服装公司销售合同规范制度

服装公司销售合同规范制度第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国民法典》《企业内部控制基本规范》及相关行业规范制定，同时参照《联合国国际货物销售合同公约》（CISG）、《国际贸易术语解释通则》（INCOTERMS）等国际公约，适用于服装公司在中国大陆及海外市场的销售合同管理。

1.1.2制定目的

针对服装行业销售合同管理中的合同风险高发、流程冗长、审批效率低等痛点，本制度旨在通过规范合同全生命周期管理，实现以下核心目标：

（1）建立“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，确保合同管理标准化、透明化；

（2）防控合同履约风险、财务风险及合规风险，降低企业损失；

（3）优化审批流程，提升合同签订及执行效率，适配数字化转型需求。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度覆盖服装公司所有销售合同业务，包括但不限于：

（1）国内市场销售合同；

（2）跨境电商销售合同；

（3）批发、零售、代工等业务类型；

（4）涉及国际贸易的合同（含出口、进口）。

1.2.2适用对象

（1）业务部门：销售部、外贸部、市场部等合同发起主体；

（2）职能部门：法务部、财务部、内控部、IT部；

（3）岗位：业务员、合同专员、审批人、财务复核员等。

1.2.3例外适用场景

（1）金额低于公司规定标准（如10万元人民币）的小额合同，可简化审批流程，但需报备法务部备案；

（2）紧急订单（如涉及重大促销活动）的合同，经总经理特批后可适当豁免部分流程，但需附风险评估报告。

1.3核心原则

（1）合规性原则：严格遵守国家法律法规及行业规范；

（2）权责对等原则：审批权限与责任主体严格匹配；

（3）风险导向原则：高风险业务需重点管控；

（4）效率优先原则：优化流程，减少不必要环节；

（5）持续改进原则：定期复盘，动态调整制度；

（6）平等自愿原则：合同条款需兼顾公平与商业利益。

1.4制度地位与衔接

本制度为公司基础性专项制度，与《财务报销制度》《内控手册》《绩效考核制度》等制度协同执行。若存在冲突，以本制度为准，重大事项由董事会审议决定。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司销售合同管理遵循“董事会决策-总经理执行-法务与内控监督”的层级设计：

（1）董事会：负责重大合同（如金额超500万元）的最终审批及风险管控策略制定；

（2）总经理办公会：审议年度合同管理计划及重大风险处置方案；

（3）业务部门：负责合同发起与执行，落实审批要求；

（4）职能部门：法务部主导合同合规性审查，内控部负责流程监督，财务部实施资金管控。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

（1）权限：制定公司合同管理战略，审议重大合同风险控制政策；

（2）责任：确保制度符合公司长期发展需求。

2.2.2董事会

（1）权限：审批金额超500万元的合同，授权总经理处置重大风险事件；

（2）责任：对合同管理合规性负最终责任。

2.2.3总经理办公会

（1）权限：审批金额100-500万元的合同，协调跨部门合同争议；

（2）责任：监督制度执行，优化审批流程。

2.3执行机构与职责

2.3.1销售部

（1）职责：按制度要求发起合同，提供业务背景说明；

（2）责任主体：合同专员。

2.3.2法务部

（1）职责：审查合同条款合规性，出具法律意见；

（2）责任主体：合同审核律师。

2.3.3财务部

（1）职责：复核合同金额及付款条件，实施资金监控；

（2）责任主体：财务复核员。

2.3.4IT部

（1）职责：提供合同管理系统支持，确保数据安全；

（2）责任主体：系统管理员。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

（1）职责：定期抽查合同审批流程，评估内控有效性；

（2）责任主体：内控专员。

2.4.2审计部

（1）职责：开展年度合同管理专项审计，提出改进建议；

（2）责任主体：审计经理。

2.4.3合规部

（1）职责：监控合同管理中的国际合规风险；

（2）责任主体：合规专员。

2.5协调与联动机制

（1）建立合同管理联席会议制度，每月召开一次，由法务部牵头，销售部、财务部参与；

（2）涉外业务需增设属地法务协调机制，由驻外机构配合法务部审查；

（3）重大合同纠纷需启动“法务-业务-财务”联合处置机制。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）管理目标：合同签订及时率≥95%，履约率≥98%，重大风险事件发生率为0；

