档案机构人员制度描述

PAGE档案机构人员制度描述一、总则（一）目的为加强本档案机构的规范化管理，提高档案工作质量和效率，保障档案的完整与安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本人员制度。（二）适用范围本制度适用于本档案机构全体工作人员，包括档案管理人员、档案整理人员、档案数字化处理人员、档案保管人员、档案利用服务人员等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案工作合法合规开展。2.真实完整原则：保证档案内容的真实性、准确性和完整性，如实记录公司/组织的各项活动和业务信息。3.安全保密原则：加强档案的安全防护和保密措施，防止档案信息泄露、损毁和丢失。4.高效利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司/组织的决策、业务开展等提供有力支持。二、人员职责与分工（一）档案管理人员职责1.负责制定和完善档案管理制度、工作流程和操作规范，并监督执行。2.组织开展档案的收集、整理、分类、编目、装订等基础工作，确保档案整理规范、有序。3.指导和监督各部门的文件材料收集、归档工作，定期检查各部门档案工作情况，提出改进意见。4.负责档案的数字化处理工作，包括扫描、图像处理、数据挂接等，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储和检索。5.对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和密级，提出档案销毁意见，并按照规定程序组织实施档案销毁工作。6.负责档案的日常保管和维护，确保档案实体安全，做好档案库房的温湿度控制、防虫防霉等工作。7.负责档案的提供利用服务，根据公司/组织内部需求，及时准确地提供档案资料，办理档案查阅、借阅、复印手续，并做好登记和跟踪管理。8.参与档案信息化建设，推动档案管理系统的应用和升级，提高档案管理的信息化水平。9.开展档案业务培训和宣传工作，提高公司/组织全体人员的档案意识和档案管理水平。10.负责与上级档案管理部门、其他相关单位的沟通协调，及时报送档案工作情况和统计报表。（二）档案整理人员职责1.按照档案整理工作规范和标准，对各类文件材料进行分类、排序、编号、编目等整理工作。2.协助档案管理人员开展档案装订工作，确保档案装订牢固、整齐美观。3.对整理过程中发现的问题及时反馈给档案管理人员，并配合进行整改。4.参与档案数字化处理工作，协助完成文件扫描、图像处理等相关任务。5.负责整理工作区域的环境卫生和设备维护，保持工作场所整洁有序。（三）档案数字化处理人员职责1.熟练掌握档案数字化处理设备和软件的操作技能，按照数字化处理流程和质量标准，完成档案的扫描、图像处理等工作。2.对扫描后的图像进行质量检查，确保图像清晰、完整、准确，不符合要求的及时进行补扫或处理。3.负责将数字化图像与档案目录进行数据挂接，建立准确的电子档案数据库，确保电子档案与纸质档案的一致性。4.定期对数字化处理设备进行维护和保养，确保设备正常运行，及时处理设备故障。5.做好数字化处理过程中的数据备份工作，防止数据丢失。6.参与档案数字化处理相关技术研究和创新，提高数字化处理效率和质量。（四）档案保管人员职责1.负责档案库房的日常管理，严格执行档案库房管理制度，确保库房安全。2.做好档案的上架、下架工作，按照档案分类和编号顺序存放档案，便于查找和利用。3.定期对档案进行盘点，核对档案数量、保管状况等，发现问题及时报告并处理。4.负责档案库房的环境卫生和安全设施检查，保持库房整洁，确保消防、防盗、防虫、防霉等设施设备完好有效。5.协助档案管理人员做好档案的鉴定和销毁工作，按照规定程序参与档案销毁现场监督。6.负责档案库房温湿度的监测和调控，记录温湿度数据，采取相应措施确保库房温湿度符合要求。（五）档案利用服务人员职责1.热情接待档案利用者，耐心解答利用者的咨询，提供专业的档案利用指导和服务。2.按照档案查阅、借阅、复印等利用规定，认真办理利用手续，详细登记利用者信息、利用内容、利用时间等。3.根据利用者需求，及时准确地提供档案资料，做好档案的借出和归还登记工作，跟踪档案利用情况，确保档案按时归还。4.对档案利用过程中出现的问题及时反馈给档案管理人员，并协助处理。5.负责档案利用服务场所的环境卫生和设备管理，保持服务场所整洁有序。三、人员招聘与培训（一）人员招聘1.根据档案机构工作需要，制定人员招聘计划，明确招聘岗位、人数、任职条件等。2.通过公司/组织内部招聘、外部招聘网站、人才市场、校园招聘等渠道发布招聘信息，广泛吸引符合条件的人员应聘。3.对应聘人员进行资格审查、笔试、面试等环节的考核，综合评估其专业知识、业务能力、工作经验、职业道德等方面的素质，选拔优秀人才。4.对拟录用人员进行背景调查，确保其无不良记录，符合档案工作的保密性要求。5.办理录用手续，签订劳动合同，明确双方权利义务。（二）人员培训1.制定年度培训计划，根据档案人员的岗位需求和业务水平，确定培训内容、培训方式、培训时间等。2.培训内容包括档案法律法规、档案管理基础知识、档案业务技能、信息化技术应用等方面，注重理论与实践相结合。3.培训方式采用内部培训、外部培训、在线学习、实地考察、案例分析等多种形式，提高培训效果。4.定期组织培训考核，检验档案人员对培训内容的掌握程度，将考核结果与绩效挂钩，激励档案人员积极参加培训，提高自身业务能力。5.鼓励档案人员参加各类档案业务培训和学术交流活动，及时了解档案行业最新动态和发展趋势。四、人员考核与绩效（一）考核原则1.