农权档案管理制度

PAGE农权档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织农权档案管理，确保农权档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥农权档案在公司/组织业务活动中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及农权相关业务活动所形成的各类档案资料的管理。（三）定义1.农权档案：指在公司/组织从事与农业权益相关业务过程中，直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。包括但不限于土地承包经营权、农业生产经营组织权益、农民专业合作社权益等方面的档案资料。2.归档：将办理完毕且具有保存价值的文件材料，按照规定的程序和要求，整理成案卷，移交档案管理部门保存的过程。3.档案保管期限：根据档案的重要程度和历史查考价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（[具体年限]年）和短期（[具体年限]年）。（四）管理原则1.集中统一管理原则：农权档案由公司/组织档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：归档的文件材料应真实反映农权业务活动的实际情况，数据准确无误。3.分类科学原则：按照农权档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保农权档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本公司/组织的档案管理制度，制定农权档案管理的具体实施办法。2.负责接收、整理、保管、统计和提供利用农权档案，定期对档案进行鉴定和销毁。3.指导和监督公司/组织各部门农权档案的形成、积累和归档工作。4.组织开展农权档案管理的业务培训和宣传工作，提高档案管理人员的业务水平和全员的档案意识。（二）各部门职责1.负责本部门农权业务活动中文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将整理好的文件材料移交档案管理部门归档。3.配合档案管理部门做好农权档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理的各项规章制度。2.负责农权档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管等。3.做好档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表。4.积极为公司/组织各部门提供档案利用服务，严格按照规定办理档案查阅、借阅手续。5.定期对档案进行检查和核对，发现问题及时处理，并向上级报告。6.参与档案的鉴定和销毁工作，确保档案的安全和合理保管。三、档案的形成与收集（一）文件材料的形成1.在农权业务活动中，各部门应按照国家法律法规和行业标准，规范业务流程，确保形成的文件材料真实、准确、完整。2.文件材料应使用耐久性强的书写材料和载体，字迹清晰，图像、声音等记录应清晰可辨。（二）文件材料的收集范围1.土地承包经营权相关文件：包括土地承包合同、土地流转合同、土地承包经营权证、土地变更登记材料等。2.农业生产经营组织权益文件：公司章程、股东会议记录、财务报表、经营活动记录等。3.农民专业合作社权益文件：合作社章程、成员名册、出资清单、盈余分配方案、业务活动记录等。4.涉及农权纠纷处理的文件：纠纷调解记录、仲裁裁决书、法院判决书等。5.其他与农权相关的文件材料：政策法规文件、调研资料、培训记录等。（三）文件材料的收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、准确地收集齐全。2.收集的文件材料应保持其原始状态，不得擅自涂改、伪造、损毁。3.对于重要的文件材料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存处。四、档案的整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.年度分类法：将农权档案按年度分开，每个年度内的档案再按其他分类方法进行细分。2.机构分类法：根据公司/组织内部的机构设置，将档案按机构进行分类，同一机构形成的档案集中在一起。3.问题分类法：按照农权业务活动的不同问题，如土地承包、权益维护等，对档案进行分类。（三）整理步骤1.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整和装订，使其整齐、牢固。2.编页号：在每份文件材料的有文字页面正面的右上角、背面的左上角编写页号，以固定文件顺序。3.编目：填写卷内文件目录，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目，清晰反映卷内文件的内容和排列顺序。4.装订案卷：将编目后的文件材料按照顺序排列，装入档案盒，填写案卷封面、卷脊等项目，注明案卷标题、年度、保管期限、起止卷号等信息。五、档案的归档（一）归档时间各部门应在次年上半年将上一年度形成的农权档案整理完毕，移交档案管理部门归档。（二）归档手续1.各部门移交档案时，应填写档案移交清单，详细注明移交档案的案卷标题、年度、保管期限、卷数、页数等信息。2.档案管理部门接收档案时，应对移交清单进行核对，确认无误后双方签字。（三）归档要求1.归档的档案应符合整理要求，案卷质量达到规定标准。2.档案管理部门应及时对归档的档案进行登记和上架，确保档案妥善保管。六、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放整齐、有序。（二）保管措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性。3.按照档案保管期限的要求，对到期档案进行鉴定，确定存毁。（三）档案数字化1.逐步推进农权档案的数字化工作，将重要档案进行扫描、存储，建立电子档案数据库。2.电子档案应与纸质档案同步管理，确保两者内容一致，便于查阅和利用。七、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅农权档案。2.外部单位因法律法规规定或工作需要，经公司/组织批准查阅农权档案。（二）利用手续1.内部查阅：查阅人应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外部查阅：外部单位查阅农权档案，应出具单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。（三）利用要求1.查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。3.如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表和相关专家组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的重要程度、历史查考价值和保管期限，对档案进行鉴定，确定存毁。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，编制档案销毁清册，注明档案的题名、年度、保管期限、卷数、页数等信息。2.档案销毁清册经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门指