酒店档案室管理制度

PAGE酒店档案室管理制度一、总则（一）目的为加强酒店档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在酒店经营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：酒店档案由档案室集中统一管理，各部门应指定专人负责档案工作，接受档案室的业务指导和监督。2.真实性原则：档案内容必须真实反映酒店各项工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则：确保档案材料的齐全完整，避免遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及酒店机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定酒店档案管理制度并组织实施。2.负责酒店各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全与完整。5.按照规定的期限和程序，做好档案的鉴定、销毁工作。6.积极开展档案信息开发利用工作，为酒店经营决策、业务管理、客户服务等提供档案信息支持。7.负责对各部门档案工作进行业务指导和培训，提高酒店整体档案管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和整理工作，确保档案材料的真实、完整、准确。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并接受档案室的业务指导。3.按照酒店档案管理制度的要求，定期将本部门整理好的档案移交档案室集中保管。4.在工作中积极配合档案室做好档案的查阅、利用等工作，不得拒绝或拖延。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备专业知识和技能，认真履行档案管理职责。2.严格遵守档案管理规章制度，保守档案机密，确保档案安全。3.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、分类、编目、保管、统计等，保证档案管理工作的规范化和标准化。4.积极开展档案信息开发利用工作，为利用者提供优质、高效的服务。5.定期参加档案业务培训，不断提高自身业务水平和综合素质。三、档案的分类与编号（一）档案分类酒店档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括酒店行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、证照印章等。2.经营管理类：涵盖市场营销、客户关系管理、财务管理、采购管理、库存管理等方面的文件资料。3.服务质量类：涉及服务标准、服务流程、服务案例、客户投诉处理等内容。4.安全管理类：包含安全制度、安全检查记录、应急预案、消防档案等。5.工程技术类：有关酒店建筑、装修、设备设施维护、工程改造等方面的图纸、资料、文件。6.餐饮管理类：包括菜单设计、食品采购、厨房管理、餐饮服务等相关档案。7.客房管理类：客房预订、入住登记、客房清洁、客房设施维护等方面的资料。8.康乐管理类：康乐项目策划、运营管理、客户反馈等档案。9.培训教育类：员工培训计划、培训教材、培训记录、考核资料等。10.其他类：不属于以上分类的其他重要文件资料。（二）档案编号1.档案编号采用“年度类别流水号”的结构。例如：2023XM001，表示2023年度行政管理类的第1份档案。2.年度：用公元纪年全称表示，如“2023”。3.类别：用大写字母表示档案类别，如“XM”代表行政管理类。4.流水号：按档案形成时间先后顺序依次编号，从“001”开始。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.酒店在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.上级主管部门下发的与酒店有关的文件、通知、指示等。3.酒店与外部单位签订的合同、协议、意向书等。4.员工个人在工作中形成的重要文件、报告、总结等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门的档案材料，确保档案的齐全完整。2.对于重要会议、重大活动等形成的档案，应在活动结束后及时收集整理，确保档案的时效性。3.收集的档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，严禁使用圆珠笔、铅笔等书写。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案分类方案，对收集到的档案材料进行分类。3.对每份档案材料进行编号、编目，填写档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。4.去除档案材料上的金属物，对破损的档案进行修补，对纸张规格不一致的档案进行折叠或裱糊。5.按照档案装订要求，将每份档案材料左侧装订整齐，保持档案的整齐美观。五、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映酒店主要职能活动和基本历史面貌的，对酒店有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：主要是反映酒店一般工作活动，在较长时间内对酒店工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：是反映酒店一般性工作活动，在较短时间内对酒店工作有参考价值的档案，保管期限为5年以下。（二）保管条件1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案室应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。（三）档案的存储介质1.纸质档案应妥善保管，同时可根据实际情况进行数字化扫描，形成电子档案备份。2.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，定期进行备份，并建立电子档案索引，方便查询和利用。3.声像档案应按照相关技术要求进行整理和存储，确保音像资料的清晰、完整和可播放。六、档案的利用（一）利用范围1.酒店内部员工因工作需要查阅档案的，可在档案室办理查阅手续后进行查阅。2.外部单位因工作需要查阅酒店档案的，须持有单位介绍信，经酒店相关领导批准后，在档案室工作人员的陪同下查阅。3.涉及酒店机密的档案，严格按照保密规定进行查阅和利用，未经批准，不得擅自提供给无关人员。（二）利用手续1.酒店内部员工查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.外部单位查阅档案，需提前向酒店档案室提交《档案查阅申请表》，并附上单位介绍信和查阅内容说明，经酒店分管领导批准后，方可查阅。3.查阅档案时，应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室；如需复印或摘录档案内容，须经档案室工作人员同意，并登记备案。（三）利用登记档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅时间、查阅人、查阅内容、利用目的等进行详细记录，以便对档案利用情况进行统计和分析。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，判断其是否具有保存价值。2.参考档案的保管期限表，结合酒店实际情况，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案进行逐一核对，确保销毁档案的准确性。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，报酒店分管领导批准。2.经批准后，由档案室负责组织销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。八、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和酒店领导报送档案工作情况。3.对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作中的经验和问题，为改进档案管理工作提供依据。（二）移交工作1.酒