采购流程标准化执行检查清单

采购流程标准化执行检查清单一、适用范围与应用场景本检查清单适用于企业各类采购活动的全流程标准化管理，具体场景包括：日常采购执行：针对常规物料、设备、服务等采购需求，保证各环节合规有序；新员工培训：作为采购新岗位人员的操作指引工具，帮助快速熟悉流程要点；内部审计与复盘：用于采购流程合规性检查、问题追溯及流程优化依据；重大项目采购：对金额较大、复杂度高的采购项目，强化关键节点把控，降低风险。二、标准化执行步骤详解采购流程需严格遵循“需求提出-审批-供应商选择-合同签订-订单执行-验收入库-付款结算”闭环管理，各步骤操作及检查要点步骤一：采购需求提出与初审操作说明：需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的品名、规格、数量、用途、技术参数、预算金额、期望交付时间等关键信息，并附相关依据（如项目立项批文、费用预算表等）；需求部门负责人对需求合理性进行初审，重点核查需求与业务匹配度、预算是否符合部门年度计划，签字确认后提交采购部门。检查要点：需求申请表信息是否完整、准确，无遗漏项；需求依据（如立项文件、预算）是否齐全且有效；需求部门负责人审批是否完成，签字清晰。步骤二：采购需求审批操作说明：采购部门根据采购金额、品类及企业制度，确定审批层级（如部门经理审批、分管副总审批、总经理审批）；按审批流程逐级提交，审批人需重点核查需求必要性、预算合理性、是否符合采购政策（如是否属于集中采购目录、是否达到招标标准等）。检查要点：审批流程是否符合企业《采购管理办法》规定的层级要求；各审批环节意见是否明确，签字手续是否齐全；超预算或特殊需求是否经额外审批（如总经理办公会审批）。步骤三：供应商选择与确定操作说明：采购部门根据采购需求特性（如金额、技术复杂度），选择合适的供应商确定方式：公开招标：达到招标金额标准的采购项目，需通过公开招标方式，发布招标公告、接收投标文件、组织开标评标；询价比价：未达招标标准但金额较高的，需向至少3家合格供应商发出询价单，对比价格、质量、服务等后确定；单一来源：因特殊原因（如专利、唯一供应商）只能从一家采购的，需提供合理性说明并经审批；确定供应商后，形成《供应商选择报告》，附比价记录、评标意见（如有）等材料。检查要点：供应商确定方式是否符合采购制度及金额标准；询价比价是否记录完整（含供应商报价、对比分析表）；招标/评标过程是否合规，文件（招标文件、投标文件、评标报告）是否归档齐全；《供应商选择报告》是否经采购部门负责人及审批人签字确认。步骤四：采购合同签订操作说明：采购部门与供应商根据谈判结果拟定合同文本，明确标的物名称、规格、数量、价格、质量标准、交付时间、验收方式、付款条件、违约责任、争议解决等核心条款；法务部门（或指定法务人员）对合同条款进行合规性审核，重点核查法律风险、权利义务对等性；审核通过后，由双方法定代表人或授权代表签字，并加盖合同专用章。检查要点：合同条款是否完整，无模糊表述（如“价格面议”“质量良好”等需明确具体标准）；法务审核意见是否落实，审核签字是否齐全；合同签订主体是否合法，签字盖章是否规范（如供应商需提供授权委托书及委托人证件号码复印件）。步骤五：订单执行与跟踪操作说明：采购部门根据合同签订结果，向供应商下达《采购订单》，明确订单编号、交付时间、交付地点、联系方式等信息；定期跟踪供应商生产/备货进度，对可能延期的情况及时预警，协调供应商调整交付计划，并同步需求部门。检查要点：《采购订单》信息是否与合同一致，无冲突条款；进度跟踪记录是否完整（如沟通记录、供应商反馈函）；延期情况是否经需求部门确认，并有书面处理方案。步骤六：验收入库操作说明：供应商按约定交付后，需求部门联合采购部门、质检部门（如有）共同进行验收：数量验收：核对实物数量与订单、合同是否一致；质量验收：按合同约定的质量标准（如国家标准、行业标准、技术参数）进行检验，必要时委托第三方检测机构出具报告；资料验收：核查供应商是否提供合格证、检验报告、使用说明书等随货文件；验收合格后，填写《验收入库单》，由验收人（需求部门代表、采购员、质检员*）签字确认；不合格的，填写《不合格品处理单》，启动退换货或索赔流程。检查要点：验收人员是否齐全，签字是否清晰；《验收入库单》与《采购订单》《合同》信息是否一致；不合格品处理流程是否启动，处理记录是否完整。步骤七：付款结算操作说明：采购部门收集付款申请材料，包括《采购合同》《验收入库单》《发票》、供应商付款申请函等；财务部门核对材料完整性、金额准确性，审批后按合同约定方式（如银行转账）支付款项；付款完成后，将付款凭证、发票等资料归档保存。检查要点：付款材料是否齐全（《合同》《入库单》《发票》缺一不可）；付款金额是否与合同约定一致，无超额支付；付款审批流程是否符合财务制度，签字手续是否完备。三、采购流程检查清单表单采购环节检查项检查标准检查结果（合格/不合格）问题描述整改责任人整改期限需求提出与初审需求申请表信息完整性品名、规格、数量、用途、预算、交付时间等无遗漏需求依据齐全性附立项批文、预算表等有效文件需求部门负责人审批签字清晰，意见明确需求审批审批层级合规性符合《采购管理办法》规定审批权限超预算审批是否经额外审批（如总经理办公会）供应商选择供应商确定方式合规性按金额、品类选择招标/询价/单一来源方式询价比价记录完整性至少3家供应商报价，附对比分析表《供应商选择报告》签字采购部门负责人及审批人签字确认合同签订合同条款完整性明确价格、质量、交付、验收、付款、违约责任等核心条款法务审核意见落实法务审核签字，修改意见已落实合同签订规范性双方法定代表人或授权代表签字，加盖公章订单执行与跟踪《采购订单》一致性与合同信息一致，无冲突进度跟踪记录包含沟通记录、供应商反馈函等验收入库验收人员签字需求部门、采购部门、质检部门（如有）三方签字《验收入库单》一致性与订单、合同信息一致不合格品处理流程填写《不合格品处理单》，启动退换货/索赔付款结算付款材料齐全性《合同》《入库单》《发票》齐全付款金额准确性与合同约定一致，无超额支付付款审批合规性符合财务制度，签字手续完备四、使用要点与风险提示动态更新与维护：根据企业采购政策调整、业务变化及审计反馈，定期更新检查清单内容及检查标准，保证适用性；责任到人：每个检查项需明确责任主体（如需求部门、采购部门、财务部门），避免推诿扯皮，保证问题可追溯；及时记录与整改：检查中发觉的不合格项，需在《问题描述》栏详细记录，明确整改责任人及期限，整改完成后复核确认，形成闭环管理；保密与归档：采购流程中涉及的供应商信息、合同文本、价格数据