企业采购合同管理规范模板

企业采购合同管理规范模板第一章总则1.1目的与依据为规范企业采购合同管理，明确各部门职责，防范合同风险，保障企业合法权益，提高采购效率与效益，依据国家相关法律法规及本企业内部管理制度，特制定本规范。1.2适用范围本规范适用于本企业所有对外采购物资、服务或工程所涉及的合同（以下统称“采购合同”）的起草、评审、签署、履行、变更、解除、归档等全过程管理活动。除非另有特殊规定，本规范均具有约束力。1.3基本原则采购合同管理应遵循以下原则：1.合法性原则：合同的订立、履行、变更和解除必须符合国家法律法规及行业规范。2.审慎性原则：合同条款应严谨、明确，充分考虑各类风险，确保企业权益得到有效保护。3.效益性原则：在保证质量和合规的前提下，追求采购成本最优化和经济效益最大化。4.权责对等原则：明确各部门及相关人员在合同管理各环节的职责与权限，确保责任落实到人。5.保密原则：参与合同管理的所有人员应对合同内容及相关信息严格保密，不得泄露给无关第三方。第二章组织与职责2.1采购部门采购部门是采购合同管理的归口管理部门，主要职责包括：1.负责采购需求的核实与确认，组织供应商的寻源、评估与选择。2.牵头组织采购合同的谈判工作，负责合同文本的起草（或根据标准模板填写）。3.负责将合同草案提交相关部门进行评审，并根据评审意见进行修改。4.负责合同的签署流程办理，包括获取内部审批和外部签署。5.负责合同履行过程中的协调、跟踪与监控，包括订单下达、交付、验收等环节的对接。6.负责合同变更、解除的初步审核与办理。7.负责采购合同相关文件的收集、整理，并按规定移交归档。8.参与合同纠纷的处理。2.2法务部门/岗位法务部门或指定法务岗位是采购合同的法律专业支持部门，主要职责包括：1.负责制定和维护企业标准采购合同模板。2.对非标准合同或重大、复杂采购合同的条款进行法律审核，提示法律风险，提供法律意见。3.参与重大采购合同的谈判，协助处理合同履行过程中的法律问题。4.指导或代理企业参与采购合同纠纷的调解、仲裁或诉讼。5.对合同管理过程中的法律合规性进行监督。2.3财务部门财务部门在采购合同管理中主要职责包括：1.对采购合同中的付款方式、价格、税务条款等进行财务审核。2.根据生效的采购合同及相关凭证办理付款手续。3.参与供应商的财务状况评估。4.对合同履行过程中的财务风险进行监控。2.4需求部门采购需求提出部门（以下简称“需求部门”）的主要职责包括：1.准确、清晰地提出采购需求，包括物资/服务的规格、型号、数量、质量标准、交付时间等。2.参与供应商的选择与评估。3.参与相关采购合同的技术条款谈判。4.负责对所采购物资/服务的数量、质量、技术参数等进行验收。5.配合采购部门进行合同履行过程中的问题反馈与处理。2.5其他相关部门根据采购合同的具体内容，其他相关部门（如质量、技术、仓储等）应在其职责范围内参与合同评审，提供专业意见，并配合合同的履行与管理。第三章合同管理流程3.1合同准备与立项1.需求部门根据实际业务需要，提出采购申请，明确采购标的、数量、质量要求、预算金额、交付期限等。2.采购部门对采购申请进行审核，确认需求的必要性与合理性，按企业规定办理采购立项手续。3.采购部门根据立项结果，组织开展供应商寻源、询价、比价或招标等采购活动，确定合格供应商。3.2合同谈判1.采购部门牵头与选定的供应商就合同主要条款进行谈判，必要时邀请法务、财务、需求等部门参与。2.谈判内容应包括但不限于：标的、数量、质量、价格、付款方式、交付方式与期限、验收标准、违约责任、知识产权、保密条款、争议解决方式等。3.谈判过程中应做好记录，重大事项的谈判结果应形成书面纪要。3.3合同起草与评审1.合同谈判达成一致后，采购部门应根据谈判结果和企业标准合同模板起草合同文本。无标准模板的，应参照相关法律法规及企业要求起草。2.合同文本起草完成后，采购部门应填写《合同评审单》，将合同草案及相关背景资料（如采购申请、询价单、中标通知书、谈判纪要等）提交法务、财务、需求等相关部门进行评审。3.各评审部门应在规定时限内完成评审，对合同条款的完整性、准确性、合规性、合理性及风险点提出明确的书面评审意见。4.采购部门根据各部门评审意见对合同草案进行修改，若有重大修改或争议，应再次组织评审或协调。5.评审通过后，方可进入合同签署环节。3.4合同签署与用印1.合同评审通过后，由采购部门按照企业审批权限逐级报请相关领导审批。2.内部审批完成后，由采购部门将合同文本送达供应商签署。供应商签署后，采购部门核对签署信息无误。3.企业授权代表在已审批的合同文本上签字，并由印章管理部门（或指定人员）按照企业用印管理规定加盖企业合同专用章。4.合同签署应确保文本整洁、无涂改。如有修改，需双方在修改处签字盖章确认。5.合同一式多份，应明确各份的用途及持有方。3.5合同履行与监控1.