客观公正原则：以档案人员的实际工作表现为依据，全面、客观、公正地评价其工作业绩。2.注重实绩原则：重点考核档案人员在档案收集、整理、保管、利用等工作中的实际成效。3.激励发展原则：通过考核，激发档案人员的工作积极性和创造性，促进其个人发展与档案机构整体发展相协调。（二）考核内容1.工作业绩：包括档案收集质量、整理规范程度、数字化处理进度和质量、档案保管安全情况、利用服务满意度等方面的工作成果。2.工作能力：考核档案人员的专业知识水平、业务操作技能、问题解决能力、沟通协调能力、团队合作能力等。3.工作态度：考察档案人员的工作责任心、敬业精神、工作纪律性、服务意识等方面的表现。（三）考核方式1.定期考核：每年度进行一次全面考核，采用个人述职、部门评价、档案利用者评价、档案管理人员评价相结合的方式，综合评定档案人员的年度考核结果。2.不定期考核：根据工作需要，对档案人员在某项重点工作任务、突发事件处理等方面的表现进行不定期考核，及时发现问题并给予指导和纠正。（四）绩效与激励1.根据考核结果，确定档案人员的绩效等级，并与绩效奖金挂钩。绩效奖金分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，不同等级对应不同的奖金系数。2.对考核优秀的档案人员给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、给予物质奖励、提供晋升机会等，激励其继续保持良好的工作状态。3.对考核不合格的档案人员进行诫勉谈话，提出改进意见，并根据情况调整岗位或进行培训再考核。连续两年考核不合格的，予以辞退。4.将考核结果作为档案人员岗位调整、职务晋升、培训发展的重要依据，促进档案人员不断提升自身素质和工作能力。五、人员薪酬与福利（一）薪酬结构档案人员薪酬由基本工资、绩效工资、津贴补贴等部分组成。1.基本工资：根据档案人员的学历、职称、工作经验等因素确定，保障其基本生活需求。2.绩效工资：与档案人员的工作业绩考核结果挂钩，根据绩效等级发放，体现工作绩效差异。3.津贴补贴：包括岗位津贴、加班补贴、保密补贴等。岗位津贴根据档案人员所在岗位的重要性和特殊性确定；加班补贴按照国家有关规定，对加班工作的档案人员给予相应补贴；保密补贴用于对从事档案保密工作的人员进行专项补贴，鼓励其做好保密工作。（二）薪酬调整1.档案人员薪酬原则上每年进行一次调整，根据公司/组织的薪酬政策、档案人员的工作业绩、市场薪酬水平等因素综合确定调整幅度。2.对于工作表现突出、为档案机构做出重大贡献的档案人员，可根据实际情况给予特殊薪酬调整，如一次性奖励加薪等。3.因岗位变动、职称晋升等原因，档案人员薪酬相应进行调整，确保薪酬与岗位和能力相匹配。（三）福利保障1.按照国家法律法规规定，为档案人员缴纳养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险和生育保险等社会保险，以及住房公积金，保障其基本权益。2.提供带薪年假、病假、婚假、产假、陪产假及丧假等法定假期，让档案人员能够合理安排工作和生活。3.定期组织档案人员进行健康体检，关心员工身体健康。4.根据公司/组织实际情况，为档案人员提供其他福利，如节日福利、生日福利、培训机会、职业发展规划指导等，增强员工的归属感和忠诚度。六、人员保密与纪律（一）保密制度1.档案人员应严格遵守国家保密法律法规和公司/组织的保密制度，对在工作中知悉的档案信息予以保密，不得泄露给任何无关人员。2.签订保密协议，明确档案人员在保密方面的权利和义务，对违反保密协议的行为追究法律责任。3.在档案管理工作中，严格控制档案的查阅、借阅范围，对涉及机密、绝密的档案，必须按照规定的审批程序办理相关手续，并采取必要的保密措施。4.加强档案数字化处理过程中的保密管理，对数字化设备和存储介质进行严格管控，防止数据泄露。5.定期对档案人员进行保密教育和培训，提高保密意识和防范能力，确保保密工作落到实处。（二）工作纪律1.遵守公司/组织的各项规章制度，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。2.严格遵守档案工作流程和操作规范，认真履行岗位职责，不得擅自离岗、串岗或从事与工作无关的事情。3.保持工作场所整洁、安静，爱护档案管理设备和设施，节约办公用品和资源。4.服从工作安排，积极配合完成各项工作任务，不得推诿、扯皮。5.遵守职业道德，诚实守信，廉洁奉公，不得利用职务之便谋取私利。七、人员职业发展规划（一）职业发展通道1.专业技术通道：档案人员可通过提升专业技术水平，如取得档案专业相关职称（档案管理员、助理馆员、馆员、副研究馆员、研究馆员），在档案业务领域不断深入发展，成为档案管理专家。2.管理通道：对于具备管理能力和综合素质的档案人员，可晋升为档案部门主管、经理等管理职务，负责档案机构的日常管理和团队建设工作。（二）职业发展规划制定1.档案机构为每位档案人员制定个性化的职业发展规划，根据其个人兴趣、特长、能力和职业目标，结合档案机构的发展需求，明确职业发展方向和路径。2.职业发展规划包括短期目标（12年）、中期目标（35年）和长期目标（5年以上），以及相应的发展措施和行动计划。3.定期对档案人员的职业发展规划进行评估和调整，根据实际情况和变化及时优化规划内容，确保规划的可行性和有效性。（三）培训与支持1.根据档案人员的职业发展规划，提供针对性培训和学习机会，帮助其提升专业技能和综合素质，实现职业发展目标。2.鼓励档案人员参加各类学术研究、行业交流活动，拓宽视野，了解行业前沿动态，为职业发展积累经验和资源。3.为档案人员提供实践锻炼平台，通过参与重要项目