档案制度会取消6

PAGE档案制度会取消6关于档案制度的相关规定一、总则1.目的本档案制度旨在规范公司/组织档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，为公司/组织的各项工作提供有力的支持和保障。2.适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工。3.档案定义本制度所指档案是公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录，包括但不限于文件、合同、报表、信函、会议纪要、技术资料、财务凭证等。二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善公司/组织档案管理制度，并监督执行。集中统一管理公司/组织各类档案，确保档案的安全与完整。对档案进行分类、编号、整理、编目、上架等工作，便于查询和利用。定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案进行处置。开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。组织档案业务培训，提高员工的档案意识和业务能力。2.各部门兼职档案员职责负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。按照档案管理部门的要求，定期将本部门的档案移交至档案管理部门。协助档案管理部门开展档案清查、统计等工作。3.员工个人职责妥善保管本人在工作中形成的各类文件资料，及时移交至本部门兼职档案员。严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。三、档案的收集与整理1.收集范围公司/组织在经营管理、生产活动、技术研发、财务核算等方面形成的各类文件资料。上级主管部门下发的与公司/组织相关的文件、通知、指示等。对外签订的合同、协议、意向书等。各类会议形成的会议纪要、决议、记录等。员工个人在工作中形成的重要文件、报告、总结等。2.收集要求各部门兼职档案员应及时收集本部门的档案资料，确保档案的完整性和及时性。对于重要文件和紧急文件，应优先收集并及时移交。收集的档案资料应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。便于保管和检索，符合档案管理的规范化要求。4.整理方法分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，如可分为行政管理类、业务管理类、财务类、人事类等。编号：对每一类档案进行编号，以便于识别和管理。编号应具有唯一性和系统性。编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，便于查询和利用。装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的保管1.保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好。档案库房应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案的安全。2.保管期限根据档案的重要程度、历史价值和现实利用价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。具体保管期限的划分按照国家有关规定和公司/组织实际情况执行。3.保管要求档案应按照分类、编号顺序上架存放，便于查找和管理。定期对档案进行清查盘点，确保账实相符。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因并采取相应措施。对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据的安全性。严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。五、档案的利用1.利用原则遵循保密、安全、合法的原则，确保档案的合理利用。优先满足公司/组织内部工作需要，在符合法律法规和公司/组织规定的前提下，可对外提供档案利用服务。2.利用流程内部利用：公司/组织员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。外部利用：外单位因工作需要查阅公司/组织档案，应提前向公司/组织提出书面申请，说明查阅目的、范围等，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.利用限制涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、个人隐私等敏感信息以及法律法规规定不得公开的档案，不得对外提供利用。未经档案管理部门同意，查阅人员不得擅自复制、拍照、抄录档案内容。六、档案的鉴定与处置1.鉴定工作档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行鉴定，组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员参加。鉴定小组根据档案的保存价值和现实利用情况，提出鉴定意见，确定档案的存毁。2.处置方式对失去保存价值的档案，经鉴定小组批准后，进行销毁处理。销毁档案应填写《档案销毁申请表》，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门指定专人负责监销，并做好销毁记录。对仍有一定保存价值但不需要继续保管的档案，可进行移交流通等处置。七、档案信息化管理1.信息化建设目标建立公司/组织档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。提高档案管理的效率和准确性，为公司/组织提供便捷的档案信息服务。2.数据录入与维护档案管理部门应及时将纸质档案信息录入档案信息管理系统，确保数据的准确性和完整性。定期对档案信息管理系统中的数据进行维护和更新，保证数据的时效性。3.安全管理加强档案信息管理系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。定期对档案信息管理系统进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。八、监督与检查1.监督机制公司/组织建立档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。档案管理部门应定期向公司/组织主管领导汇报档案管理工作情况，接受监督和指导。2.检查内容档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、利用等环节。档案库房的安全状况，设施设备的运行情况。档案信息化管理系统的运行情况，数据的准确性和安全性。3.问题整改对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。责任部门应认真分析问题原因，制定整