考核、薪酬福利、劳动关系等方面的档案。3.财务审计类：包含财务报表、审计报告、会计凭证、税务资料等。4.市场营销类：涉及市场调研、营销策划、客户资料、销售合同等档案。5.生产管理类：包括生产计划、工艺流程、质量控制、设备管理等方面的文件。6.技术研发类：如研发项目文档、技术资料、专利申请等。7.采购供应类：采购合同、供应商资料、采购订单等档案。8.物流管理类：物流配送记录、库存管理资料等。9.法务合规类：法律文件、合同审查记录、合规报告等。10.其他类：不属于以上分类的其他重要档案。（二）编号规则档案编号采用“大类代码+年度+流水号”的方式，具体如下：1.大类代码：用两位数字表示，如“01”代表行政管理类，“02”代表人力资源类等，对应上述十大类。2.年度：用四位数字表示，如“2023”代表2023年度。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。例如，行政管理类2023年度的第一份档案编号为“012023001”。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应在工作过程中及时收集本部门形成的各类档案资料，确保档案的完整性和及时性。2.档案资料应包括纸质文件、电子文档、图表、照片、录音、录像等各种形式。3.对于重要的文件和资料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存处。（二）整理方法1.行政人事部负责对收集到的档案资料进行统一整理。2.按照档案分类标准，对档案进行分类。3.对每份档案进行编号，并编制档案目录，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。4.对于纸质档案，应进行装订、编页，确保档案的整齐和牢固；对于电子档案，应按照规范的命名规则进行命名，并存储在指定的服务器或存储设备上。五、档案归档与保管（一）归档程序1.各部门档案管理人员将整理好的档案定期移交行政人事部。2.行政人事部档案管理人员对移交的档案进行核对、检查，确认无误后办理归档手续。3.将归档后的档案按照类别和编号顺序存放于档案柜或档案库房中。（二）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司章程、重大决策文件、重要合同协议等。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为15年至50年。如年度工作计划与总结、一般业务合同等。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为5年以下。如一般性的通知、简报等。（三）保管要求1.档案库房要求：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。2.档案柜架要求：档案柜架应坚固耐用，便于档案的存放和查找。档案应按照类别和编号顺序排列存放，不同保管期限的档案应分开存放。3.档案存储介质要求：电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并定期进行备份。存储介质应标明档案名称、编号、日期等信息，并妥善保管。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到行政人事部办理查阅手续。2.行政人事部档案管理人员根据申请内容，提供相应的档案资料，并在《档案查阅登记表》上记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅档案应在行政人事部指定的查阅地点进行，不得擅自将档案带出查阅地点。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。4.如需复印档案资料，应经行政人事部档案管理人员同意，并按照规定的收费标准收取复印费用。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案期限在3天以内的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到行政人事部办理借阅手续。2.借阅期限超过3天的，需经行政人事部经理签字同意。3.行政人事部档案管理人员根据申请内容，提供相应的档案资料，并在《档案借阅登记表》上记录借阅人姓名、部门、借阅时间、借阅期限、归还时间等信息。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自扩大利用范围。借阅期限届满，应按时归还档案。如需延期借阅，应提前办理续借手续。5.借阅档案过程中如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应及时向行政人事部报告，并承担相应责任。七、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。2.查阅和借阅档案时，档案管理人员应监督查阅和借阅人员遵守保密规定，不得在非规定场所谈论档案内容。3.对于涉及公司商业机密、技术秘密、财务信息等重要档案，应采取加密存储、限制访问权限等措施，确保档案信息安全。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如监控设备、防盗报警装置等。2.定期对档案库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全保存。4.档案管理人员应严格遵守档案管理操作规程，防止因操作不当导致档案损坏或丢失。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.行政人事部定期对已到保管期限的档案进行鉴定，组成档案鉴定小组，由行政人事部经理担任组长，相关部门负责人和档案管理人员为成员。2.鉴定小组根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.将鉴定结果分为继续保存、销毁两类，并编制《档案鉴定意见书》。（二）销毁程序1.对确定需要销毁的档案，填写《档案销毁申请表》，经行政人事部经理审核、公司分管领导批准后，方可进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁。销毁过程中应确保档案信息无法恢复，如采用焚烧、粉碎等方式。3.销毁档案时，应填写《档案销毁登记表》，记录销毁档案的名称、编号、数量、销毁时间、销毁方式等信息，并由监销人员签字确认。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案信息管理系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）系统功能要求1.档案录入与存储：能够实现档案信息的快速录入、分类存储，并支持多种格式文件的上传。2.检索查询：提供灵活多样的检索方式，如按关键词、编号、日期等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理：实现档案借阅流程的在线审批、登记和跟踪，及时提醒借阅人归还档案。4.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全和保密。5.统计分析：对档案数据进行统计分析，生成各类报表，为公司决策提供数据支持。（三）数据维护与安全1.定期对档案信息管理系统的数据进行备份，确保数据的