合同生效后，采购部门应及时将合同主要信息（如供应商、标的、金额、交付期等）通知相关部门，并根据合同约定下达采购订单。2.供应商应按照合同约定履行交付义务，需求部门或仓储部门负责对到货数量、包装等进行初步核验，需求部门负责按合同约定标准进行质量和技术验收，并出具验收报告。3.财务部门根据生效合同、验收合格证明及其他约定付款条件，办理付款手续。4.采购部门负责全程跟踪合同履行情况，定期与供应商沟通，及时发现并协调解决履行过程中出现的问题。对可能发生的违约情况，应及时预警并报告。5.合同履行过程中形成的所有单据、函件、变更协议等均应作为合同附件妥善保管。3.6合同变更、解除与终止1.如因市场变化、政策调整或其他不可预见因素导致合同需要变更或解除的，由采购部门牵头与供应商协商，达成一致后签订书面变更或解除协议，并履行相应的评审和审批程序。2.变更或解除协议的签署和生效条件应参照原合同执行。3.合同履行完毕、义务终止或解除后，合同关系即告终止。3.7合同归档与管理1.合同履行完毕或终止后，采购部门应将合同文本（包括正副本、附件、补充协议、变更协议等）、评审记录、审批文件、履行过程中的相关单据（订单、送货单、验收单、发票、付款凭证等）整理齐全，编号后移交档案管理部门归档。2.档案管理部门应按照企业档案管理规定对采购合同进行分类、编号、登记、存储和保管，确保合同档案的完整、安全和可查阅。3.合同档案的借阅、复制应履行相应审批手续，并遵守保密规定。4.合同档案的保管期限应符合国家相关规定及企业档案管理要求。第四章通用条款与风险控制4.1合同基本要素采购合同一般应包含以下基本要素：1.当事人的名称或姓名和住所（应与营业执照或身份证明一致）。2.标的（明确采购物资或服务的具体名称、规格、型号等）。3.数量（明确计量单位和数量）。4.质量（明确质量标准、验收依据、质量保证期等）。5.价款或报酬（明确单价、总价、计价方式、货币种类）。6.履行期限、地点和方式（明确交付时间、地点、运输方式、包装要求等）。7.验收标准和方法。8.付款方式和期限。9.违约责任（明确双方违约情形及相应的责任承担方式）。10.解决争议的方法（明确协商、仲裁或诉讼的选择及管辖地）。11.合同的生效条件、份数及附件效力。4.2风险识别与防范1.主体资格风险：核实供应商的营业执照、相关资质证书等，确保其具有合法的签约和履约能力。2.合同条款风险：重点关注价格、质量、交付、付款、违约责任等核心条款的明确性和可执行性，避免模糊不清或不公平条款。3.履约能力风险：通过背景调查、业绩评估等方式评估供应商的生产能力、财务状况、信誉等。4.法律合规风险：确保合同内容不违反国家法律法规强制性规定，如反垄断、反商业贿赂、环保、安全等。5.知识产权风险：明确采购标的涉及的知识产权归属、许可使用范围及侵权责任承担。6.不可抗力风险：合同中应约定不可抗力的范围及发生后的处理方式。4.3违约责任合同中应明确约定双方的违约责任，包括但不限于：1.供应商逾期交付的违约责任（如支付违约金、赔偿损失等）。2.交付标的质量、数量不符约定的违约责任（如修理、更换、退货、降价、赔偿损失等）。3.采购方逾期付款的违约责任（如支付逾期付款利息等）。4.双方违反保密义务、知识产权约定等其他条款的责任。4.4争议解决合同中应明确约定争议解决方式，一般建议优先选择友好协商；协商不成的，可选择仲裁或诉讼。选择仲裁的，应明确仲裁机构；选择诉讼的，应明确管辖法院（通常约定为甲方所在地有管辖权的法院）。第五章合同纠纷处理5.1纠纷报告与处理原则1.发生采购合同纠纷时，采购部门应立即向分管领导报告，并及时通知法务、财务等相关部门。2.处理合同纠纷应遵循“及时、合法、公平、效益”的原则，积极与对方协商解决，维护企业合法权益。5.2纠纷处理流程1.证据收集：采购部门负责收集与纠纷相关的合同文本、履行凭证、沟通记录等全部证据材料。2.内部评估：法务部门会同采购、财务等相关部门对纠纷事实、性质、责任进行分析评估，提出初步处理方案。3.协商解决：在评估基础上，由采购部门牵头与对方进行协商，争取达成和解协议。和解协议应采用书面形式，并履行内部审批手续。4.法律途径：协商不成的，根据合同约定，在法务部门指导下，通过仲裁或诉讼方式解决。第六章监督与改进6.1监督检查企业应定期或不定期对采购合同管理情况进行监督检查，检查内容包括但不限于：制度执行情况、合同评审质量、履约监控效果、风险防范措施落实情况等。6.2考核与责任追究将采购合同管理工作纳入相关部门及人员的绩效考核范围。对在合同管理工作中认真负责、有效防范风险、为企业挽回损失的，予以表彰奖励；对因失职、渎职或违规操作导致企业遭受损失的，应追究相关人员责任。6.3持续改进定期对采购合同管理工作进行总结分析，针对发现的问题和薄弱环节，及时修订完善本规范及相关管理制度、标准合同模