（2）核心KPI：

-合同审批时效≤3个工作日；

-合同归档完整性≥100%；

-跨境合同合规差错率≤1%。

3.2专业标准与规范

3.2.1合同模板标准化

（1）基础合同模板：按业务类型（如零售、代工）制定标准模板，由法务部统一管理；

（2）高风险条款标注：涉及金额、付款、违约责任等关键条款需加粗标注，法务部定期更新风险点清单。

3.2.2风险控制点及防控措施

（1）高风险点（标注“★”）：

-跨境合同法律适用条款；

-紧急订单的付款条件；

-外贸合同的信用证操作；

（2）防控措施：

-高风险条款需双方法务确认；

-紧急订单需经财务部资金压力评估；

-外贸合同需通过第三方信用评估。

3.2.3行业适配要求

（1）国内业务：符合《服装行业合同示范文本》要求；

（2）跨境电商：遵循《电子商务法》及目标市场法律，如欧盟GDPR规定。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：

-全生命周期管理（从合同拟稿到归档）；

-风险矩阵法（按金额、业务类型评估风险等级）；

-PDCA循环（计划-执行-检查-改进）；

（2）管理工具：

-ERP系统：记录合同关键信息；

-CRM系统：跟踪客户合同执行情况；

-合同管理OA模块：实现电子审批与痕迹留存。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）发起阶段：销售部填写《合同拟稿表》，附业务背景说明及风险评估报告（法务部模板）；

（2）审核阶段：按金额分级审批，≤50万元由部门负责人审批，>50万元加法务初审；

（3）执行阶段：合同签订后3个工作日内同步至财务部、IT部；

（4）归档阶段：纸质合同由法务部统一管理，电子合同归档至OA系统，双备份保存。

4.2子流程说明

4.2.1跨境合同审批子流程

（1）增加“属地法务审核”环节，需提供目标市场法律合规报告；

（2）汇率风险需财务部联合外贸部评估，必要时增设汇率锁定条款。

4.2.2违约处理子流程

（1）触发条件：客户逾期付款超过15天；

（2）操作：法务部出具催告函，销售部跟进，财务部调整信用额度。

4.3流程关键控制点

（1）法务合规校验点：合同签订前需法务部盖章确认；

（2）财务资金校验点：付款条件需经财务部资金可承受性评估；

（3）IT系统校验点：合同关键信息需同步至ERP系统，由IT部双人核对。

4.4流程优化机制

（1）优化发起环节：推广“合同模板自动填充”功能，减少手动输入；

（2）优化审批环节：设置审批人智能推荐机制，根据历史数据匹配最优审批路径；

（3）每年11月开展全流程复盘，由内控部组织，次年1月完成优化方案。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

（1）按金额分级：

-≤50万元：部门负责人审批；

-51-200万元：法务初审+分管副总审批；

->200万元：董事会审议；

（2）按业务类型：外贸合同需额外加外贸部负责人审批；

（3）按岗位层级：总经理可授权分管副总处置100万元以下合同争议。

5.2审批权限标准

（1）审批时效：常规审批≤2个工作日，紧急审批≤1个工作日；

（2）越权处理：审批人不得将权限下放，特殊情况需总经理特批；

（3）责任追溯：每条审批记录需关联审批人ID及联系方式，留存电子痕迹。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：需提供《授权委托书》，明确授权范围及期限（最长6个月）；

（2）临时代理：最长15个工作日，需直属上级签字确认；

（3）备案要求：授权书需存档于人力资源部，并同步至OA系统。

5.4异常审批流程

（1）适用场景：紧急订单、供应商追加订单等；

（2）处理路径：加急通道需附《异常审批申请表》，经总经理审批后同步至内控部备案；

（3）风险评估：异常审批需附带《风险自评表》，标注具体风险点及防控措施。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）表单规范：所有表单需使用公司统一模板，关键信息必须完整填写；

（2）电子化要求：合同管理系统需实现自动校验，如金额与发票不符则自动拦截；

（3）痕迹留存：电子审批流需完整记录审批人操作时间及IP地址，纸质合同需双备份归档。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每周抽查10份合同，重点核查审批完整性；

（2）专项监督：每季度开展一次外贸合同合规专项检查，由合规部主导；

（3）突击检查：审计部可随时抽查合同管理系统操作日志。

6.3检查与审计

（1）检查频次：

-日常检查：每月不少于5次；

-专项审计：每年至少一次；

（2）检查方法：结合系统数据核查与现场访谈；

（3）结果应用：审计报告需提交董事会，重大问题纳入绩效考核。

6.4执行情况报告

（1）报告周期：月度报告（次月5日前），季度报告（次季10日前）；

（2）报告内容：合同签订量、审批时效、风险事件、改进建议；

（3）报告主体：法务部牵头，联合内控部共同编制。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）KPI权重：

-合同审批时效：20%；

-合同履约率：30%；

-合规差错率：30%；

-流程优化建议采纳率：20%；

（2）考核对象：销售部、法务部、内控部负责人及关键岗位。

7.2评估周期与方法

（1）周期：季度考核+年度考核；

（2）方法：数据统计（系统自动生成）+现场核查（抽检合同执行情况）。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：

-一般问题：7个工作日内整改；

-重大问题：30个工作日内整改；

-紧急问题：2个工作日内整改；

（2）责任追究：整改不力者按《员工手册》处理，重大问题提交纪律委员会。

7.4持续改进流程

（1）建议收集：通过OA系统开设“制度优化建议”专栏，每季度收集一次；

（2）评估标准：由法务部联合内控部对建议进行可行性评估；

（3）审批权限：改进方案需经总经理办公会审议。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：

-提前完成重大合同签订；

-发现重大合同风险并有效规避；

-优化流程获显著成效；

（2）奖励类型：

-精神奖励：通报表扬；

-物质奖励：奖金500-5000元；

-晋升奖励：优先提拔关键岗位；

（3）程序：申报→部门初审→法务复审→总经理审批→公示（3个工作日）。

8.2违规行为界定

（1）一般违规（★）：合同条款缺失关键信息；

（2）较重违规（★★）：审批超时未主动汇报；

（3）严重违规（★★★）：签订无效合同导致损失；

（4）判定标准：结合风险等级及损失金额。

8.3处罚标准与程序

（1）分级处罚：

-一般违规：通报批评；

-较重违规：罚款1000元；

-严重违规：降级或解雇；

（2）程序：调查→取证→告知（5个工作日内）→审批→执行→申诉。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚决定后3个工作日内；

（2）受理部门：人力资源部；

（3）复议结果：5个工作日内出具，复议决定为最终决定。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）重大风险预案：

-外贸合同违约：启动“法律-物流-财务”联动机制；

-供应商破产：立即暂停合作合同并启动替代方案；

（2）危机处理流程：

-1小时内启动应急小组；

-4小时内发布初步声明（法务部审核）；

-24小时内完成全面评估。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：自然灾害、政策突变等不可抗力；

（2）处理要求：需附《不可抗力证明》，经法务部确认后豁免部分责任；

（3）例外备案：由内控部存档，纳入次年制度优化参考。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：公关部牵头，法务部支持；

（2）沟通口径：以《危机沟通手册》为准，涉外业务需适配当地文化；

（3）善后措施：每季度开展一次危机复盘，修订预案。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由法务部负责解释，解释意见以书面形式存档。

10.2相关制度索引

（1）《财务报销制度》（文号：财字〔2023〕15号）；

（2）《内控手册》（文号：内控办〔2023〕08号）；

（3）《绩效考核制度》（文号：人字〔2023〕22号）。

10.3修订与废止程序

（1）修订条件：法律法规变